ขั้นตอนสุดท้ายของแผนการจัดปฐมนิเทศก็คือ การมอบหมายภารกิจเกี่ยวกับหน้าที่งานให้กับพนักงานใหม่ ณ จุดนี้ผู้บังคับบัญชาของพนักงานใหม่ย่อมต้องเป็นผู้รับช่วงและดำเนินการตามแผนการปฐมนิเทศต่อไปอีกระยะหนึ่ง แต่ปัญหาจากที่ได้จากการค้นพบอย่างหนึ่งคือ ผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างานมักจะมีงานยุ่งอยู่ตลอดเวลา แม้จะมีความตั้งใจดีที่จะพยายามช่วยปฐมนิเทศในวันแรก ๆ ของการทำงานก็ตาม แต่ก็มักจะต้องมีบัญหาเรื่องมีงานมากจนทำให้ต้องละเลยและมิได้ให้ข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน ที่พนักงานใหม่มักจะต้องการทราบ เพราะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานที่จะทำ สิ่งเหล่านี้มักจะปรากฏเป็นปัญหาอยู่เสมอ วิธีการที่จะให้แน่ใจว่าการปฐมนิเทศได้มีการติดตามกระทำโดยสมบูรณ์ ก็คือ การออกแบบหรือการจัดระบบให้มีข้อมูลย้อนกลับ (feedback system) เพื่อที่จะให้เป็นเครื่องมือที่สามารถติดตามแผนการปฐมนิเทศดังกล่าว (ตัวอย่างแบบปรากฏในรปหน้า 10.2) ซึ่งลักษณะจะเป็นดังนี้คือ พนักงานใหม่จะได้รับการแนะนำว่าให้กรอกแบบฟอร์มนี้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แล้วนำไปหาหัวหน้างานของตน ซึ่งจะช่วยดูให้ และหลังจากนั้นก็จะช่วยให้ข้อมูลเพิ่มเติมในสิ่งที่อาจจะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับพนักงานใหม่นั้น การใช้แบบฟอร์มการตามผลปฐมนิเทศหรือที่เรียกว่า Job Information Form ดังกล่าวนี้ ในที่สุดก็จะให้มีผู้บังคับบัญชาและพนักงานลงนาม
อีกวิธีหนึ่งก็คือ การจัดให้มีการนัดพบระหว่างกลุ่มที่ทำการปฐมนิเทศภายในเดือนแรก เพื่อที่จะได้มีการติดตามผลดูว่า พนักงานใหม่ได้ปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมใหม่ได้ดีเพียงใด และเพื่อที่จะได้ประเมินผลการจัดปฐมนิเทศดังกล่าวนี้ด้วย ในที่นี้แบบฟอร์มดังกล่าวจะต้องเข้าใจว่ามิได้มีวัตถุประสงค์เพื่อการทดสอบความรู้ หากแต่จะเป็นเครื่องมือสำคัญในการหวังผลที่จะให้เป็นเครื่องช่วยให้มีการยกระดับคุณภาพในกระบวนการให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
การบรรจุพนักงานนั้น โดยปกติมักจะเป็นเรื่องซึ่งได้กระทำอย่างตรงไปตรงมา กล่าวคือบุคคลที่รับเข้าใหม่นั้น จะถูกมอบหมายไปยังตำแหน่งงานที่เป็นตำแหน่งที่ต้องการจะรับเข้าไปทำงาน
ในกรณีที่การคัดเลือกเป็นขั้นตอนงานที่แยกออกจากการมอบหมายภารกิจและหน้าที่งานเช่นนี้ การมอบหมายภารกิจหน้าที่งานมักจะกระทำโดยการส่งตัวผู้นั้นไปยังผู้บังคับบัญชาสุงสุดในหน่วยนั้น
ข้อมูลเกี่ยวกับงาน
1. งานของแผนกที่ฉันสังกัดอยู่คือ——————————————-
