การมอบหมายภารกิจ การบรรจุและการติดตามผลการปฐมนิเทศ

ขั้นตอนสุดท้ายของแผนการจัดปฐมนิเทศก็คือ การมอบหมายภารกิจเกี่ยวกับหน้าที่งานให้กับพนักงานใหม่ ณ จุดนี้ผู้บังคับบัญชาของพนักงานใหม่ย่อมต้องเป็นผู้รับช่วงและดำเนินการตามแผนการปฐมนิเทศต่อไปอีกระยะหนึ่ง แต่ปัญหาจากที่ได้จากการค้นพบอย่างหนึ่งคือ ผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างานมักจะมีงานยุ่งอยู่ตลอดเวลา แม้จะมีความตั้งใจดีที่จะพยายามช่วยปฐมนิเทศในวันแรก ๆ ของการทำงานก็ตาม แต่ก็มักจะต้องมีบัญหาเรื่องมีงานมากจนทำให้ต้องละเลยและมิได้ให้ข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน ที่พนักงานใหม่มักจะต้องการทราบ เพราะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานที่จะทำ สิ่งเหล่านี้มักจะปรากฏเป็นปัญหาอยู่เสมอ วิธีการที่จะให้แน่ใจว่าการปฐมนิเทศได้มีการติดตามกระทำโดยสมบูรณ์ ก็คือ การออกแบบหรือการจัดระบบให้มีข้อมูลย้อนกลับ (feedback system) เพื่อที่จะให้เป็นเครื่องมือที่สามารถติดตามแผนการปฐมนิเทศดังกล่าว (ตัวอย่างแบบปรากฏในรปหน้า 10.2) ซึ่งลักษณะจะเป็นดังนี้คือ พนักงานใหม่จะได้รับการแนะนำว่าให้กรอกแบบฟอร์มนี้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แล้วนำไปหาหัวหน้างานของตน ซึ่งจะช่วยดูให้ และหลังจากนั้นก็จะช่วยให้ข้อมูลเพิ่มเติมในสิ่งที่อาจจะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับพนักงานใหม่นั้น การใช้แบบฟอร์มการตามผลปฐมนิเทศหรือที่เรียกว่า Job Information Form ดังกล่าวนี้ ในที่สุดก็จะให้มีผู้บังคับบัญชาและพนักงานลงนาม

อีกวิธีหนึ่งก็คือ การจัดให้มีการนัดพบระหว่างกลุ่มที่ทำการปฐมนิเทศภายในเดือนแรก เพื่อที่จะได้มีการติดตามผลดูว่า พนักงานใหม่ได้ปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมใหม่ได้ดีเพียงใด และเพื่อที่จะได้ประเมินผลการจัดปฐมนิเทศดังกล่าวนี้ด้วย ในที่นี้แบบฟอร์มดังกล่าวจะต้องเข้าใจว่ามิได้มีวัตถุประสงค์เพื่อการทดสอบความรู้ หากแต่จะเป็นเครื่องมือสำคัญในการหวังผลที่จะให้เป็นเครื่องช่วยให้มีการยกระดับคุณภาพในกระบวนการให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น

การบรรจุพนักงานนั้น โดยปกติมักจะเป็นเรื่องซึ่งได้กระทำอย่างตรงไปตรงมา กล่าวคือบุคคลที่รับเข้าใหม่นั้น จะถูกมอบหมายไปยังตำแหน่งงานที่เป็นตำแหน่งที่ต้องการจะรับเข้าไปทำงาน

ในกรณีที่การคัดเลือกเป็นขั้นตอนงานที่แยกออกจากการมอบหมายภารกิจและหน้าที่งานเช่นนี้ การมอบหมายภารกิจหน้าที่งานมักจะกระทำโดยการส่งตัวผู้นั้นไปยังผู้บังคับบัญชาสุงสุดในหน่วยนั้น

ข้อมูลเกี่ยวกับงาน

1.  งานของแผนกที่ฉันสังกัดอยู่คือ——————————————- 

งานที่ฉันได้รับมอบหมายคือ————

ส่วนของงานที่สำคัญที่สุดของงานที่ฉันทำอยู่คือ——————————–

———————————————–

11.  ถ้าใช้เครื่องมือใช้อะไร——————————————————- 

การเก็บรักษาเครื่องมือต้องทำอย่างไร———————————-

 

