พนักงานประเภทต่าง ๆ ที่ผู้บริหารจะต้องเผชิญในขณะทำงานนั้น ส่วนมากถ้าหากได้มีการดำเนินการถูกต้องในขั้นตอนของการคัดเลือก และการมอบหมายงาน ตลอดจนมีการฝึกอบรมที่ดีและถูกต้องแล้ว พนักงานส่วนใหญ่ก็มักจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพดีตามสมควร อย่างไรก็ตามบ่อย ครั้งจะมีพนักงานบางส่วนที่เป็นส่วนน้อย ที่ทำให้ต้องมีปัญหาในเรื่องทางด้านการบังคับบัญชา นั่นคือ ความด้อยประสิทธิภาพในการปฎิบัติงาน ที่ทำให้ต้องมีปัญหาในเรื่องที่เกี่ยวกับการบังคับบัญชา ความด้อยประสิทธิภาพในการทำงานอันสืบเนื่องมาจากสาเหตุต่าง ๆ ซึ่งในที่สุดการต้องมีการใช้วินัยและ การลงโทษก็จะเข้ามาเกี่ยวข้องเพื่อแก้ไข แต่อย่างไรก็ตาม ตามข้อเท็จจริงที่ต้องการนั้น ธุรกิจส่วนมากมักจะไม่ประสงค์ที่อยากจะมีปัญหาหาเช่นนี้บ่อย ๆ ดังนั้นการหาหนทางแก้ไขและการเข้าใจถึงสาเหตุของความด้อยประสิทธิภาพในทางการผลิตของพนักงาน ย่อมจะช่วยให้สามารถแก้ไขให้กลับเข้าสภาพ ปกติด้วยวิธีต่าง ๆ ได้ ซึ่งถ้าหากจำเป็นต้องมีการใช้วินัย ก็ควรจะได้มีการเข้าใจถึงเรื่องราวตลอดทั้ง ปรัชญาและวิธีการต่าง ๆ รวมถึงการเข้าใจถึงผลที่เกิดขึ้น ตลอดจนขอบเขตของการใช้วินัย ซึ่งควรจะจำกัดใช้เฉพาะกรณีที่จำเป็น และการสามารถดำเนินการให้ถูกต้องตามกรณีทุกครั้งด้วย

ปัญหาต่าง ๆ ของพนักงานที่ด้อยประสิทธิภาพทางการผลิตนั้น ถ้าหากได้เกิดขึ้นแล้วมักจะเป็นเรื่องที่ก่อให้เกิดความกังวลใจ ตลอดจนเป็นเรื่องที่จะต้องเสียเวลาอยู่ไม่น้อย โดยเฉพาะในการที่จะต้องแก้ไขให้เกิดความยุติธรรมด้วยแล้ว การระมัดระวัง ตลอดจนการต้องมีศิลปในการแก้ไขให้ได้ผล ตามที่นึกคิด ย่อมจะเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ ถ้าหากสามารถลดจำนวน หรือให้หมดสิ้นไปได้ ก็ย่อมจะเป็นที่ปรารถนาของฝ่ายจัดการทุกแห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสังคมปัจจุบันที่มีความเจริญก้าวหน้าขึ้น และมีการรวมตัวทางด้านแรงงาน ก็ย่อมส่งผลให้การดำเนินการทางด้านนี้ยิ่งต้องกระทำได้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์มากกว่าแต่ก่อนที่เคยทำมา ในที่นี้จะได้มีการพิจารณาลักษณะของพนักงานที่มีปัญหา ตลอดจนเหตุผลของปัญหาที่แต่ละคนมีอยู่ และจะได้มีการทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบของการใช้วินัยหรือการดำเนินการด้วยวิธีที่ถูกต้อง ในการที่จะแก้ไขพนักงานที่มีปัญหาให้กลับ เข้าสู่ภาวะปกติ ในอดีตนั้นถ้าหากพูดถึงเรื่องของวินัยแล้ว การดำเนินการมักจะหนักไปในทางเดียวคือ การมุ่งที่จะให้มีการลงโทษต่อทุกกรณีของการปฏิบัติที่ได้มีการผิดพลาดเกิดขึ้น แต่ในที่นี้ถ้าหากจะพิจารณาให้กว้างขึ้นก็จะเห็นได้ว่า “พฤติกรรมในหน้าที่การงาน” น่าจะเป็นขอบเขตที่ฝ่ายจัดการควรจะได้ใช้พิจารณา เพื่อแก้ไขปัญหาในขอบเขตที่กว้างขึ้น และมีแนวทางที่ถูกต้องยิ่งขึ้นด้วย

