เทคนิคการพัฒนาการจัดการในหน้าที่งาน

ประกอบด้วย.-

การให้มีประสบการณ์จากการปฏิบัติงาน (On-The-Job Experience)

วิธีการใช้วิธีการฝึกฝนหรือพัฒนาโดยให้มีการเสริมสร้างประสบการณ์หรือพัฒนาการจัดการ จากการให้ปฏิบัติงานนั้น อาจกระทำได้4วิธี คือ

1.  การคอยกำกับแนะนำ (Coaching) และการให้ข้อเสนอแนะเชิงปรึกษา (Counseling) ขณะที่ยังอยู่ในตำแหน่งงานปัจจุบัน

2.  เปลี่ยนไปทำงานในที่ใหม่ เพื่อให้มีประสบการณ์ในงานใหม่ ๆ เป็นครั้งคราว โดยที่ตำแหน่ง ฐานะยังคงอยู่กับงานเดิม

3.  การจัดแผนเพื่อให้มีการพัฒนาตนเองตลอดเวลา (Self-Improvement program)

4.  การให้โยกย้ายเปลี่ยนงาน (Job Rotation) และการเปลี่ยนตำแหน่งใหม่ตามแผนงานอาชีพ ที่จัดให้ (Career plans)

แผนงานต่าง ๆ เหล่านี้ล้วนแต่เป็นแผนงานซึ่งสามารถใช้เสริมระหว่างกันและไม่มีอันใดอันหนึ่ง ขัดแย้งกัน ส่วนใหญ่แล้วมักจะมีการใช้หลาย ๆ วิธีควบคู่กันด้วย

วิธีการพัฒนาการจัดการจากหน้าที่งานนี้เป็นวิธีที่นิยมใช้กันมาก และมีข้อดีหลายประการ เพราะสาเหตุประการหนึ่งที่เป็นอุปสรรคสำคัญของการให้ละจากงานเพื่อออกไปพัฒนาในภายนอกนั้น มักจะทำให้ไม่สามารถเรียนรู้เรื่องราวที่ตรงกับเรื่องที่เป็นจริง และไม่สามารถเช็คสอบปัจจัยต่าง ๆ ที่เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานที่จะต้องเผชิญ ตัวอย่างเช่น การศึกษาจากเอกสารหรือบทความมักจะมีตัวอย่างของผู้บริหารอื่น ๆ หลายเรื่อง แต่หลังจากการฝึกอบรมวิธีนี้เสร็จสิ้น ก็กลับกลายเป็นว่าพฤติกรรมมิได้เปลี่ยนแปลงไปแต่ประการใด ดังนั้นการใช้วิธีการพัฒนาจากการทำงานในปัจจุบันหรือ พัฒนาในหน้าที่งาน จึงมักเป็นวิธีที่มีข้อดีมากกว่า โดยเฉพาะถ้าหากได้มีการระมัดระวังจัดให้ถูกต้องอย่างดีแล้ว ก็จะสามารถทำได้ผลอย่างมากและยังเป็นวิธีที่จะช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและใต้บังคับบัญชา พร้อมกันไปด้วย

1. วิธีกำกับสอนงาน (Coaching) และการแนะนำให้คำปรึกษา (Counseling)

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งของการพัฒนาผู้บริหารใหม่ ๆ ก็คือ การให้ผู้บริหารที่มีความสามารถอยู่แล้วเป็นผู้ช่วยสอนให้ กล่าวคือ หัวหน้าและผู้บริหารจะเป็นผู้คอยทำหน้าที่กำกับอยู่ โดยทำให้ดูเป็นตัวอย่าง หรือทำตัวอย่างที่ดีให้ปรากฏ ว่าการเป็นผู้บริหารที่ดีนั้นทำอย่างไร พร้อมกันนั้นผู้บริหารคนนั้นก็จะคอยตอบคำถามและอธิบายถึงเหตุผลของวิธีการแก้ไขปัญหาและให้รู้ถึงความเป็นไปของเหตุแห่งปัญหาและผลของการแก้ไข ดังนั้นในขณะที่ฝึกตามวิธีดังกล่าว ก็จะเป็นภาระความรับผิดชอบของผู้สอนงานหรือผู้กำกับงาน ที่จะต้องคอยดูแลผู้บริหารฝึกหัดเหล่านี้ให้สามารถทำงานได้ถูกวิธี และซึ่งในกรณีนี้การเรียนรู้งานก็จะเป็นไปโดยง่ายและสะดวก การจัดคู่สอนกันเองดังกล่าวย่อมจะช่วยให้สภาพของการร่วมทำงานเป็นไปอย่างลูกต้อง แต่ในบางกรณีอาจจะมีการจัดเป็นกลุ่ม คือ ผสมกันทั้งผู้กำกับที่จะต้องสอนงาน หัวหน้างาน ตลอดจนผู้บริหารฝึกหัด โดยให้มาอยู่รวมกันเป็นกลุ่ม ซึ่งย่อมจะเป็นผลดีอีกแบบหนึ่งที่จะมีการก่อให้เกิดกระบวนการปรึกษาหารือระหว่างกันภายในกลุ่มตลอดเวลา