2.  หัวหน้าแผนกที่ฉันสังกัดอยู่ชื่อ—— 

ห้องทำงานเขาอยู่ที่————————

12.  ถ้าทำงานเกี่ยวกับอุปกรณ์ ผลิตภัณฑ์ หรืออาหาร จะต้องระวังเป็นพิเศษเพราะ———————– 

——————————————-

3.  จะรับใบลงเวลาทำงานได้จาก 

และนำส่งกลับเวลา———————–ที่(ใคร)————————————-

วันจ่ายเงินเดือนของแผนกคือ———–

———————————————–

13.  เมื่อต้องการสิ่งต่างๆ เพิ่มเติมจะรับได้จาก 

ใคร———-ที่ไหน———–

เวลา———-วัน—————

 

4.  หากรู้สึกไม่สบายในขณะทำงานฉันควรแจ้งต่อ——————————– 

ถ้าหากป่วยขณะอยู่บ้านและจะมาทำงานไม่ได้ จะรายงานให้หัวหน้างานทราบโดยวิธี——————————

อย่างน้อย 1 ชั่วโมงก่อนเวลาทำงาน

14.  เพื่อให้งานดำเนินไปราบรื่น ฉันควรนำสิ่งเหล่านี้ไปบอกนายทันทีคือ 

——————————————

——————————————

5.  ตู้โต๊ะที่นั่งทำงานอยู่ที่ไหน——— 

———————————————

15.  ฉันจะต้องทำงานให้ดีถึงขั้นไหน อย่างไร จึงจะถือว่าใช้ได้———— 

——————————————

6.  ผู้กำหนดงานประจำวัน จะต้องติดต่อรับมอบจากใคร——————- 

ถ้าหากมีการเปลี่ยนงาน ใครจะเป็นผู้จัดให้ล่วงหน้า——————————–

ถ้าจะขอลาออกนอกที่ทำงาน ต้องขออนุญาตจาก——————————–

16.  กฎระเบียบเกี่ยวกับความปลอดภัยที่เกี่ยวกับงานที่ทำคือ 

1.  ————————————

2.  ————————————

7.  งานที่มอบหมายจะรับได้จาก——– 

และถ้าต้องการความช่วยเหลือจะขอได้จาก—————————————–

17.  ข้อที่ยุ่งยากที่สุดทำให้ฉันไม่เข้าใจคือ—————————— 

——————————————

8.  กิจกรรมบางอย่างที่ฉันต้องปฏิบัติในขณะทำงานคือ 

ก.———————————

ข.———————————

ค.———————————

ง.———————————

จ.———————————

18.  ข้อที่ฉันอยากได้รับคำอธิบายเพิ่มเติมคือ————————— 

—————————————-

9.  ในการทำงาน ฉันต้องเกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้ 

กระดาษ O เครื่องมือ O

อุปกรณ์เครื่องใช้ O อาหาร O

ผลิตภัณฑ์ O อื่นๆ O

19.  สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดในงานที่ทำคือ——————————— 

—————————————–

10.  ถ้าต้องใช้กระดาษและเอกสาร 

เอกสารที่ใช้คือ———————–

รับจาก———————————

เมื่อเสร็จใครจะนำไปใช้ต่อ———

——————————————

20.  ฉันมีข้อเสนอแนะเพิ่มเติมดังนี้

ภาพที่ 10.2  ตัวอย่างแบบฟอร์มที่ใช้ในการติดตามผลการปฐมนิเทศ

จาก joan Holland and Theodore Curtis, “Orientation of New Employees,” in handbood of Modern Personnel Administration, ed. Joseph Famularo (new York:McGraw-Hill Book Co., 1972), ch.23.

แผนการประเมินผลโครงปฐมนิเทศ

1.  ท่านคิดว่าส่วนใดของโครงการปฐมนิเทศสำคัญที่สุด 

ที่จะให้ท่านเข้าใจงานได้ดี (เลือก 1 ข้อ)

ก.  ประวัติบริษัท…………………………………………………………….

ข.  โอกาสก้าวหน้าในงาน………………………………………………..

