ตามภาพที่ 19.1 เป็นภาพที่แสดงถึงรูปแบบของการดำเนินการกระบวนการทางวินัย นั่นคือ นายจ้างจะมีการกำหนดเป้าหมายและกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ไว้ และดำเนินการสื่อความให้พนักงานได้เข้า ใจ หลังจากนั้น พฤติกรรมของพนักงานก็จะถูกประเมินจากการติดตาม และถ้าหากจำเป็นก็อาจจะต้องมีการแก้ไข เพื่อที่จะปรับแก้พฤติกรรมให้เป็นไปในทางที่ถูกต้อง
ภาพที่ 19.1 กระบวนการดำเนินการทางวินัย
กระบวนการเช่นว่านี้ที่ดำเนินการตามระเบียบขั้นตอน นับว่าเป็นวิธีที่ดีที่จะมุ่งป้องกันข้อยุ่งยากต่าง ๆ และนับว่าเป็นมาตรการอย่างหนึ่งที่กำหนดขึ้นมาเพื่อที่จะช่วยให้พนักงานดำเนินการได้ถูกต้อง โดยได้เข้าใจและไม่พยายามปฏิบัติผิดวินัย ขั้นตอนแรกของกระบวนการ ก็คือ การกำหนด กฎเกณฑ์เกี่ยวกับงานและกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวกับพฤติกรรม เป้าหมายของงานและมาตรฐานเหล่านี้เป็นเรื่องหนึ่งที่กำหนดเอาไว้ และนับเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ได้มาจากการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ได้กล่าวมาแล้ว ในการประเมินผลการปฏิบัติงานไม่ว่าจะทำด้วยวิธีการใด ๆ มักจะทำให้สามารถ กำหนดระดับของเป้าหมายผลงานขั้นตํ่าเพื่อให้ยึดถือ ส่วนกฎที่เกี่ยวกับพฤติกรรม (Behavior Rule) นั้น จะครอบคลุมถึงพฤติกรรมที่เกี่ยวกับงานหลาย ๆ อย่าง ซึ่งมักจะมีการอรรถาธิบายแยกให้ทราบถึงพฤติกรรมที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงาน โดยเฉพาะที่มีผลต่อผลผลิต ซึ่งกฎที่ เกี่ยวกับพฤติกรรมที่ควรปฏิบัตินี้ ส่วนใหญ่มักจะมีการระบุเกี่ยวกับข้อห้ามต่าง ๆ ดังปรากฏเป็นตัวอย่างของบางกรณี เช่น กฎที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับผลผลิต ที่เป็นข้อห้ามที่เกี่ยวกับพฤติกรรมของงาน คือ
ก. กฎเกี่ยวกับเวลา มีประการต่าง ๆ ดังนี้คือ การเริ่มต้นทำงานและการเข้าทำงานช้ากว่าเวลา การออกก่อนเวลา การกำหนดเวลาสิ้นสุด หรือการหยุดให้รับประทานอาหารเที่ยง และการกำหนดจำนวนเวลาการขาดงาน
ข. กฎของพฤติกรรมที่ป้องกันและห้ามไม่ให้ปฏิบัติ คือ ห้ามหลับในขณะทำงาน ห้ามออกจากที่ทำงานโดยไม่ได้รับอนุญาต หรือห้ามกินขนมในเวลาทำงาน ห้ามรับประทานยาในขณะทำงาน ห้ามทำงานอื่นที่ไม่ใช่งานของหัวหน้างานกำหนดให้ในขณะที่อยู่ในชั่วโมงการทำงาน
ค. กฎที่เกี่ยวกับการไม่ยอมเชื่อฟัง คือ จะมีการลงโทษในกรณีที่ปฏิเสธคำสั่ง และไม่เชื่อหัวหน้างาน กฎที่เกี่ยวกับการหน่วงงานหรือการละเลยไม่ปฏิบัติงาน
ง. กฎที่มุ่งเน้นเกี่ยวกับกฎหมายก็คือ กฎว่าด้วยการห้ามลักขโมย กฎว่าด้วยการห้ามปลอมแปลงเอกสาร หรือประกอบกิจกรรมเท็จต่าง ๆ
จ. กฎว่าด้วยความปลอดภัย คือ กฎห้ามสูบบุหรี่ กฎที่ต้องปฏิบัติเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยในการทำงาน สิ่งพึงต้องทำเกี่ยวกับสุขภาพ อนามัย กฎห้ามทะเลาะวิวาท กฎห้ามนำเอาอาวุธอันตรายเข้ามาในที่ทำงาน
กฎที่เกี่ยวข้องโดยทางอ้อมกับผลผลิต คือ
ก. กฎห้ามมิให้ทำงานอื่น นอกเวลาทำงาน คือห้ามรับงานประเภทสอง
