กระบวนการกำหนดโครงสร้างค่าจ้างเงินเดือน

การประเมินค่างานตามที่กล่าวมานั้น ความสำคัญคือ จะเป็นเพียงเครื่องมือและวิธีการเพื่อที่จะให้มีหลักเกณฑ์ที่ใช้สำหรับการกำหนดค่าจ้างเงินเดือนเท่านั้น และซึ่งเมื่อจัดทำเสร็จสิ้นลงผลที่ได้ รับก็คือ จะช่วยให้รู้ถึงค่าที่แท้จริงของงานต่าง ๆ เปรียบเทียบกัน วิธีการประเมินค่างานที่นำมาใช้ซึ่ง เป็นเพียงวิธีที่มุ่งพยายามให้เกิดความสะดวกและมีความเหมาะสมที่จะช่วยให้เกิดความเป็นธรรมในการช่วยให้รู้ถึงค่าของงานที่แท้จริงเปรียบเทียบกันได้

อย่างไรก็ตาม สำหรับการกำหนดอัตราค่าจ้างเงินเดือน และการจัดทำโครงสร้างค่าจ้างเงินเดือนนั้น ยังต้องมีอีกขั้นตอนหนึ่งที่ต้องทำต่อไป โดยนำเอางานที่ทราบค่าแล้วจากการประเมิน ไม่ว่าจะเป็นวิธีใดก็ตาม ทั้งที่ทำโดยใช้วิธีการจัดลำดับ การจำแนกตำแหน่ง หรือที่ตีค่าคะแนนเหล่านั้น มาแปลง กลับเป็นอัตราค่าจ้างและเงินเดือนอีกครั้งหนึ่ง จึงจะได้เป็นอัตราค่าจ้างและโครงสร้างของค่าจ้างเงินเดือนที่จะนำมาใช้เพื่อการบริหารงานด้านการจ่ายตอบแทนต่อไป

ในขั้นของการแปลงค่าคะแนนเป็นอัตราและโครงสร้างของค่าจ้างเงินเดือนนี้เอง การกำหนดก็ต้องมีการพิจารณาถึงปัจจัยต่าง ๆ ที่มิกระทบต่อการกำหนดค่าจ้างเงินเดือนดังกล่าวเข้ามาพิจารณาประกอบด้วย ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะให้โครงสร้างค่าจ้างเงินเดือนของบริษัทมีความเหมาะสมกับสภาวการณ์ และเงื่อนไขต่าง ๆ ทั้งที่อยู่ภายนอกและภายในเป็นอย่างดี ซึ่งจะช่วยให้โครงสร้างค่าจ้างเงินเดือนมีประสิทธิภาพเหมาะสม

กระบวนการขั้นตอนและความสัมพันธ์ต่าง ๆ ในการพิจารณากำหนดอัตราค่าจ้างและจัดทำค่าจ้างเงินเดือน อาจสรุปให้เห็นเป็นขั้น ๆ และเป็นภาพได้ดังนี้คือ

[1].       การวิเคราะห์งาน หรือการทบทวนให้ทราบถึงลักษณะงาน (Job Description) และคุณสมบัติของคนที่ต้องการ (Job Specification) นับเป็นขั้นตอนที่ต้องกระทำเพื่อให้ทราบถึงลักษณะที่เป็นจริงของทุกตำแหน่งงาน ก่อนที่จะได้ลงมือดำเนินการประเมินค่างานทุกครั้ง

2.  การประเมินค่างาน เมื่อได้ทราบถึงลักษณะงานที่แท้จริงทุกตำแหน่งโดยครบถ้วนแล้ว และมีคำบรรยายลักษณะงานที่ถูกต้องสมบูรณ์อยู่ในมือครบถ้วนแล้ว ลำดับถัดมาที่เป็น “หัวใจ” ของการกำหนดโครงสร้างค่าจ้างเงินเดือนก็คือ “การประเมินค่างาน” (Job Evaluation) โดยใช้วิธีการต่าง ๆ ตามที่ได้กล่าวมาแล้ว

3.  การพัฒนาขั้นการจ่าย หลังจากการประเมินค่างานได้กระทำเสร็จสิ้นลงแล้ว และได้ค่าคะแนนต่าง ๆ ของทุกตำแหน่งงานมาอย่างครบถ้วนแล้ว ก็จะนำมาพิจารณาจัดทำ “ขั้นการจ่าย” (pay grades or pay classes) ซึ่งวิธีการก็คือ การนำเอาค่าคะแนนมาจัดให้สัมพันธ์กัน เรียงลำดับตามค่าคะแนน และพิจารณากำหนดว่าจะจัดแบ่งชั้นพนักงานเป็นกี่ชั้น (grades or classes) เพื่อความเหมาะสมในการพิจารณาพนักงานเป็นกลุ่ม ๆ ที่ต่างกันตามช่วงของค่าคะแนน

