วิธีการจัดโครงการปฐมนิเทศ (Orientation Program)

การจัดโครงการปฐมนิเทศนั้นมีแตกต่างกันออกไป ในบางกรณีลักษณะการจัดอาจจะกระทำอย่างไม่เป็นทางการ โดยจะกระทำด้วยการบอกกล่าวทางวาจาเท่านั้น แต่ในหลายกรณีที่ถูกต้องกว่านั้น คือการมีกำหนดเวลาของโครงการปฐมนิเทศที่แน่นอน รวมตลอดทั้งการมีการจัดการอธิบายด้วยลายลักษณ์อักษรหรือแผนภูมิต่าง ๆ

แผนการปฐมนิเทศที่จัดขึ้นอย่างเป็นทางการนั้น ส่วนใหญ่มักจะมีการจัดนำชมให้เห็นถึงสภาพแวดล้อมของหน่วยงานตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ถ้าหากมิได้เป็นการนำชมจริง ๆ อย่างน้อยก็จะมีการฉายภาพประกอบให้เห็นถึงจุดต่าง ๆ ตลอดจนมีแผนภูมิและรูปของบุคคลที่ดำรงตำแหน่งสำคัญที่เกี่ยวข้อง แผนการปฐมนิเทศที่จัดขึ้นอย่างเป็นทางการนั้น ส่วนใหญ่มักจะครอบคลุมถึงหัวข้อต่อไปนี้คือ

ก. ประวัติของบริษัทและนโยบายทั่วไปของบริษัท

ข. รายละเอียดเรื่องราวที่เกี่ยวกับบริการและสินค้าที่หน่วยงานนั้นขายอยู่

ค. ลักษณะการจัดองค์การของหน่วยงาน

ง. ระบบการรักษาความปลอดภัยตลอดจนกฎข้อบังคับและระเบียบต่าง ๆ

จ. นโยบายที่เกี่ยวกับบุคคลและวิธีการปฏิบัติทางด้านการบริหารงานบุคคล

ฉ. ระบบการจ่ายตอบแทน ผลประโยชน์อื่น ๆ และบริการที่ให้แก่พนักงาน

ช. สิ่งที่ต้องทำเป็นประจำวันและระเบียบที่จะต้องปฏิบัติในแต่ละวัน

ในการดำเนินการตามข้อต่าง ๆ เหล่านั้น วิธีดำเนินการอาจจะจัดให้แตกต่างออกไป ในบางหน่วยงานได้มีการจัดทำเป็นคู่มือประกอบ แต่วิธีนี้ก็ไม่ได้ผลมากนัก เท่าที่ได้มีการศึกษาเรื่องราวที่เกี่ยวกับการปฐมนิเทศพบว่า การปฐมนิเทศโดยจัดให้มีการแสดงข้อมูลต่าง ๆ ด้วยลายลักษณ์อักษรนั้น ได้ผลไม่ดีเท่ากับมีการบรรยายประกอบก่อนแล้วหลังจากนั้นจึงค่อยแจกจ่ายเอกสารตามในภายหลัง ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะมิให้พนักงานที่เข้ามาใหม่นั้นต้องจมอยู่กับข้อมูลต่าง ๆ ที่มีมากมายจนเกินไป วิธี การจัดโดยกระทำด้วยการบรรยายแล้วจึงค่อยแจกจ่ายเอกสารนั้นจึงเป็นวิธีที่นิยมใช้กันโดยทั่วไป

สำหรับแนวทางในการดำเนินการปฐมนิเทศพนักงานนั้น ลำดับของเรื่องราวควรจะดำเนินการดังนี้ คือ

1.  ในขั้นแรกที่สุด การปฐมนิเทศควรจะได้นำเอาเรื่องที่จำเป็นและที่ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องรู้ก่อนมาให้ทราบเป็นลำดับแรก แล้วจึงนำไปสู่การชี้แจงให้เข้าใจถึงนโยบายของบริษัท

2.  ที่ถือว่าเป็นส่วนสำคัญที่สุดของการปฐมนิเทศก็คือเรื่องราวที่เกี่ยวกับคนที่พนักงานใหม่พึงจะต้องรู้ นั่นก็คือหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงาน และอีกเรื่องที่ควรจะทำความเข้าใจในระยะแรกนี้ก็คือ การที่จะต้องบอกกล่าวแก่พนักงานใหม่ว่า เขาจะต้องใช้เวลานานเท่าใดในการที่จะฝึกหัดทำงานจนกระทั่งได้มาตรฐานที่ต้องการและพยายามส่งเสริมให้พนักงานใหม่ได้หมั่นศึกษาหรือถามหรือขอความช่วยเหลือ ตลอดจนขอคำแนะนำเสมอถ้าหากมีความต้องการเกิดขึ้น

