กระบวนการคัดเลือกจะเริ่มต้นเมื่อได้มีตำแหน่งว่างขึ้นในองค์การอันสืบเนื่องมาจากอาจมีการโยกย้าย การเลื่อนชั้น หรือการลาออก หรืออาจจะได้รับการอนุมัติให้มีการเพิ่มพนักงาน ซึ่งตำแหน่งที่ว่างดังกล่าวนั้น ก่อนจะมีการคัดเลือกจริง ๆ อาจจะได้มีการโยกย้ายสับเปลี่ยนหรือมีการทดแทนกันในเบื้องแรกเสียก่อน จากนั้นก็จะมีการรับพนักงานใหม่

1.  การรับผู้สมัคร (Reception of Applicants)

2.  การสัมภาษณ์เบื้องต้น (Preliminary Interview)

3.  การให้กรอกใบสมัคร (Application Blank)

4.  การทดสอบ (Employment Tests)

5.  การสัมภาษณ์ (Interview)

6.  การตรวจสอบคุณสมบัติพื้นฐาน (Background Investigation)

7.  การคัดเลือกเพื่อบรรจุโดยฝ่ายการพนักงาน (Preliminary Selection in Employment De partment)

8.  การตัดสินใจโดยเจ้าหน้าที่ในจุดของสายงานที่จะรับพนักงาน (Final Selection by Super­visor)

9.  การตรวจร่างกาย (Phisical Examination)

ขั้นตอนต่าง ๆ เหล่านี้ มักจะมีใช้โดยทั่วไปในธุรกิจ ซึ่งอาจจะมีแตกต่างกันบ้างเล็กน้อยแล้วแต่ความเหมาะสม อย่างไรก็ตามกลไกต่าง ๆ ของขั้นตอนต่าง ๆ เหล่านี้ในแต่ละขั้นมักจะเป็นกลไกในทางที่จะให้เป็นด่านสำหรับการกลั่นกรองบุคคลที่ไม่เหมาะสมในแง่ใดแง่หนึ่ง

ในขั้นตอนแรกนั้นที่ถือเป็นเรื่องปกติก็คือ เป็นขั้นตอนของการที่ผู้สมัครงานได้เข้ามาในสำนักงาน จากนั้นก็จะมาถึงขั้นตอนของการดำเนินงานลำดับแรกสุดก็คือ การสัมภาษณ์เบื้องต้น อาจจะใช้บุคคลคนเดียวหรือหลฺายคนก็ได้สุดแล้วแต่ความสำคัญของงาน การสัมภาษณ์เพื่อได้ข้อมูลเบื้องต้น มักจะกระทำเพื่อที่จะกลั่นกรองบุคคลซึ่งเห็นได้ชัดว่าคุณสมบัติไม่ตรงตามที่ต้องการอย่างแน่นอน ซึ่งอาจจะกระทำโดยให้มีการกรอกข้อมูลเบื้องต้น ณ ห้องรับใบสมัคร ทั้งนี้การสัมภาษณ์เบื้องต้นก็เพื่อที่จะมิให้เป็นภาระที่จะได้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติไม่เหมาะสมปนเข้ามา ซึ่งจะทำให้มีการเสียเวลา และเสียค่าใช้จ่ายเมื่อดำเนินการในขั้นของการคัดเลือกจริง ๆ เกณฑ์ต่าง ๆ ที่ใช้สำหรับสัมภาษณ์เบื้องต้นนี้อาจจะเป็นเกณฑ์ใหญ่ ๆ ที่ชัดแจ้งที่สุด เช่น การศึกษาขั้นตํ่าหรือการนับดูจำนวนพิมพ์ต่อนาทีขั้นตํ่า เพื่อที่จะได้คนกลุ่มหนึ่งที่เข้าข่ายพอใช้ได้เพื่อดำเนินการคัดเลือกต่อไป ในขั้นตอนนี้ถ้าหากบุคลิกภาพที่ปรากฏซึ่งมักจะเห็นได้ง่าย และหากสังเกตได้ชัดแล้วว่าไม่ตรงก็อาจจะไม่พิจารณาให้มีโอกาสในการคัดเลือกและทดสอบในขั้นต่อไป

