หลักวิธีในการทำประเมินผลหน้าที่การงาน

George Odiorne ได้ให้ข้อเสนอแนะหลักวิธีที่จะได้ทำการประเมินผลพนักงานไว้ 5 ประการ

คือ

1.  การใช้วิธีเลียนแบบ (copy) จากบริษัทที่ประสพความสำเร็จในแผนงานด้านบริหารงานบุคคลอย่างดี วิธีนี้จะเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด นั่นคือ การใช้วิธีจัดทำ checklist หรือรายการที่จะตรวจสอบเทียบสิ่งที่ได้จัดทำขึ้น โดยเลียนแบบจากองค์การที่ประสพผลสำเร็จอย่างดีมาก่อนแล้ว

2.  การใช้ผู้ชำนาญการที่ปรึกษาจากภายนอก (consultant) เข้ามาตรวจสอบ ซึ่ง ผู้ชำนาญการที่เป็นผู้ปรึกษาเหล่านี้ ส่วนใหญ่มักจะมีแบบมาตรฐานและวิธีการดำเนินการเช่นเดียว

กับวิธีแรก นั่นคือ การดำเนินการตรวจสอบจาก checklist ที่คิดว่าเป็นจุดที่สำคัญที่จัดทำไว้อย่างดี เพื่อที่จะนำมาเปรียบเทียบตรวจดูในบริษัท เพื่อที่จะเสนอแนะที่เกี่ยวข้องแต่ละจุดที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคล

3.  วิธีการวัดผลเปรียบเทียบเกณฑ์ถัวเฉลี่ยในแง่ต่าง ๆ หรือวิธีนี้อาจเรียกว่า Sta­tistical Approach ซึ่งจะมีวิธีการคิดคำนวณ Ratio ต่าง ๆ และเปรียบเทียบกับ Ratio ขององค์การ ที่เป็นเกณฑ์ของถัวเฉลี่ย ปัญหาสำคัญเกี่ยวกับตัวเกณฑ์ถัวเฉลี่ยประการสำคัญที่สุดคือ เกณฑ์ถัวเฉลี่ยที่นำมาใช้นั้นถูกต้องเพียงใด ซึ่งถ้าว่าโดยเท็จจริงแล้ว วิธีนี้ก็ไม่น่าเป็นวิธีที่ถูกต้องนัก เหตุผล เพราะเท่ากับเป็นการใช้วิธีเหวี่ยงแหเปรียบเทียบกับองค์การขนาดใหญ่ ซึ่งอาจมีปัญหาไม่เหมือนกัน หรือลักษณะไม่เหมาะสมที่จะเทียบกันก็ได้ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีการวิเคราะห์แยกกลุ่มขององค์การที่ใกล้เคียงกัน และต้องพิจารณาถึงความเหมาะสมของ Ratio ที่จะนำมาใช้ด้วย

4. วิธี Compliance หรือนั่นก็คือวิธีการพิจารณาจากแง่ของกฎหมายเป็นเกณฑ์ คือจะทำการประเมินโดยมีการประเมินเรื่องราวที่เกี่ยวกับนโยบายพนักงานระเบียบวิธีการปฏิบัติ และกฎเกณฑ์ ต่าง ๆ ที่ใช้อยู่ว่ามีความถูกต้องเพียงใดในสิ่งที่กฎหมายได้กำหนดเอาไว้ ในเรื่องนี้อาจจะเป็นเรื่องที่กระทำได้ไม่ง่ายนักในสังคมของประเทศกำลังพัฒนาที่กฎหมายแรงงานยังล้าสมัยและอยู่ในขั้นของวิวัฒนาการ แต่ก็เป็นวิธีที่ใช้ได้ในประเทศที่กฎหมายเกี่ยวกับการพนักงานและแรงงานมีกำหนดเอาไว้ค่อนข้างสมบูรณ์ อย่างไรก็ตามกิจกรรมย่อยหลายประการทางด้านการบริหารงานบุคคลมักจะไม่อาจวัดได้หรือตรวจสอบได้ด้วยการใช้วิธีดังกล่าวนี้