งานที่ฉันได้รับมอบหมายคือ———— ส่วนของงานที่สำคัญที่สุดของงานที่ฉันทำอยู่คือ——————————– ———————————————– |
11. ถ้าใช้เครื่องมือใช้อะไร——————————————————-
การเก็บรักษาเครื่องมือต้องทำอย่างไร———————————-
|
2. หัวหน้าแผนกที่ฉันสังกัดอยู่ชื่อ——
ห้องทำงานเขาอยู่ที่———————— |
12. ถ้าทำงานเกี่ยวกับอุปกรณ์ ผลิตภัณฑ์ หรืออาหาร จะต้องระวังเป็นพิเศษเพราะ———————–
——————————————- |
3. จะรับใบลงเวลาทำงานได้จาก
และนำส่งกลับเวลา———————–ที่(ใคร)————————————- วันจ่ายเงินเดือนของแผนกคือ———– ———————————————– |
13. เมื่อต้องการสิ่งต่างๆ เพิ่มเติมจะรับได้จาก
ใคร———-ที่ไหน———– เวลา———-วัน—————
|
4. หากรู้สึกไม่สบายในขณะทำงานฉันควรแจ้งต่อ——————————–
ถ้าหากป่วยขณะอยู่บ้านและจะมาทำงานไม่ได้ จะรายงานให้หัวหน้างานทราบโดยวิธี—————————— อย่างน้อย 1 ชั่วโมงก่อนเวลาทำงาน |
14. เพื่อให้งานดำเนินไปราบรื่น ฉันควรนำสิ่งเหล่านี้ไปบอกนายทันทีคือ
—————————————— —————————————— |
5. ตู้โต๊ะที่นั่งทำงานอยู่ที่ไหน———
——————————————— |
15. ฉันจะต้องทำงานให้ดีถึงขั้นไหน อย่างไร จึงจะถือว่าใช้ได้————
—————————————— |
6. ผู้กำหนดงานประจำวัน จะต้องติดต่อรับมอบจากใคร——————-
ถ้าหากมีการเปลี่ยนงาน ใครจะเป็นผู้จัดให้ล่วงหน้า——————————– ถ้าจะขอลาออกนอกที่ทำงาน ต้องขออนุญาตจาก——————————– |
16. กฎระเบียบเกี่ยวกับความปลอดภัยที่เกี่ยวกับงานที่ทำคือ
1. ———————————— 2. ———————————— |
7. งานที่มอบหมายจะรับได้จาก——–
และถ้าต้องการความช่วยเหลือจะขอได้จาก—————————————– |
17. ข้อที่ยุ่งยากที่สุดทำให้ฉันไม่เข้าใจคือ——————————
—————————————— |
8. กิจกรรมบางอย่างที่ฉันต้องปฏิบัติในขณะทำงานคือ
ก.——————————— ข.——————————— ค.——————————— ง.——————————— จ.——————————— |
18. ข้อที่ฉันอยากได้รับคำอธิบายเพิ่มเติมคือ—————————
—————————————- |
9. ในการทำงาน ฉันต้องเกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้
กระดาษ O เครื่องมือ O อุปกรณ์เครื่องใช้ O อาหาร O ผลิตภัณฑ์ O อื่นๆ O |
19. สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดในงานที่ทำคือ———————————
—————————————– |
10. ถ้าต้องใช้กระดาษและเอกสาร
เอกสารที่ใช้คือ———————– รับจาก——————————— เมื่อเสร็จใครจะนำไปใช้ต่อ——— —————————————— |
20. ฉันมีข้อเสนอแนะเพิ่มเติมดังนี้ |
ภาพที่ 10.2 ตัวอย่างแบบฟอร์มที่ใช้ในการติดตามผลการปฐมนิเทศ
จาก joan Holland and Theodore Curtis, “Orientation of New Employees,” in handbood of Modern Personnel Administration, ed. Joseph Famularo (new York:McGraw-Hill Book Co., 1972), ch.23.