การกรอกใบสมัครงาน องค์การส่วนใหญ่มักมีใบสมัครและแบบฟอร์มใบสมัครที่จะให้พนักงานกรอก ซึ่งใบสมัครดังกล่าวนั้น ควรจะกรอกได้ไม่ยากนักและเป็นข้อมูลที่จำเป็นที่จะจัดเรียงเป็นระบบ เพื่อจะให้ได้ข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครตามความต้องการ ข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้มักจะประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวกับการศึกษา ประวัติการทำงาน ตลอดจนข้อมูลที่เกี่ยวกับตัวผู้สมัคร ซึ่งผู้สมัครจะสามารถกรอกได้ง่าย บ่อยครั้งที่ใบสมัครมีข้อมูลมากเกินไปหรือยากที่จะกรอกซึ่งมักจะเป็นปัญหาต่อผู้สมัคร ด้วยเหตุดังกล่าวจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่แบบฟอร์มที่เกี่ยวกับการสมัครงานนี้จะต้องมีการทบทวน และแก้ไขตามความเหมาะสม เพื่อที่จะได้ลดข้อมูลที่ไม่จำเป็นให้เหลือแต่ข้อมูลที่สำคัญเฉพาะที่จะนำมาใชัประโยชน์ได้เท่านั้น

การทดสอบพนักงาน การใช้วิธีการทดสอบเพื่อการคัดเลือกพนักงานนั้นได้เป็นที่นิยมใช้กันในองค์การต่าง ๆ มาเป็นเวลาช้านาน ขอบเขตของการใช้เครื่องมือดังกล่าวอาจจะแตกต่างกันบ้าง สำหรับองค์การแต่ละแห่ง ทั้งนี้ย่อมขึ้นอยู่กับลักษณะของงานที่จะคัดเลือกประการหนึ่ง และอาจจะขึ้นอยู่กับความเข้าใจและความนิยมใช้ของผู้บริหารด้วย ข้อดีประการหนึ่งของการทดสอบก็คือ การทดสอบนั้นนับว่า เป็นการวัดที่ชัดแจ้งมากกว่าการสัมภาษณ์ ซึ่งมักจะต้องใช้ดุลยพินิจซึ่งอาจโต้แย้งได้ ในการที่จะประเมินพนักงานว่ามีคุณสมบัติความสามารถเพียงใดนั้น มักจะเห็นได้เสมอว่าจะสามารถพิจารณาได้จากการให้ทำการทดสอบ โดยเฉพาะการให้การทดสอบความสามารถเกี่ยวกับงานใดงานหนึ่งซึ่งเป็นงานที่มีกำหนดไว้แน่นอน ซึ่งต่างกับการสัมภาษณ์ซึ่งไม่สามารถที่จะกระทำได้เป็นแบบอย่างเดียวกันสำหรับแต่ละคน และมักจะทำได้ไม่สมบูรณ์ในการครอบคลุมถึงเนี้อหาที่จะค้นหาเรื่อง วามชำนาญ หรือที่จะทราบว่าผลงานจะเป็นที่พอใจหรือไม่ นอกจากนี้ผู้สัมภาษณ์ยังอาจจะมีอคติ ซึ่งอาจจะมองข้ามเรื่องสำคัญบางอย่างหรือข้อมูลที่จำเป็นต้องพิจารณาเป็นพิเศษ แต่อย่างไรก็ตาม การทดสอบนั้นก็ยังคงสามารถถือเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่ง ที่ควรจะพิจารณาในแง่เป็นเครื่องมือที่เป็นประโยชน์แบบหนึ่ง ที่เป็นการทดลองอย่างมีวิธีการที่เป็นเบื้องต้นที่สุดและสามารถนำมาใช้เพื่อที่จะ ตรวจสอบดูความสามารถเพื่อจะคาดการณ์ดูความสำเร็จในหน้าที่งาน

การสัมภาษณ์ ถึงแม้ว่าเทคนิควิธีการทดสอบจะได้มีการพัฒนาขึ้นมาช่วยในการคัดเลือกพนักงานมากขึ้นก็ตาม อย่างไรก็ตามการสัมภาษณ์ ก็ยังคงเป็นวิธีการอันหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในฺการพิจารณาว่าจ้างคนงาน โดยปกติผู้สัมภาษณ์มักจะอยู่ในฐานะที่สามารถประเมินข้อมูลต่าง ๆ ที่รับมาจากใบสมัครหรือการสัมภาษณ์เบื้องต้นที่ได้กระทำมาแล้ว รวมตลอดถึงการสามารถที่จะพิจารณาผลของการทดสอบและการตรวจสอบพื้นฐานบางอย่างที่เกี่ยวกับผู้สมัคร ซึ่งข้อดีของผู้ทำการสัมภาษณ์ก็คือ จะเป็นจุดที่สามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ที่มีมาแล้วที่จะได้นำมาพิจารณาประเมินรวมกัน เพื่อที่จะนำไปสู่การตัดสินใจอย่างเหมาะสมเกี่ยวกับผู้สมัครเพื่อจะว่าจ้างต่อไป