ถ้าหากจะพูดถึงความรับผิดชอบของการดำเนินการในเรื่องนี้ ส่วนใหญ่แล้ว การดำเนินการทางวินัยมักจะเป็นเรื่องโดยตรงของผู้บังคับบัญชาแต่ละคน แต่อย่างไรก็ตาม ผู้ชำนาญการด้านการบริหารงานบุคคลน่าจะได้มีส่วนอย่างสำคัญในการเป็นที่ปรึกษา ที่จะคอยช่วยเหลือหัวหน้างานต่าง ๆ เหล่า นี้ และบางครั้งก็ควรจะเป็นภารกิจของผู้จัดการฝ่ายบุคคลที่ต้องดำเนินการในอีกขั้นตอนหนึ่งที่เกี่ยวกับการสอบสวนเรื่องราว ตลอดจนการพิจารณาข้ออุทธรณ์ในการดำเนินการทางวินัยกรณีต่าง ๆ ด้วย

ในเรื่องของการดำเนินการทางวินัยนี้ นับได้ว่าเป็นขอบเขตของงานอีกด้านหนึ่งของการบริหารงานบุคคล ที่มีนํ้าหนักความสำคัญอยู่ไม่น้อย ดังนั้นการที่จะต้องปฏิบัติให้ถูกต้องและเป็นไปในทางดี นั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ฝ่ายจัดการจะต้องมีการดำเนินการอย่างระมัดระวัง และหวังผลที่จะให้เป็นผลในทางบวก หรือพยายามให้เกิดผลในทางที่ดีก่อนเสมอนั้น จึงเป็นวิธีการที่สำคัญ กล่าวคือ เหมือนกับภาษิตที่พูดว่า “ก่อนที่จะจับเขาแขวนไว้นั้น ควรจะให้ความเป็นธรรมที่จะให้เขาได้ทดลองทำ หรือ ได้มีโอกาสแก้ตัวเสียก่อน” ซึ่งตามปรัชญานี้ย่อมจะเป็นประโยชน์ที่ดีในการที่จะช่วยให้การแก้ไขปัญหา พนักงานที่มีปัญหาให้ลุล่วงไปด้วยดี

ประเภทของพนักงานที่มีปัญหา

ในเรื่องของการดำเนินการทางวินัยและการแก้ไขพฤติกรรมต่าง ๆ ของพนักงานนั้น อาจจะแบ่ง แยกพนักงานที่มีปัญหาออกได้เป็น 4 ชนิด คือ

1.  กลุ่มพนักงานผู้ซึ่งมีผลงานและคุณภาพ ตลอดจนปริมาณงานที่อยู่ในระดับที่ไม่น่าพอใจ อัน สืบเนื่องมาจากการด้อยความสามารถ การขาดการฝึกอบรม หรือการไม่มีความสนใจ หรือไม่รักงานที่ทำ

2.  กลุ่มพนักงานที่ซึ่งมีปัญหาส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับงาน แต่เริ่มมีผลกระทบต่อผลผลิตในหน้าที่ การงาน บุคคลกลุ่มนี้มักจะได้แก่พนักงานที่เป็นประเภทที่ติดสุราเรื้อรัง หรือติดยาเสพติด หรือมีปัญหาทางครอบครัว ตลอดจนการมีนิสัยที่ผูกพันกับอบายมุขต่าง ๆ

3.  พนักงานที่มักจะชอบกระทำผิดกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ในขณะปฏิบัติงาน เช่น การมีพฤติกรรมใน ทางลักเล็กขโมยน้อยสิ่งของต่าง ๆ จากองค์การ หรือชอบขโมยของของเพื่อนร่วมงาน หรือคอยกลั่นแกล้งเพื่อนฝูงและชอบทำลายทรัพย์สินต่าง ๆ เสียหาย เป็นต้น

4.  พวกที่ซึ่งชอบปฏิบัติฝืนกฎเกณฑ์ของบริษัทและประพฤติตัวนอกกรอบ ไม่ยึดถือปฏิบัติตามแนวทางการทำงาน หรือระเบียบของบริษัทอยู่เป็นประจำ ตลอดจนขอบต่อต้านและไม่เคารพเชื่อถือผู้บังคับบัญชา

พนักงานทั้ง 4 ประเภทนี้ ที่มีปัญหาอาจจะแยกพิจารณาให้ละเอียดได้ดังนี้ คือ

ประเภทที่ 1 พนักงานที่ด้อยประสิทธิภาพ (ineffective employee)