เทคนิควิธีหนึ่งที่ผู้บริหารควรจะใช้อย่างยิ่งก็คือ การจัดให้มีการประชุมเพื่อร่วมการตัดสินใจ ตามวิธีการที่ได้ตกลงกันไว้ และถ้าหากผู้ฝึกหัดได้เรียนรู้สิ่งเหล่านั้นและได้เข้าใจแล้วก็ควรที่หัวหน้า งานจะต้องอนุโลมและปล่อยให้ผู้ฝึกหัดนั้น ๆ มีอำนาจหน้าที่ที่จะทำการตัดสินใจด้วยตัวเองบ้าง แม้แต่การให้ทดลองทำ เพื่อให้เกิดประสบการณ์จากการทำผิดด้วยก็ตาม ก็เป็นสิ่งที่ควรทำ การใช้วิธีการกำกับสอนงานนี้มีข้อดีที่ นอกจากจะเป็นโอกาสให้เรียนรู้แล้ว ยังช่วยให้กระบวนการมอบหมายงาน เกิดผลสมบูรณ์ขึ้นด้วย การทำเช่นนี้จะก่อให้เกิดความมั่นใจกับทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้องกัน ที่จะมีความมั่นใจเชื่อถือระหว่างกันและกัน นอกจากนี้การจัดให้เป็นกลุ่มของคณะกรรมการเพื่อมอบหมายภารกิจบางอย่าง ก็อาจจะเป็นแบบอย่างหรือวิธีหนึ่งของการกำกับสอนงานหรือให้คำแนะนำปรึกษางานพร้อมกันไปด้วย

อย่างไรก็ตาม การพัฒนาการจัดการวิธีนี้ไม่ว่าจะจัดขึ้นในรูปแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ตาม ปัญหาที่อาจมีขึ้นอย่างหนึ่งก็คือ ถ้าหากเวลามีไม่มากพอแล้ว การสอนงานก็จะไม่เกิดผล และผู้ฝึกหัดงานก็จะไม่มีโอกาสได้ทดลองทำ ซึ่งการขัดแย้งกันและการเป็นศัตรูกันก็จะเกิดขึ้น การยอมรับผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าเป็นกลุ่มเป็นพวกก็จะเป็นอุปสรรคไปด้วย Chris Argyris ได้ชี้ให้เห็นว่า วิธีการกำกับสอนงานนี้จะมีส่วนส่งเสริมหรือทำลายแบบของนักบริหาร (Executive Styles) ให้เปลี่ยนแปลงไปได้เช่นกัน ซึ่งควรที่จะต้องระมัดระวังป้องกันอย่างยิ่งนอกจากนี้ยังได้ชี้ให้เห็นว่าระบบทั้งระบบ อาจจะล้มเหลวลง ในกรณีที่เมื่อได้กำกับสอนงานจนบรรลุผลสำเร็จแล้ว แต่มิได้รับรางวัลจากการที่ ได้ช่วยสอนงานให้ดังกล่าว หรืออีกกรณีหนึ่ง คือ อาจมีปัญหาที่ผู้ใต้บังคับบัญชาต่อว่า ว่ามิได้เคยมีโอภาสได้ทดลองทำงานด้วยตนเองแม้แต่ครั้งเดียว(3)

ถึงแม้ว่าจะมีปัญหายุ่งยากบ้างก็ตาม วิธี Coaching และ Counseling ก็เป็นวิธีที่เหมาะสม และใช้กันเป็นส่วนมาก และมักจะได้ผลค่อนข้างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากได้นำไปใช้ควบคู่กับ เทคนิควิธีการอื่น เช่น ใช้ควบคู่กับการหมุนเวียนเปลี่ยนงาน (Job Rotation) โดยให้ผ่านไปหาประสพการณ์ในงานจุดต่างๆ ด้วย ก็จะทำให้มีประสิทธิภาพสูง และได้ผลดียิ่งขึ้น วิธีนี้นับว่าเป็นวิธีที่ได้ประโยชน์อย่างยิ่ง ในแง่ที่จะช่วยให้เกิดความคุ้นเคยกับลักษณะพื้นฐานของงานและถูกต้องตามหลักของการเรียนรู้ที่ได้มีการให้ทดลองทำ อย่างไรก็ตาม การใช้วิธีการนี้หัวหน้างานจะเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญที่สุดที่มีผลต่อความสำเร็จของการพัฒนาการจัดการ

2.  วิธีการถ่ายทอดประสพการณ์ (Transitory, Anticipatory Experiences)