5. วิธีสำคัญที่ Odiorne ได้เสนอแนะไว้ก็คือการใช้วิธีการประเมินผลตามวัตถุประสงค์ หรือวิธี Management by Objectives Approach วิธีนี้ให้ข้อเสนอแนะว่าหน้าที่ทุกประการตลอด จนเป้าหมายของการทำงานของทุกกลุ่ม ควรจะมีการแบ่งแยก เพื่อวิเคราะห์ในทัศนะต่าง ๆ กัน เช่น การวิเคราะห์ผลสำเร็จในแง่ของการปฏิบัติเป็นงานประจำ การวิเคราะห์เป้าหมายความสามารถในการแก้ไขปัญหา และการวัดเป้าหมายที่เกี่ยวกับการคิดค้นสร้างสรร ซึ่งถ้าหากได้มีการทำเช่นนี้แล้ว ก็จะช่วยส่งเสริมให้พนักงานได้มุ่งสนใจทั้งในแง่ของเชิงคุณภาพและปริมาณของงานที่มุ่งหวังจะทำให้ ได้ถึงเป้าหมายประการต่าง ๆ รวมถึงการสนใจดูถึงกิจกรรมย่อยและในรูปของหน่วยงานด้วย ซึ่งพร้อมกันนั้นในเชิงของการพิจารณาของฝ่ายนายจ้างหรือในแง่ของบริษัท การตรวจสอบการปฏิบัติหน้าที่ และการจัดกิจกรรมตลอดจนแผนงานด้านการบริหารงานบุคคลที่มุ่งสนใจถึงวัตถุประสงค์ของแต่ละ โครงการก็ย่อมจะช่วยให้มีทัศนะที่กว้างและมีคุณค่าในการดำเนินการ ตลอดจนเป็นไปในทางสร้างสรรมากกว่าการถือเกณฑ์วัดเพื่อเป็นการตรวจสอบในเชิงปริมาณเท่านั้น

ในวิธีต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการประเมินผลหน้าที่การพนักงาน อาจจะกล่าวได้ว่าวิธีการทางสถิตินับ เป็นวิธีที่สำคัญยิ่งที่มีการใช้เป็นอย่างมากในองค์การทั่วไป นั่นคือการมุ่งพยายามวิเคราะห์เรื่องราวต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานในองค์การโดยสถิติและวิเคราะห์ให้เป็นเครื่องชี้ถึงการเป็นปัญหา วิธีวิเคราะห์ทางสถิตินี้นับได้ว่ามีวิธีวิเคราะห์คิดคำนวณที่สมบูรณ์และดีกว่าการใช้ checklist หรือการตรวจสอบเป็นรายการ กล่าวคือ สถิติต่าง ๆ จะถูกรวบรวมมาและอาจจะมีการนำมาคิดคำนวณ วัดผล ซึ่งย่อมเป็นที่แน่นอนว่าตัวเลขที่คิดคำนวณออกมาได้ จะมิใช่การชี้ถึงปัญหาทั้งหมด แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญในการช่วยชี้ขนาดของปัญหาให้เห็นได้ง่าย และจะเป็นจุดเริ่มต้นที่จะนำไปสู่การวิเคราะห์ เรื่องราวและลักษณะรายละเอียดที่เกี่ยวข้องได้ในภายหลัง

ตัวอย่างของการใช้ Ratio และการวิเคราะห์ทำนองนี้ ปรากฏดังตัวอย่างของตามรายการข้างล่าง หรือที่เรียกว่า Personnel Evaluation Ratios(1) หรือ (อัตราส่วนเครื่องชี้การประเมินงานทางด้านพนักงาน) ซึ่งประกอบด้วย

1.  Effectiveness Ratio อัตราส่วนแสดงกึงสมรรถภาพที่มีอยู่

ก. อัตราส่วนของจำนวนพนักงานทั้งหมดต่ออัตราส่วนของผลผลิต ซึ่งชี้ให้เห็นเป็นเกณฑ์ทั่ว ๆไปได้