พนักงานที่ซึ่งไม่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อาจจะมีปัญหาสืบเนื่องมาจากสาเหตุที่เกี่ยวข้องกับสภาพของการทำงานโดยตรง ซึ่งน่าจะเป็นปัญหากลุ่มแรกที่ง่ายที่สุดในการแก้ไข ในเรื่องนี้ Robert Mager และ Peter Pipe ได้จัดวางรูปแบบของพฤติกรรมที่ไม่พึงประสงค์นี้ และได้สร้างรูปแบบของปัญหาที่ซึ่งฝ่ายจัดการอาจจะใช้เป็นหนทางสำหรับการแก้ไข ซึ่งปัญหาที่เกิดขึ้น อาจเกิดจากกรณีใดกรณีหนึ่ง ซึ่งฝ่ายจัดการจะต้องทำการตรวจสอบพิจารณาในการแก้ไขเสมอนั้น คือ เริ่มแรกที่สุดถ้าหากได้เห็นว่าพนักงานไม่สามารถปฏิบัติงานได้ดีตามที่คิดแล้ว ผู้บริหารส่วนมากควรจะได้คิดในขั้นแรกเสียก่อนว่า อาจจะเป็นเพราะปัญหาอันสืบเนื่องมาจากทางด้านการขาดการฝึกอบรม ซึ่งควรจะดำเนินตามคำถามทั่วไป 3 ประการ และติดตามคำตอบเหล่านี้ในการวิเคราะห์ปัญหา คือ

ก) ต้องพิจารณาให้เข้าใจว่า อะไร คือจุดบกพร่องของผลงาน?

ข) ต้องพิจารณาให้เข้าใจว่าปัญหานั้นหรือข้อบกพร่องนั้นสำคัญมากน้อยเพียงใด?

ค) ควรจะสังเกตดูว่าเป็นเพราะการขาดความชำนาญงานหรือเปล่า?

ซึ่งจากคำถามที่ 3 นี้ ก็จะนำไปสู่การถามคำถามอีก 4 ประการ นั่นคือ

ก) ควรพิจารณาย้อนทบทวนกลับไปว่า ที่แล้วมานั้น พนักงานผู้นั้นในอดีตเคยสามารถทำงานนั้น ได้มาก่อนแล้วหรือไม่ นั่นคือการติดตามดูว่าเป็นเพราะเคยทำได้และได้มีการลืมในสิ่งที่เคยทำได้หรือเปล่า?

ข) ควรจะได้ถามต่อไปว่า ความชำนาญที่จำเป็นนั้น ได้มีการใช้อยู่เป็นประจำหรือเปล่า?

ค) ควรจะได้มีการนึกทบทวนว่า น่าจะมีวิธีการทำที่ง่ายกว่านี้หรือไม่?

ง) ควรจะได้มีการพิจารณาว่า พนักงานผู้นั้นได้มีคุณสมบัติที่พอเพียงหรือไม่ ที่จะสามารถเข้าใจงานนั้น

จากนั้นถ้าหากได้ผ่านคำถามชุดที่สองนี้แล้ว ถ้าพบว่าไม่ใช่ปัญหาอันสืบเนื่องมาจากการด้อยความชำนาญแล้ว ก็ควรจะดำเนินต่อไปในคำถามอีก 4 ประการ เพื่อที่จะค้นหาปัญหาอื่นที่ไม่ใช่เพราะการด้อยความชำนาญในการทำงาน

คำถามกลุ่มที่ 3 มีดังนี้ คือ

ก) ควรจะถามว่าผลงานที่ต้องการจะให้เป็นนั้น ได้มีอุปสรรคกีดขวาง หรือได้มีสิ่งที่คนงานกลัว (เช่น เรื่องการลงโทษ) ดักหน้าอยู่หรือไม่?

ข) ควรจะตรวจสอบดูว่า ขาดการให้รางวัลผลตอบแทนต่องานนั้น ๆ หรือเปล่า?

ค) ควรจะได้ดูต่อไปว่า ในการปฏิบัติงานนั้น ตัวงานที่ให้คนงานทำอยู่ได้ให้ความหมายที่สำคัญหรือความพึงพอใจแก่พนักงานเท่าที่ควรหรือเปล่า?

ง) ควรจะตรวจสอบดูว่ามีอุปสรรคประการใดบ้างที่เป็นผลกระทบต่อผลงานที่ต้องการ?