ข. กฎห้ามเล่นการพนัน
ค. ข้อห้ามเกี่ยวกับการขายสินค้าหรือเป็นตัวแทนขายของในที่ทำงาน
ง. การรักษากฎเกี่ยวกับการแต่งกายและเครื่องแบบ
จ. กฎที่จะต้องให้ความร่วมมือกับเพื่อนร่วมงาน ทั้งในหน้าที่งานหรือนอกหน้าที่งาน
สำหรับสาระสำคัญ ส่วนที่ 2 ของกระบวนการเกี่ยวกับการดำเนินการทางวินัย คือการสื่อความเกี่ยวกับกฎเกณฑ์ต่างๆ เหล่านี้ ให้พนักงานได้เข้าใจ ทั้งนี้เพราะว่าถ้าหากพนักงานมิได้เข้าใจถึงกฎเกณฑ์ต่าง ๆ แล้ว การคาดหมายที่จะให้ปฏิบัติให้ถูกต้องก็ย่อมจะเป็นไปได้ยาก นอกจากนี้ การสื่อความให้เข้าใจยังจะเป็นหนทางช่วยให้การปฏิบัติเพื่อรักษากฎและข้อบังคับให้ กฎเป็นไปได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าหากให้พนักงานหรือตัวแทนได้มีโอกาสเข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนดหรือสร้างกฎเกณฑ์ด้วยแล้ว ความร่วมมือก็จะมีมากยิ่งขึ้น ในหลักการแล้วพนักงานทุกคน ควรจะได้รับการชี้แจงให้ทราบว่า กฎแต่ละข้อนั้นมีความยุติธรรมและเกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพการ ทำงานอย่างไรบ้าง ในเรื่องของการสร้างกฎเกณฑ์นี้ฝ่ายจัดการควรจะมีหลักการปฏิบัติประการหนึ่ง คือ ถ้าหากจะมีการทบทวนกฎเกณฑ์เป็นครั้งคราวนั้น ควรจะให้พนักงานได้มีส่วนร่วมและควรจะให้มีการรับฟังข้อเสนอแนะ การให้พนักงานเป็นฝ่ายเสนอแนะนี้ นับว่าเป็นวิธีที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้สามารถลดกฎเกณฑ์ให้เหลือเฉพาะขั้นตํ่า และจะมีการบังคับให้ปฏิบัติเฉพาะประการสำคัญ ๆ ที่ควรมีเหลืออยู่ นอกจากนี้เมื่อประเพณีปฏิบัติหรือเงื่อนไขเปลี่ยนแปลงไป กฎเกณฑ์ต่าง ๆ ก็ควรที่จะได้มีการปรับปรุงให้ทันสมัยที่จะให้ยังคงมีประสิทธิภาพเป็นที่ยอมรับต่อไปด้วย
สาระสำคัญประการที่สามของการดำเนินการทางวินัยก็คือกลไกในการประ เมิน (Assessment Mechanism) ในองค์การส่วนมาก การประเมินผลการปฏิบัติงานมักจะเป็นกลไกสำคัญในการที่จะใช้ประเมินพฤติกรรมที่จะเกี่ยวกับการทำงานที่อาจจะบกพร่อง พฤติกรรมในการปฏิบัติผิดกฎต่าง ๆ มักจะเห็นได้มียากนัก ถ้าหากฝ่ายจัดการได้มีการสังเกตติดตามหรือเมื่อได้มีข้อปัญหายุ่งยากเกิดขึ้น และหากได้ดำเนินการสอบสวนให้เห็นชัดก็จะทราบได้ไม่ยากเกี่ยวกับพฤติกรรมที่เป็นตัวสาเหตุดังกล่าว
ในประการสุดท้ายของการดำเนินการตามกระบวนทางวินัยนั้น จะประกอบด้วยระบบของการบริหารการลงโทษหรือการดำเนินการเพื่อพยายามกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ซึ่งในที่นี้วิธีดำเนินการและการปฏิบัติย่อมแตกต่างกันออกไป
ปรัชญาที่เกี่ยวกับการดำเนินการทางวินัย
ในทัศนของพนักงานนั้น ตลอดเวลาถ้าหากองค์การได้มีการกำหนดกฎและเป้าหมายขึ้นและสื่อความสิ่งเหล่านี้จนกระทั่งมากพอจนเป็นที่เข้าใจแล้ว การเพิ่มผลผลิตและความพึงพอใจก็จะเป็นไปได้ไม่ยาก
Lawrence Steinmetz ได้ให้ข้อเสนอแนะ 4 ประการ ที่จะใช้ในการแก้ไขในปัญหา โดยให้มีผลเสียแต่น้อยหรือกระทบต่อความพึงพอใจของพนักงานให้น้อยที่สุด ตามลำดับความสำคัญ ดังนี้คือ