 

ข. ปริมาณหรือจำนวนยอดขายต่อพนักงานหนึ่งคนของทั้งบริษัท หรือของแต่ละหน่วยงานที่แยกเป็นอิสระ

ค. จำนวนหน่วยที่ผลิตได้ต่อพนักงานที่ทำงานในแต่ละชั่วโมงที่คิดคำนวณจากทั้งบริษัทหรือของหน่วยงาน

ง. อัตราการสูญเสียของวัตถุดิบและสินค้าระหว่างผลิตต่อหน่วยของบริษัท

จ. การวัดต้นทุนค่าใช่จ่ายด้านเงินเดือนค่าจ้างของหน่วยงานโดยคิดคำนวณตามจำนวนของพนักงาน แต่ละระดับชั้น

 

2.  อัตราที่เกี่ยวกับอุบัติเหตุ (accident ratio)

ก. จำนวนความถี่ของอัตราอุบัติเหตุขององค์การทั้งหมดหรือของหน่วยงาน

ข. จำนวนชั่วโมงที่สูญเสียเนื่องจากมีอุบัติเหตุ

ค. การจ่ายตอบแทนต่อเป็นชั่วโมงของการทำงาน สำหรับกรณีเกิดอุบัติเหตุ

ง. ชนิดของอุบัติเหตุที่เกิดขึ้น

จ. ประเภทของอุบัติเหตุตามประเภทของการบาดเจ็บของแต่ละส่วนของร่างกาย

ฉ. ต้นทุนถัวเฉลี่ยของอุบัติเหตุตามส่วนของร่างกายที่เกี่ยวข้อง

3. Organizational Health Ratio หรืออัตราส่วนสุขภาพขององค์การ

ก. จำนวนของข้อร้องทุกข์ที่ยื่นมาทั้งหมด

ข. จำนวนของข้อตกลงพิพาท โดยอนุญาโตตุลาการที่ไม่อาจตกลงกันได้

4.  อัตราเข้าออกและการขาดงาน (Turnover and Absenteeism)

([1]) W.Rabe, Yardstick for Measuring Personnel Department Effectiveness, Personnel (JAN.-FEB. 1967) pp. 56-62

ก. Attendance คือความสมํ่าเสมอในการเข้าทำงาน Tardiness คือความเหนื่อยเมื่อยล้า และ overtime คือการทำงานล่วงเวลา ซึ่งเปรียบเทียบตามหน่วยงานและวัดว่ามีวิธีการในการดำเนินการ เกี่ยวกับการใช้กำลังคนที่ถูกต้องเพียงใด

ข. จำนวนอัตราพนักงานลาออกต่อหน่วยงานหรือองค์การทั้งหมด

5. Employment Ratio (อัตราการว่าจ้าง)

ก. การให้ลาพักผ่อนคิดเป็นจำนวนเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่มีอยู่

ข. จำนวนวันลาป่วยที่ให้เทียบเป็นเปอร์เซ็นต์ของจำนวนวันทำงานของพนักงาน

ค. การให้ลาเนื่องจากการเกณฑ์ทหาร การพักรักษาตัว การลาศึกษาต่อ การลากิจส่วนตัว เทียบกับพนักงาน 100 คน