เมื่อได้ดำเนินการจนเสร็จสิ้น ในการตรวจสอบทั้งสามแนวทางแล้ว ในขั้นสุดท้ายก็คือการดำเนินการหาวิธีที่จะสามารถนำมาใช้แก้ปัญหาที่ดีและดำเนินการให้มีการแก้ปัญหานั้นจนเสร็จสิ้น

ประเภทที่ 2 พนักงานที่มีปัญหาด้านพิษสุราเรื้อรัง และการติดยาเสพติด ต่างๆ

ปัญหาที่พนักงานมีอยู่ในกรณีนี้ นับว่าเป็นปัญหาภายใน ซึ่งได้มีเกิดขึ้นอยู่มากในสมัยปัจจุบันที่สังคมได้มีปัญหาเพิ่มมากขึ้น โดยเฉพาะพวกพิษสุราเรื้อรังนั้น นับว่าเป็นการบั่นทอนสุขภาพและประสิทธิภาพงานในหน้าที่เป็นอันมาก

เพื่อที่จะให้ปัญหาเหล่านี้หมดสิ้นไป ฝ่ายจัดการก็ย่อมต้องมีการแก้ไขโดยให้ผู้บังคับบัญชาและพนักงานร่วมปรึกษาหารือกัน ซึ่งควรจะได้มีการถกปัญหาต่อไปนี้ร่วมกัน คือ

ก) ผู้บังคับบัญชาควรจะได้สรุปให้ทราบถึงผลเสียหายที่เกิดขึ้นจากพนักงานที่มีปัญหาพิษสุราเรื้อรัง ที่มีผลกระทบต่อบุคคลอื่น ๆ

ข) ผู้บังคับบัญชาควรจะได้เสนอความช่วยเหลือให้แก่คนงาน

ค) ผู้บังคับบัญชาควรจะต้องกำหนดให้พนักงานผู้นั้นมีส่วนร่วมรับผิดชอบแผนการแก้ไขการเป็นโรคพิษสุราเรื้อรัง ซึ่งควรจะได้มีการประเมินหลังจากการดำเนินการผ่านไประยะหนึ่งแล้ว

ง) ผู้บังคับบัญชาควรจะได้ชี้แจงถึงผลที่จะตามมา ถ้าหากพนักงานนั้นไม่เข้าร่วมในโครงการแก้ไข นั่นคือจะต้องออกจากงานในที่สุด

ในกรณีของการติดยาเสพติดนั้น นับว่าเป็นปัญหาที่ใหญ่ที่สุด ซึ่งวิธีปฏิบัติในต่างประเทศ ในเรื่องนี้ นอกจากการได้เข้าช่วยแก้ไขปัญหาโดยพยายามช่วยให้การรักษาแล้ว วิธีปฏิบัติที่ได้กระทำกัน เป็นส่วนมากคือเป็นที่ยอมรับว่า ถ้าหากเป็นกรณีของการติดยาเสพติด ซึ่งมักจะมีผลกระทบต่อฐานะ ของบริษัท หรือทำให้ธุรกิจต้องเสียหายเป็นอันมากแล้ว การดำเนินการทางวินัยอย่างรุนแรง หรือการให้ออก จะเป็นสิ่งที่ยอมรับของฝ่ายแรงงานโดยไม่มีข้อโต้แย้ง อย่างไรก็ตามในแง่ของหลักมนุษยธรรมแล้ว ปัญหานี้มักจะได้รับการแก้ไขโดยไม่มองข้ามเสียทีเดียว นั่นคือการให้การช่วยเหลือโดยการให้การ รักษาและจะให้โอกาสอีกครั้งในการที่จะเข้าร่วมในโครงการพักสั้นหรือแก้ไขให้หมดไปก่อนที่จะ ดำเนินการอย่างรุนแรง

ประเภทที่ 3 พนักงานที่ชอบปฏิบัติผิดกฎระเบียบโดยการลักขโมยและก่ออาชญากรรม หรือกระทำการผิดกฎหมายอื่น ๆ

ในเรื่องนี้นับว่าเป็นปัญหาเสียหายต่อหน่วยงานอยู่ไม่น้อย วิธีการแก้ไขในปัญหาที่พนักงานชอบ ลักเล็กขโมยน้อย หรือปัญหาในทำนองเดียวกันที่มีการทำผิดกฎหมายนั้น วิธีหนึ่งก็คือ โดยวิธีการพิจารณาตรวจสอบจากประวัติในใบสมัคร ซึ่งต้องใช้วิธีการและเทคนิคในการถ่วงนํ้าหนัก

ในใบสมัคร เพื่อที่จะให้มีโอกาสค้นหาปัญหาเหล่านี้เท่าที่อาจจะทำได้บ้างก่อนที่จะทำการรับเข้า อีกวิธีหนึ่งของการป้องกันก็คือ จัดให้มีการอบรม เพื่อให้มีมาตรการในการป้องกัน ซึ่งนักวิชาการ ท่านหนึ่ง คือ Mark Lipman ได้เสนอแนะไว้ 10 ประการ เกี่ยวกับการป้องกันการลักโขมยดังนี้