การสัมภาษณ์จะกระทำได้ดีเพียงไรนั้น นับว่าเป็นเรื่องศิลปมากกว่าที่จะเป็นศาสตร์ทีมีวิธีการแน่นอน ดังนั้นการที่จะต้องทำการฝึกฝนผู้สัมภาษณ์ให้มีความชำนาญในเรื่องนี้จึงเป็นสิ่งจำเป็น เพราะข้อผิดพลาดมักจะเกิดขึ้นได้ง่ายสำหรับผู้ที่ไม่มีความชำนาญเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยตรง กล่าวคือผู้ ที่ขาดความชำนาญนั้นบางครั้งมักจะพลั้งเผลอและรวบรัดสรุปความ โดยสาเหตุเป็นเพราะเพียงขาดข้อมูลบางอย่างหรือการไม่สามารถค้นหาข้อเท็จจริงบางอย่างอยู่หลาย ๆ กรณีจากการวิจัยค้นพบว่าถ้าหากผู้ทำการสัมภาษณ์ได้รับการฝึกฝนอบรมและมีความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ มากและมีความชำนาญมากแล้ว การดำเนินการโดยวิธีภารสัมภาษณ์ที่ถูกต้องมักจะให้ผลสำเร็จไม่น้อย

การตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับผู้สมัคร หลังจากที่ผู้ทำการสัมภาษณ์มีความพึงพอใจเกี่ยวกับผู้สมัครที่อาจรับเข้ามา เพราะเห็นว่าเหมาะสม จากนั้นการดำเนินการขั้นถัดมาในขั้นนี้ก็คือ การที่จะต้องดำเนินการตรวจสอบประวัติของผู้สมัคร เพื่อที่จะช่วยให้ทราบว่าการทำงานต่าง ๆ ที่แล้วมาหรือข้อมูลต่าง ๆ ของผู้สมัครที่ได้กรอกไว้ในใบสมัครตลอดจนสิ่งที่ได้รับฟังจากการสัมภาษณ์ ว่ามีความถูกต้อง อย่างไรก็ตามการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ นี้ ในทางปฏิบัติอาจจะไม่สามารถตรวจสอบได้อย่างครบถ้วน จึงอาจจะต้องกำหนดขอบเขตที่จะต้องมีการทดสอบข้อมูลที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของงานได้มาก

แหล่งที่เราจะทดสอบและตรวจสอบประวัติ มักจะมาจากกลุ่มต่าง ๆ เหล่านี้

ก. จากเจ้าหน้าที่ของแหล่งศึกษาที่ผู้สมัครได้สำเร็จมา

ข. จากนายจ้างหรือผู้ว่าจ้างคนก่อน ๆ

ค. จากหนังสือรับรองซึ่งผู้สมัครได้นำมาตามที่ได้กำหนดไว้

ง. จากแหล่งอื่น ๆ เช่น จากเพื่อนของผู้สมัครหรือจากประวัติของทางราชการ ตลอดจนหน่วยงานอื่นและสถาบันที่ได้เคยไปเกี่ยวข้อง

โดยปกติแล้วใบรับรองต่าง ๆ มักจะไม่น่าเชื่อถือนัก เพราะย่อมเป็นธรรมชาติอยู่เองที่ผู้สมัคร จะไม่เสนอใบรับรองที่ซึ่งไม่เป็นประโยชน์ต่อตน และจะเลือกเฟ้นหรือเสาะหาผู้รับรองที่เขียนคำรับรองดี ๆ ที่จะนำมาเสนอให้ นอกจากนี้ใบรับรองที่ได้มาจากผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใกล้ชิดและมิได้ทราบถึงความเป็นไปของความสามารถของคนนั้น ตลอดจนอุปนิสัยการทำงาน ก็อาจจะให้ข้อมูลใบรับรองที่อาจจะใช้ประโยชน์ไม่ได้เลย แต่ในเวลาเดียวกัน สำหรับกรณีของคำรับรองจากนายจ้างคนก่อนที่ได้ใช้ความพยายามในการประเมินผลงานทั้งในเชิงปริมาณ คุณภาพ ตลอดจนอุปนิสัยการให้ความร่วมมือ ความรับผิดชอบ ความคิดริเริ่มและการเข้ากันได้กับคนอื่น ๆ และหัวหน้างาน ในลักษณะนี้มักจะได้ข้อมูลที่ถูกต้องกว่าและมักจะช่วยให้สามารถเช็คสอบความน่าเชื่อถือได้ ทั้งนี้ก็โดยการนำมาเช็คสอบกับอัตราเงินเดือน การขึ้นเงินเดือน ตลอดจนเหตุผลของการลาออกจากงาน ในกรณีของการตรวจสอบพื้นฐาน และเช็คสอบนี้ ถ้าหากผู้ที่ทำการคัดเลือกได้ดำเนินการเองโดยตรง โดยวิธีโทรศัพท์หรือแม้แต่การส่งจดหมายเพื่อขอให้รับรองอีกครั้ง ก็ย่อมจะทำได้ เพราะในบางกรณีผู้ที่ให้คำรับรองเกี่ยวกับประวัตินั้น อาจจะให้ข้อเท็จจริงที่เป็นจริงตรงไปตรงมาได้มากกว่าการให้ผู้สมัครไปหาใบรับรองมาเอง