3.  ควรจะจัดให้พนักงานใหม่อยู่ในความดูแลหรืออยู่ภายใต้การฝึกฝนของพนักงานที่ชำนาญงาน แล้วหรือหัวหน้างานในจุดนั้น ๆ โดยตรง ซึ่งย่อมจะช่วยให้เกิดประโยชน์ที่จะมีผู้คอยช่วยตอบคำถาม และดูแลอย่างใกล้ชิดในระยะแรกของการปฏิบัติ

4.  ภายหลังจากที่ได้ทำงานไประยะหนึ่ง ควรจะต้องมีการติดตามและคอยกำกับให้พนักงานใหม่ให้เข้ากันได้ดียิ่งขึ้นกับเพื่อนร่วมงาน มากกว่าที่จะปล่อยให้ทุกอย่างเสร็จสิ้นไปโดยการแนะนำในวันแรกเพียงครั้งเดียว เป้าหมายในที่นี้ก็คือการมุ่งพยายามที่จะให้พนักงานใหม่เหล่านั้นได้ใกล้ชิดสนิทสนมกับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาได้อย่างสมบูรณ์มากที่สุด

5.  จะต้องมีความคิดอยู่ในใจเสมอว่า จะต้องให้เวลาและโอกาสแก่พนักงานใหม่อย่างน้อยระยะเวลาหนึ่ง กล่าวคือก่อนที่จะหวังผลจากพนักงานอย่างเต็มที่นั้น ต้องระลึกอยู่เสมอว่าอย่างน้อยก็ให้พนักงานผู้นั้นได้มีโอกาสสัมผัสเข้าไปถึงแก่นแท้ของงานและของเพื่อนร่วมงานเสียก่อน

ชื่อพนักงาน	เมื่อการชี้แจงเสร็จสิ้นแล้ว(ให้ใส่เครื่องหมายในแต่ละข้อ)
1.  กล่าวต้อนรับพนักงานใหม่
2.  อธิบายให้ทราบเรื่องเกี่ยวกับหน้าที่งานของแผนกและความสัมพันธ์ที่มีต่อกิจกรรมด้านอื่นๆ ของบริษัท
3.  อธิบายให้พนักงานเข้าใจว่า เขาจะมีส่วนช่วยงานของแผนกให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างไร และให้ทราบถึงขอบเขตลักษณะงานที่จะมอบให้เขาทำในครั้งแรกอย่างกว้างๆ
4.  ขยายความให้พนักงานได้เข้าใจถึง เนื้อหาของงานและถ้าหากมี “คำบรรยายลักษณะงาน” ก็ควรมอบให้กับพนักงานด้วย
5.  อธิบายให้ทราบถึงแผนการอบรมของแผนก และระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการขึ้นเงินเดือน
6.  ชี้แจงให้ทราบเกี่ยวกับที่พัก และ การเดินทางไปกลับ
7.  อธิบายให้ทราบถึงสาเหตุของงานที่ทำ ก.  ชั่วโมงทำงาน ใบลงเวลา ข.  ทางเข้าออก ค.  ชั่วโมงเวลาพักเที่ยง ง.  การพักย่อยต่างๆ จ.  การใช้โทรศัพท์ และจดหมายติดต่อ ฉ.  นโยบายและระเบียบเกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลา ช.  วันและวิธีจ่ายเงินเดือน ซ.  ที่เก็บของ ฌ.  อื่น ๆ………………………………
8.  ข้อกำหนดเกี่ยวกับการจ้างต่อและอธิบายให้ทราบถึงมาตรฐานที่เกี่ยวกับ ก.  ผลงานตามหน้าที่ ข.  การมาปฏิบัติงานสม่ำเสมอและตรงเวลา ค.  การระมัดระวังรักษาความลับ ง.  พฤติกรรมที่ถูกต้อง จ.  การแต่งกาย ฉ.  ระเบียบเกี่ยวกับเครื่องแบบ
9.  แนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับผู้บริหาร และ หัวหน้างานต่าง ๆ โดยให้มีการกระทำเป็นพิเศษกับบุคคลที่พนักงานใหม่จะได้รับมอบหมายให้อยู่ด้วย
10  นำพนักงานไปพบหัวหน้างานที่ซึ่งจะทำงาน ก.  นำไปแนะนำให้รู้จักกับเพื่อนร่วมงาน ข.  ให้พนักงานคุ้นเคยกับสถานที่ทำงาน ค.  เริ่มให้การอบรมในหน้าที่งาน
———————— พนักงานลงนาม วันที่————————-	——————————- หัวหน้างานลงนาม แผนก