แผนการประเมินผลโครงปฐมนิเทศ
1. ท่านคิดว่าส่วนใดของโครงการปฐมนิเทศสำคัญที่สุด
ที่จะให้ท่านเข้าใจงานได้ดี (เลือก 1 ข้อ) ก. ประวัติบริษัท……………………………………………………………. ข. โอกาสก้าวหน้าในงาน……………………………………………….. ค. มนุษยสัมพันธ์…………………………………………………………… ง. ประโยชน์ตอบแทนต่าง ๆ…………………………………………… จ. ระเบียบปฏิบัติ สำนักงาน……………………………………………. ฉ. การอบรมให้เกิดความชำนาญ |
2. ท่านคิดอย่างไร หลังจากที่ได้ทราบประวัติของบริษัท
……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………… |
3. หลังจากที่ได้เห็นโอกาสก้าวหน้าในงานแล้ว ท่านคิดว่า ท่านอยากจะทำงานอะไรต่อไปในช่วงเวลา
1 ปีจากนี้…………………………………………………………………………. 5 ปีจากนี้…………………………………………………………………………. และถ้าหากยังไม่ตัดสินใจเกี่ยวกับงานในอนาคต ขอให้บอกให้ทราบว่า เราจะช่วยท่านได้อย่างไร…………………………………………………………… |
4. ภายหลังจากที่ได้เข้าร่วมโครงการปฐมนิเทศแล้ว ท่านรู้สึกดีขึ้นหรือไม่อย่างไรในเรื่องต่อไปนี้:
ดีขึ้น ไม่ดีขึ้น ก. การรับและแก้ปัญหาในขณะปฏิบัติงาน…………………………………….. ข. การรับและแก้ปัญหานอกหน้าที่งาน…………………………………………. ค. เข้าใจปัญหาของหัวหน้างาน……………………………………………………. ง. เข้าใจข้อเท็จจริงว่าวิธีการช่วยแก้ปัญหาได้มีให้อยู่แล้ว………………… |
5. ประโยชน์ตอบแทนที่บริษัทจัดให้ อะไรสำคัญที่สุดสำหรับท่าน
(ให้บอกมา 5 อย่างจากลำดับที่ 1 ถึง 5) ก. เงินเดือน ข. การรักษาพยาบาล ค. การประกันชีวิต ง. การอบรม จ. กิจกรรมเพื่อพนักงาน ฉ. การออกค่าเล่าเรียนให้ ช. วันหยุด ซ. การพักผ่อน ฌ. การลาหยุด ญ. บริการเงินกู้ ฎ. ความปลอดภัยและการลาป่วย |
6. การจัดปฐมนิเทศเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในตำแหน่งงานได้มีส่วนช่วยท่านเข้าใจงานของท่านหรือไม่
มีส่วนช่วย………………………….. ไม่มีส่วนช่วย……………………… |
7. แต่ละช่วงของการปฐมนิเทศท่านคิดว่าเวลาที่ใช้เหมาะสมหรือไม่
เหมาะสม…………………………… ไม่เหมาะสม……………………….. |
8. ท่านประเมินผู้ทำการปฐมนิเทศอย่างไร (ใส่เครื่องหมาย)
ดีเลิศ………………………………….. ดี……………………………………….. พอใช้…………………………………. แย่……………………………………… ขอให้บอกเหตุผลด้วย…………… |
9. ท่านได้สนใจต่อการปฐมนิเทศขนาดไหน (ใส่เครื่องหมาย)
สนใจอย่างมาก……………………. สนใจ…………………………………. สนใจอย่างผิวเผิน………………… ไม่ค่อยสนใจ……………………….. จะอธิบายเหตุผลได้ไหม……….. |
10. ท่านมีข้อเสนอแนะประการใดบ้าง ที่จะช่วยสำหรับการปรับปรุงการจัดปฐมนิเทศในครั้งต่อๆ ไป
……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… |
11. ท่านได้แนะนำเพื่อนๆ ให้มาทำงานที่นี่ด้วยหรือไม่
แนะนำ…………………………………………….. ไม่ได้แนะนำ…………………………………….. |
ภาพที่ 10.3 ตัวอย่างแบบฟอร์มประเมินผลโครงการปฐมนิเทศ โดยใช้คำถามสำรวจทัศนคติ
จาก Joan Holland and Theodore Curtis, “Orientation of New Employees,” in handbook of Modern Personnel Administration, ed. Joseph Famularo (New York:McGraw-Hill Book co., 1972), ch.23.