ขั้นต่าง ๆ ของการวิเคราะห์งาน (TheSteps in Job Analysis)
ในการจัดทำการวิเคราะห์งานนั้น ขั้นตอนพื้นฐาน 5 ขั้น ที่จำเป็นต้องดำเนินการเป็นลำดับ คือ
ขั้นที่ 1 การเก็บรวบรวมข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้อง สิ่งแรกที่ควรทำในการวิเคราะห์งานก็คือ การต้องทำการทบทวนทำความเข้าใจกับข้อมูลพื้นฐานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องเท่าที่มีอยู่ เช่น ผังองค์การ คุณลักษณะของขั้นตำแหน่งงาน และรายละเอียดคำบรรยายลักษณะงาน ที่มีอยู่ทั้งหมด
ผังองค์การที่ใช้อยู่ ย่อมจะชี้ให้เห็นได้ว่า แต่ละตำแหน่งที่จะทำการวิเคราะห์นั้น สัมพันธ์อยู่กับตำแหน่งงานอื่นอย่างไร และอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งใดในองค์การ ทำนองเดียวกันคุณลักษณะของชั้นตำแหน่ง(Class specification) ก็บอกให้ทราบถึง ลักษณะสิ่งที่จำเป็นของแต่ละชั้นตำแหน่งว่าเป็นอย่างไร ซึ่งย่อมจะช่วยให้เห็นได้ว่าตำแหน่งที่จะทำการวิเคราะห์นั้น จัดอยู่ในชั้นใด มีลักษณะกว้าง ๆ อย่างไร ที่พิจารณาได้จากชั้นตำแหน่งนั้น ๆ เพราะโดยปกติชั้นตำแหน่งงานที่จัดขึ้นก็ย่อมยึดถือมาจากความเหมือนกันของรายละเอียดของตำแหน่งงานต่าง ๆ และคำบรรยายลักษณะงาน (ถ้าหากมีอยู่) ซึ่งจะมีคุณค่าในแง่ที่จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่จะช่วยให้การปรับปรุงสามารถกระทำได้ง่ายยิ่งขึ้น
ขั้นที่ 2 การพิจารณาเลือกตำแหน่งตัวอย่างที่จะใช้วิเคราะห์ โดยปกติองค์การทุกแห่งย่อมมีตำแหน่งงานเป็นจำนวนมาก ดังนั้น จึงย่อมเป็นการยากลำบากที่ผู้วิเคราะห์งานจะดำเนินการวิเคราะห์ให้ครบถ้วนทุกงาน วิธีการที่ง่ายกว่าก็คือ การเลือกวิเคราะห์เฉพาะตำแหน่งงานที่เป็น “ตัวแทน” ของแต่ละกลุ่มตำแหน่ง ซึ่งก็จะให้ผลนำมาใช้การได้และรวดเร็วขึ้น โดยที่ไม่จำเป็นต้องวิเคราะห์จนทั่วทุกตำแหน่ง
ขั้นที่ 3 การเก็บรวบรวมข้อมูลจากการวิเคราะห์งาน ในขั้นนี้คือ การดำเนินการวิเคราะห์งานอย่างแท้จริง โดยทำการศึกษาและเก็บข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะของงานนั้น ๆ อย่างละเอียด ตลอดจนถึงความจำเป็นของพฤติกรรมของพนักงานที่จำเป็นเพื่อการทำงานนั้น ๆ และคุณสมบัติของบุคคลที่จำเป็น ซึ่งในขั้นตอนนี้การใช้เทคนิคในการวิเคราะห์อาจเป็นวิธีหนึ่งหรือหลายวิธีจากวิธีต่าง ๆ ต่อไปนี้ เช่น โดยวิธีการสัมภาษณ์ การใช้แบบสอบถาม เป็นต้น
ขั้นที่ 4 การจัดทำเป็น “คำบรรยายลักษณะงาน” (Job Description) ภายหลังจากที่ได้รวบรวมข้อมูลมาแล้ว จากข้อมูลเหล่านั้นผู้ทำการวิเคราะห์งานจะต้องนำมาจัดระเบียบเรียบเรียงขึ้นมาเป็นคำบรรยายลักษณะงาน (Job description) ซึ่งรูปแบบส่วนใหญ่มักจะเขียนขึ้นเป็นข้อความที่ชี้ให้เห็นถึง ลักษณะสำคัญของงาน ตลอดจนกิจกรรมต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องทำ เพื่อที่จะให้งานนั้น ๆ สำเร็จผลด้วยดี
ขั้นที่ 5 การแปลงความเป็นรายละเอียดคุณสมบัติของคน (Job specification) ขั้นสุดท้ายของการวิเคราะห์งานก็คือ การแปลงคำบรรยายลักษณะงานให้เป็น “รายละเอียดคุณสมบัติที่ต้องการ” (Job specification) ซึ่งส่วนประกอบสำคัญจะเป็นข้อความที่บอกถึงคุณสมบัติของบุคคล,ลักษณะท่าทาง,ความชำนาญ, ตลอดจนคุณสมบัติพื้นฐานอื่นที่จำเป็น เพื่อที่จะทำให้งานนั้น ๆ เสร็จสิ้นลง