1. ควรดำเนินการโดยยึดถือแนวทางการป้องกันไว้ก่อน (Preventive Approach) วิธีนี้จะมุ่งเน้นที่จะให้มีการวิเคราะห์ให้แน่ใจถึงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างงานและพนักงาน นั่นคือ การจะต้องดูให้แน่ใจและนึกคิดแก้ไขในกรอบของการพิจารณาเป็นลำดับแรกก่อนว่า ได้มีการบรรจุไว้ตรงหรือเหมาะสมกับงานหรือไม่ หรือาจจะเกิดข้อผิดพลาดจากด้านนี้หรือไม่
2. การใช้เทคนิครักษา (Therapeutic Technique) ถ้าหากกรณีของการป้องกันไม่อาจจะใช้ได้แล้ว การให้คำปรึกษาแนะนำแก้ไขให้กับพนักงาน ก็ควรเป็นสิ่งที่ต้องทำเพื่อที่จะให้พนักงานได้รู้จุดบกพร่องของการด้อยประสิทธิภาพ และให้คำแนะนำที่ถูกต้องว่า เขาควรจะปฏิบัติอย่างไร เพื่อจะปรับปรุงตัวให้ดีขึ้น ซึ่งพนักงานส่วนใหญ่มักจะยอมรับและปฏิบัติตามด้วยดีเป็นส่วนมาก
3. การจัดแผนการใหัปรับปรุงตัวเอง (Self-Improvement Program) สำหรับ
Therapeutic Technique หรือการให้การปรึกษาหรือแนะนำนั้น ผู้บังคับบัญชาส่วนมากมักจะใช้ในฐานะที่เป็นวิธีการลำดับแรกกับกรณีที่จะแก้ไขได้ง่าย ๆ ที่จะให้แก่พนักงานได้ทันที หลังจากนั้นวิธีที่ ติดตามมาก็คือ การมุ่งที่จะจูงใจส่งเสริมให้แต่ละคนได้กำหนดวิธีการหรือแผนงานที่จะปรับปรุงตัวเองให้ดีขึ้น ซึ่งในที่นี้ก็เท่ากับเป็นการเน้นให้พนักงานได้เข้าใจถึงความสำคัญของเขาที่มีความผูกพันอยู่กับบริษัท ซึ่งการปรับปรุงตัวเองนี้ ส่วนมากแล้วผู้บังคับบัญชามักจะต้องคอยช่วยเหลือโดยให้คำแนะนำปรึกษาและช่วยเหลือในประการอื่น ๆ เพื่อที่จะให้เขามีโอกาสปรับปรุงผลงานได้อย่างแท้จริง
4. การใช้วิธีลงโทษ (Punitive Approach) ถ้าหากวิธีการแก้ไขทั้ง 3 ประการข้างต้น ไม่อาจใช้ได้ผลแล้ว การแก้ไขโดยการต้องเอาวินัยมาบังคับ ก็จะเป็นหนทางสุดท้ายที่จะต้องใช้ ซึ่งการดำเนินการลงโทษนี้ก็แตกต่างกันไป ตั้งแต่การให้ออกหรือการไล่พนักงานออก
Steinmetz ได้ให้คำอธิบายทั้งสี่วิธีการที่จะใช้ในการแก้ไขพนักงานและยกระดับผลงานว่า ทุกกรณีมักจะก่อให้เกิดข้อโต้แย้งได้เสมอ และ Jeorge Odiorne ได้เสนอแนะวิธีการดำเนินการลงโทษ อีกแบบหนึ่ง ซึ่งเห็นควรจะทำให้ต่างกันใน 2 กรณี คือ ควรจะใช้วิธีการลงโทษตามประเพณีปฏิบัติ แต่เดิมหรือควรจะใช้วิธีใหม่ที่ดีกว่า คือ “การลงโทษโดยมีวัตถุประสงค์ที่แน่นอน” (Discipline By Objectives) นั่นคือตามวิธีการลงโทษแบบเดิมนั้น การกำหนดบทลงโทษสำหรับ แต่ละกรณีที่มีการปฏิบัติผิด และดำเนินการลงโทษโดยตรงทันทีที่ทำผิดถ้าหากเข้ากรณีดังกล่าว แต่ Ordiorne ได้ให้ความเห็นเกี่ยวกับการลงโทษว่าควรมีการลงโทษที่มีเป้าหมายโดยมีปรัชญาสำคัญ คือ การดำเนินการทางวินัยนั้น ไม่ควรจะถือเป็นการลงโทษ แต่น่าจะถือเป็นเครื่องมือสำหรับการแก้ไขพฤติกรรมมากกว่า และถ้าหากได้ยึดถือและมุ่งสนใจที่เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ทางวินัยแล้ว ก็จะเห็นได้ว่า การใช้วินัยต่อบุคคลนั้นจะช่วยให้แต่ละคนมีโอกาสปรับตัวเป็นคนดีต่อผลผลิตได้มากขึ้น และความมีเหตุผลระหว่างสองฝ่ายก็จะปรากฏไปในทางที่ดีได้