ง.การวัดการกระจายของพนักงานตามการว่าจ้างตามลำดับอายุ

จ. การกระจายเพื่อพิจารณาดูพนักงานแยกตามจำนวนปีที่ได้ทำงานในองค์การ

ฉ. การกระจายพนักงานตามเพศ เชื้อชาติ สัญชาติ และศาสนา

ช. การกระจายพนักงานระดับบริหารแยกตามอายุและประเภท

ซ. อายุถัวเฉลี่ยของแรงงาน

ฌ. อายุถัวเฉลี่ยของนักบริหาร

ซึ่งเกณฑ์การวัดที่สำคัญบางประการ จะได้กล่าวในที่นี้ คือ

1.  การประเมินอัตราการลาออก (Turnover) อัตราการลาออกหมายถึง จำนวนสุทธิของพนักงานเท่าที่มีอยู่ และที่เข้ามาในองค์การ อัตราการลาออกของพนักงานนี้ นับว่าเป็นเรื่องสำคัญ ก่อให้เกิดปัญหาทางด้านเสียค่าใช่จ่ายต้นทุนการว่าจ้างในการสรรหา ตลอดจนการลงโฆษณาเพื่อรับพนักงานซึ่งจะต้องมีค่าใข้จ่ายต่าง ๆ รวมถึงเวลาในการให้สัมภาษณ์ ต้นทุนในการใช้สัมภาษณ์ ต้นทุนในการใช้ทดสอบ การเปลี่ยนแปลงในการเก็บบันทึกประวัติ และการเสียค่าใช่จ่ายในการช่วยเหลือพนักงานในการเข้าออก เช่น การย้ายที่อยู่รวมถึงการต้องเปลี่ยนแปลงหลักฐานบัญชีที่เกี่ยวกับการว่าจ้าง ซึ่งย่อมเป็นที่แน่นอนว่าสิ่งที่ต้องสูญเสียสำคัญอีกอย่างหนึ่ง คือผลผลิตที่จะต้องสูญเสียเรื่อยไป จนกว่าพนักงานใหม่จะสามารถทำงานได้เท่ากับพนักงานเดิมที่ทำอยู่

 

อัตราการลาออกของพนักงานนี้ ในอีกแง่หนึ่งก็มิได้หมายถึงการสูญเสียแต่เพียงทางเดียว แต่บางครั้งการเสียพนักงานที่ด้อยประสิทธิภาพไป กลับเป็นผลดีที่ทำให้งานดีขึ้น

2.  การคิดคำนวณอัตราการขาดงาน การขาดงาน (absenteeism) หมายถึง ความล้มเหลวของพนักงานหรือการขาดที่ไม่ได้มีมาลางานในการทำงานตามกำหนดเวลา ส่วน Tardiness หรือ ความเหน็ดเหนื่อยเมื่อยล้า คือการขาดงานบางส่วน ซึ่งเป็นเหตุอันสืบเนื่องจากพนักงานมาทำงานสาย การขาดงานนับว่าเป็นปัญหาที่ทำให้ต้องเสียต้นทุนและเป็นสาเหตุความยุ่งยากในการดำเนินงาน การศึกษาเรื่องการขาดงาน ซึ่งจะพิจารณาดูต้นทุนของหน่วยงานที่ต้องสูญเสียไปต่อหน่วยของผลผลิต

 

วิธีคำนวณใช้ดังนี้ คือ จำนวน (วันที่พนักงานสูญเสียหรือขาดงานในช่วงระยะเวลาที่กำหนด)/(จำนวนพนักงานถัวเฉลี่ยXจำนวนวันทำงาน)X 100 หรือ (จำนวนชั่วโมงการขาดงาน/จำนวนของการทำงานรวม) X 100

3.  ข้อร้องเรียน (Complaint) หมายถึง ข้อความทั้งเชิงเขียนและการแจ้งด้วยวาจาเกี่ยวกับความไม่พึงพอใจ หรือวิพากษ์วิจารณ์ที่มีต่อนักบริหาร ส่วนข้อร้องทุกข์ (grievance) หมายถึง ข้อร้องเรียนที่ซึ่งได้มีการยื่นเรื่องราวอย่างเป็นทางการโดยลายลักษณ์อักษรต่อฝ่ายจัดการหรือต่อฝ่ายเจ้าหน้าที่ของแรงงาน

4.  การสำรวจทัศนคติ (Attitude opinion survey) หมายถึง ชุดของข้อมูลที่เขียนขึ้นอย่างสมบูรณ์ โดยพนักงานซึ่งส่วนมากมักจะเป็นมติที่พ้องกันที่แสดงความรู้สึกในทัศนะของเขาที่มีต่องาน นโยบายของนายจ้างและวิธีปฏิบัติของนายจ้าง