ค.  มนุษยสัมพันธ์……………………………………………………………

ง.  ประโยชน์ตอบแทนต่าง ๆ……………………………………………

จ.  ระเบียบปฏิบัติ สำนักงาน…………………………………………….

ฉ.  การอบรมให้เกิดความชำนาญ

2.  ท่านคิดอย่างไร หลังจากที่ได้ทราบประวัติของบริษัท 

…………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………

3.  หลังจากที่ได้เห็นโอกาสก้าวหน้าในงานแล้ว ท่านคิดว่า ท่านอยากจะทำงานอะไรต่อไปในช่วงเวลา 

1 ปีจากนี้………………………………………………………………………….

5 ปีจากนี้………………………………………………………………………….

และถ้าหากยังไม่ตัดสินใจเกี่ยวกับงานในอนาคต ขอให้บอกให้ทราบว่า เราจะช่วยท่านได้อย่างไร……………………………………………………………

4.  ภายหลังจากที่ได้เข้าร่วมโครงการปฐมนิเทศแล้ว ท่านรู้สึกดีขึ้นหรือไม่อย่างไรในเรื่องต่อไปนี้: 

ดีขึ้น         ไม่ดีขึ้น

ก.  การรับและแก้ปัญหาในขณะปฏิบัติงาน……………………………………..

ข.  การรับและแก้ปัญหานอกหน้าที่งาน………………………………………….

ค.  เข้าใจปัญหาของหัวหน้างาน…………………………………………………….

ง.  เข้าใจข้อเท็จจริงว่าวิธีการช่วยแก้ปัญหาได้มีให้อยู่แล้ว…………………

5.  ประโยชน์ตอบแทนที่บริษัทจัดให้ อะไรสำคัญที่สุดสำหรับท่าน 

(ให้บอกมา 5 อย่างจากลำดับที่ 1 ถึง 5)

ก.  เงินเดือน

ข.  การรักษาพยาบาล

ค.  การประกันชีวิต

ง.  การอบรม

จ.  กิจกรรมเพื่อพนักงาน

ฉ.  การออกค่าเล่าเรียนให้

ช.  วันหยุด

ซ.  การพักผ่อน

ฌ.  การลาหยุด

ญ.  บริการเงินกู้

ฎ.  ความปลอดภัยและการลาป่วย

6.  การจัดปฐมนิเทศเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในตำแหน่งงานได้มีส่วนช่วยท่านเข้าใจงานของท่านหรือไม่ 

มีส่วนช่วย…………………………..

ไม่มีส่วนช่วย………………………

7.  แต่ละช่วงของการปฐมนิเทศท่านคิดว่าเวลาที่ใช้เหมาะสมหรือไม่ 

เหมาะสม……………………………

ไม่เหมาะสม………………………..

8.  ท่านประเมินผู้ทำการปฐมนิเทศอย่างไร (ใส่เครื่องหมาย) 

ดีเลิศ…………………………………..

ดี………………………………………..

พอใช้………………………………….

แย่………………………………………

ขอให้บอกเหตุผลด้วย……………

9.  ท่านได้สนใจต่อการปฐมนิเทศขนาดไหน (ใส่เครื่องหมาย) 

สนใจอย่างมาก…………………….

สนใจ………………………………….

สนใจอย่างผิวเผิน…………………

ไม่ค่อยสนใจ………………………..

จะอธิบายเหตุผลได้ไหม………..

10.  ท่านมีข้อเสนอแนะประการใดบ้าง ที่จะช่วยสำหรับการปรับปรุงการจัดปฐมนิเทศในครั้งต่อๆ ไป 

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

11.  ท่านได้แนะนำเพื่อนๆ ให้มาทำงานที่นี่ด้วยหรือไม่ 

แนะนำ……………………………………………..

ไม่ได้แนะนำ……………………………………..

ภาพที่ 10.3 ตัวอย่างแบบฟอร์มประเมินผลโครงการปฐมนิเทศ โดยใช้คำถามสำรวจทัศนคติ

จาก    Joan Holland and Theodore Curtis, “Orientation of New Employees,” in handbook of Modern Personnel Administration, ed.  Joseph Famularo (New York:McGraw-Hill Book co., 1972), ch.23.