อย่างไรก็ตามในการตรวจสอบใบสมัครนั้น จำเป็นต้องระลึกอยู่เสมอว่าไม่ว่าจะเป็นใครคนใดก็ตาม ที่ให้ข้อมูลเท็จจริงดังกล่าวนั้น ทุกคนอาจจะมีอคติได้เสมอ จึงจำเป็นที่จะต้องมีการประเมิน หรือพิจารณาเกี่ยวกับเอกสารที่เกี่ยวกับประวัติเหล่านั้นด้วย

การคัดเลือกเพื่อบรรจุและการตัดสินใจรับเข้า หลังจากที่ข้อมูลต่าง ๆ ได้รับการตรวจสอบประวัติแล้ว แผนกว่าจ้างก็มักจะต้องดำเนินการขั้นถัดมาคือการพิจารณากลั่นกรองขั้นสุดท้าย นั่นก็คือในการพิจารณาขั้นสุดท้ายนี้ วิธีการจะดำเนินการโดยการส่งไปให้แผนกที่จะรับคนให้ทำการสัมภาษณ์อีกครั้ง และให้พิจารณาตัดสินใจอีกครั้งหนึ่ง โดยปกติมักจะเป็นหัวหน้างานที่บุคคลคนนั้นจะไปอยู่ ในขั้นนี้จำนวนผู้สมัครที่จะทำการสัมภาษณ์โดยหัวหน้างานจะมีมากน้อยเพียงใด ย่อมขึ้นอยู่กับฝ่ายการพนักงานที่ได้ทำการคัดเลือกเอาไว้เป็นเบื้องต้นว่าได้คัดไว้เป็นจำนวนมากหรือน้อย

การตรวจร่างกาย นับว่าเป็นขั้นสุดท้ายของกระบวนการคัดเลือก ทั้งนี้เพราะเป็นงานซึ่งจะต้องมีการเสียค่าใช้จ่ายมาก และสมควรที่จะกระทำต่อเมื่อทราบชัดว่าจะมีการจ้างอย่างแน่นอน โดยปกติถ้าหากหน่วยงานนั้น ๆ มีแผนกแพทย์หรือมีหน่วยงานที่ทำหน้าที่ด้านการตรวจสุขภาพ ก็มักจะมีการมอบหมายให้มีการตรวจสอบเกี่ยวกับความพร้อมทางร่างกาย เช่น ความสามารถในการใช้สายตา

หรืออื่น ๆ

สำหรับวัตุประสงค์ที่ให้มีการตรวจร่างกายนั้นก็เพื่อ

ก. ใช้สำหรับปฏิเสธบุคคลที่มีร่างกายไม่เหมาะสมกับงาน

ข. เพื่อได้ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับประวัติทางสุขภาพร่างกายในขณะว่าจ้าง ที่จะเอาไว้ใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับการดำเนินการด้านการจ่ายทดแทนต่าง ๆ ในกรณีที่มีอุบัติเหตุและกรณีที่มีการเรียกร้องค่าเสียหาย

ค. เพื่อป้องกันมิให้มีข้อผิดพลาดในการรับบุคคลที่เป็นโรคติดต่อที่ต้องห้าม

ง. เพื่อใช้สำหรับการพิจารณาจ้างบุคคลที่อาจจะไม่เหมาะสมกับงานหนึ่ง (เพราะเหตุด้านร่างกาย) แต่อาจจะเหมาะสมกับงานอื่น ๆ ที่เหตุบางอย่างอาจไม่เป็นอุปสรรค