1.  ควรจะให้พนักงานทุกคนมีความรู้สึกว่า งานที่ทำอยู่นั้นเป็นสิ่งที่ทุกคนควรจะหวงแหนและ รักษา และให้เข้าใจว่าทรัพย์สินทุกอย่าง และงานที่ทำไม่ใช่เป็นเรื่องที่แต่ละคนจะหาได้ง่ายนัก

2.  ควรจะต้องมีวิธีการจัดเก็บสิ่งของภายในอาคารสำนักงาน โดยไม่ปล่อยให้เปะปะไม่เป็นที่เป็นทาง หรือการไม่มีการระมัดระวังเก็บสิ่งของเข้าตู้และเอกสารลิ้นชักให้เป็นที่เรียบร้อย

3.  แบบฟอร์มที่ใช้ในการทำงานต่าง ๆ ควรจะได้มีการตรวจสอบอย่างครบถ้วนในทุกขั้นตอน ของการดำเนินการ ซึ่งหากมิได้มีการควบคุมก็อาจจะมีช่องที่จะเปิดโอกาสให้มีการลักขโมย หรือทำข้อมูลเท็จต่าง ๆ

4.  ควรจะมีคำเตือนให้พนักงานเก็บสิ่งของส่วนตัวให้เป็นที่ทาง และระมัดระวังด้วยตัวเอง โดยไม่ปล่อยให้ล่อตาล่อใจต่อการลักโขมย

5.  โดยเฉพาะพนักงานสตรี จะต้องมีการระมัดระวังทรัพย์สินส่วนตัวเช่นกระเป๋าถือ ตลอดจนของใช้ส่วนตัวที่ติดตัวมา

6.  ควรจะมีการจัดระบบด้านความปลอดภัยที่จะให้มีการปิดประตูที่เรียบร้อย ตลอดจนการมีแสงไฟที่ฉายส่องบริเวณเพื่อให้เห็นบุคคลที่เข้าออกได้ชัดแจ้ง

7.  มีระบบการจัดเก็บรักษากุญแจที่ดี

8.  ควรจะได้มีการนำเอาบัตรประจำตัวพนักงานมาใช้ และมีการตรวจสอบการเข้าออกได้

9.  ประตูทางเข้าออกที่ซึ่งไม่ได้ใช้เป็นประจำ ควรจะได้มีการปิดเสียทุกครั้ง

10.  สิ่งมีค่าทุกอย่างควรจะถือหลักที่ต้องมีการเก็บให้เป็นที่เรียบร้อยที่ดีพอ

ทั้งหมดนี้ก็คือระบบการรักษาความปลอดภัยที่จะต้องจัดขึ้นพร้อมกันทุกจุด ซึ่งลักษณะความเข้มงวดหรือการมีมาตรการจะให้มีมากเพียงใดก็อยู่ที่ปัญหาความจำเป็นของแต่ละแห่ง

ประเภทที่ 4 พนักงานที่ชอบปฎิบัติผิดระเบียบและกฎเกณฑ์

พนักงานที่ชอบผิดระเบียบกฎเกณฑ์นี้ มีกรณีแตกต่างกันหลายอย่าง เช่น การชอบหลับนอนในขณะทำงาน หรือการพกอาวุธปืนเข้ามาที่ทำงาน หรือทะเลาะเบาะแว้งในขณะทำงาน ตลอดจนการมาสายและการไม่เชื่อ ฟังคำสั่งของผู้บังคับบัญชา ในเรื่องนี้เรื่องที่ยากที่สุดก็คือเรื่องของการแสดงวาจาหรือกิริยาที่ไม่สุภาพ ต่อผู้บังคับบัญชา ซึ่งมักจะเกิดข้อโต้แย้งได้มาก แนวทางที่พิจารณาเกี่ยวกับการมีการประพฤติที่ไม่ชอบต่อผู้บังคับบัญชานั้น มีอยู่ 3 ประการ คือ

ก. ลักษณะของการใช้วาจาที่ไม่สุภาพ เช่น การกล่าวคำหยาบ

ข. ลักษณะแสดงอาการข่มขู่นั่นคือการขู่อาฆาตต่อผู้บังคับบัญชา

ค. การแสดงกิริยาที่ไม่ดีต่อผู้บังคับบัญชาทั้งโดยทางตรงและโดยทางอ้อม