การจัดทำเส้นค่าจ้างเงินเดือน (Wage Curve) เพื่อพิจารณาอัตราค่าจ้างเงินเดือน ตามค่าคะแนน (ของแต่ละตำแหน่งและของแต่ละชั้น) ซึ่งสำหรับองค์การใหม่ในขั้นนี้ก็ถือได้ว่าเป็นขั้นของการกำหนดค่าจ้างได้เลย (ซึ่งวินิจฉัยและกำหนดโดยการดูถึงอัตราค่าจ้างของแรงงานประเภทเดียวกันที่ จ้างกันภายนอกทั่วไป) แต่ถ้าเป็นองค์การเก่าที่มีอัตราค่าจ้างเงินเดือนของแต่ละตำแหน่งอยู่แล้ว การระบุอัตราค่าจ้างตามค่าคะแนนลงไปในกร๊าฟก็ย่อมจะได้จุดและเส้นค่าจ้างเงินเดือนที่ปรากฏออกมา ซึ่งแสดงหรือสะท้อนให้เห็นถึงค่าจ้างเงินเดือนตามสภาพที่เป็นจริงในขณะนั้น

4.  การให้ราคาค่างาน (pricing the jobs) ในกรณีขององค์การเก่าที่ดำเนินงานต่อเนื่องกันมา การพิจารณากำหนดหรือปรับปรุงอัตราค่าจ้างเงินเดือน เพื่อให้ถูกต้องและเหมาะสมกับเงื่อนไขของสถานการณ์ในภายนอก และให้มีประสิทธิภาพตามความมุ่งหมายที่บริษัทต้องการ ก็ย่อมต้องดำเนิน การใน 2 ประการ คือ

ก. ทำการสำรวจค่าจ้าง เพื่อให้ทราบถึงอัตราค่าจ้างโดยทั่วไปสำหรับแรงงานประเภทต่าง ๆ ที่ว่าจ้างกันในชุมชนนั้น ๆ

ข. การพิจารณานโยบายของบริษัทที่เกี่ยวกับการจ่ายตอบแทน ว่าควรจะมุ่งเน้นทางใด เพื่อที่จะให้มีประสิทธิภาพและเหมาะสมตามสภาพของตน ซึ่งการวิเคราะห์ปัญหาด้านต่าง ๆ ที่เป็นปัญหาเฉพาะของบริษัทที่ต้องนำมาพิจารณาประกอบวินิจฉัยเพื่อให้อัตราและโครงสร้างค่าจ้างเงินเดือนที่กำหนดขึ้น มีความเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ ในแง่ของการมีระบบตอบแทนที่ส่งเสริมขวัญและกำลังใจที่ดีพร้อมเสมอ

จากการสำรวจค่าจ้างและการพิจารณานโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการจ่ายนี้เอง เมื่อนำมาพิจารณาประกอบและวินิจฉัยกำหนดเป็นอัตราค่าจ้างเงินเดือนของตำแหน่งต่าง ๆ ตามค่าคะแนนและชั้นการจ่ายแล้ว ความสัมพันธ์ของเรื่องทั้งหมด (อัตราค่าจ้างที่กำหนด, ค่าคะแนนที่ประเมินขึ้น การจ่ายที่ แบ่งออกเป็นช่วง ๆ ตามขั้น) รวมกันเข้าก็จะเป็น “โครงสร้างของค่าจ้างเงินเดือน” (Wage Structure) ซึ่งถือได้ว่าเป็นระบบโครงสร้างของค่าจ้างเงินเดือนของบริษัทนั่นเอง

5.  การบริหารค่าจ้างเงินเดือน คือขั้นของการนำเอาระบบค่าจ้างเงินเดือนมาใช้ดำเนินการ ซึ่งสิ่งที่เกี่ยวข้องที่ต้องทำก็คือ

ก.) การกำหนดระเบียบปฏิบัติ เกี่ยวกับการดำเนินการและบริหารค่าจ้างเงินเดือนต่าง ๆ

ข.) การทบทวนประเมินผลการปฏิบัติงาน (performance review) คือการติดตามพิจารณาและวัดผลการปฏิบัติงานของพนักงานตำแหน่งต่าง ๆ ที่ต้องทำเป็นประจำ เพื่อจะให้มีหนทางทราบว่า “มาตรฐานผลงาน” ที่พนักงานต่าง ๆตามตำแหน่งและตามอัตราการจ่ายที่ควรทำได้ ควรจะเป็นเท่าใด เพื่อให้มาตรฐานที่ใช้มีประสิทธิภาพและ เหมาะสมเสมอ และขณะเดียวกันก็เพื่อให้ทราบว่า ระบบการจ่ายตอบแทนมีความสัมพันธ์ กับผลงานถูกต้องเพียงใด

ค.) การพิจารณากำหนดค่าจ้างเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละคน ให้แตกต่างกันไปตามความสามารถที่พิจารณาจากแต่ละคน ที่ทำได้สูงตํ่ากว่ามาตรฐานผลงานที่ได้กำหนดไว้ ทั้งนี้เพื่อกำหนดค่าจ้างให้แตกต่างกันออกไปเป็นเฉพาะกรณี โดยการยึดถือและอ้างอิงจากโครงสร้างอัตราค่าจ้างเงินเดือนเป็นหลัก