อีกวิธีหนึ่งของการพัฒนาการจัดการก็คือ การจัดให้มีการถ่ายทอดประสพการณ์ กล่าวคือภาย หลังจากที่ได้มีการพิจารณาแล้วว่าบุคคลใดบุคคลหนึ่งควรจะได้รับการเลื่อนชั้นไปเพื่อไปปฏิบัติหน้าที่ ในอีกแห่งหนึ่งแล้ว วิธีการก็จะมีการให้โอกาสที่จะให้คนนั้นได้มีโอกาสทดลองงานเพื่อเป็นการเตรียมตัวสำหรับการรับช่วงงานใหม่อย่างน้อยก็ชั่วระยะเวลาหนึ่งก่อนที่จะมีการเลื่อนขั้นจริง ๆ ทั้งนี้ก็เพื่อ เปิดโอกาสให้ผู้นั้นได้มีโอกาสเรียนรู้เกี่ยวกับงานใหม่และได้มีโอกาสปฏิบัติงานในหน้าที่ที่รับผิดชอบใหม่พร้อมกันไป โดยส่วนใหญ่ยังคงต้องปฏิบัติงานในตำแหน่งเดิมของเขาอยู่เช่นเดิม ตำแหน่งที่จัดขึ้นเพื่อให้มีโอกาสได้ทดลองหาประสพการณ์งานก่อนที่จะเข้าไปรับตำแหน่งจริงๆ  นี้ มีชื่อเรียกแตกต่างกันไปในหน่วยงานต่าง ๆ เช่น อาจจะเรียกเป็น “Assistant to” หรือผู้ช่วย “Understudy” (การศึกษาภายใต้การกำกับดูแล) “Multiple management” (การปฏิบัติงานหลาย ๆ ด้าน) หรือ “management apprenticeships” คือ พนักงานฝึกหัดด้านการจัดการ เป็นต้น

ลักษณะสำคัญของแผนการพัฒนาการจัดการตามวิธีนี้ คือ ก็เพื่อเปิดโอกาสให้บุคคลดังกล่าวที่ อยู่ในข่ายที่จะได้รับตำแหนงใหม่ ให้มีโอกาสได้ทดลองทำงานตำแหน่งใหม่ที่จะได้รับในอนาคตนั้นก่อน เพื่อให้มีประสพการณ์ไว้ล่วงหน้า ในบางครั้งพนักงานผู้ฝึกหัดทดลองทำงานนี้จะเป็นผู้ปฏิบัติงานด้วยตัวเองเป็นบางส่วนด้วย โดยเฉพาะในกรณีที่มีฐานะเป็น assistant to ส่วนกรณีของ multiple management นั้น ก็อาจจะเป็นอีกวิธหนึ่งคือ จะจัดขึ้นเป็นรูปของการตัดสินใจร่วมกันเป็นกลุ่ม เพื่อ ร่วมกันตัดสินใจในปัญหาเดียวกัน และนำมาเปรียบเทียบกันจากกลุ่มต่างๆ เช่นกรณีของการนำเอา ผลการพิจารณตัดสินใจของผู้บริหารหนุ่ม ๆ มาเปรียบเทียบกับการตัดสินใจของผู้บริหารอาวุโสในเรื่องเดียวกัน นอกจากนี้วิธีอื่นที่ใช้กันก็คือ การหาหนทางให้พนักงานผู้บริหารฝึกหัดนั้นได้รับภารกิจหลาย ๆ อย่าง หลาย ๆ ด้าน ซึ่งงานเหล่านั้นมักจะเป็นส่วนประกอบต่าง ๆ ของตำแหน่งงานใหม่อยู่ด้วย ทั้งนี้ก็เพื่อให้เขาได้มีโอกาสฝึกหัดที่จะได้มีประสพการณ์ในทัศนะที่กว้างขึ้น

โดยเหตุที่วิธีถ่ายทอดประสพการณ์นี้ได้มีการจำลองเอางานในตำแหน่งอนาคตที่จะไปสวมอยู่ให้มีโอกาสให้ทดลองทำก่อน จึงย่อมเป็นธรรมดาที่ว่างานที่มอบหมายให้ทดลองนี้จะเป็นงานที่ท้าทายความสามารถ และอีกทั้ง ถ้าหากผู้บังคับบัญชาของพนักงานผู้ฝึกหัด เป็นผู้บริหารที่มีความสามารถมากอยู่แล้ว วิธีนี้ก็ดูเป็นผลที่จะให้ผลสำเร็จสูงมากและเป็นวิธีที่เหมาะสมอย่างยิ่งในการพัฒนาการจัดการ แต่อย่างไรก็ตาม การศึกษาความนิยมของการใช้วิธีนี้ ปรากฏว่า ไม่ค่อยนิยมกระทำมากเท่าที่ควร และมักจะมีการนำมาใช้น้อยกว่าวิธี Coaching and Counseling

3.  แผนพัฒนาตนเอง (Self-Improvement program)

วิธีที่สามของการให้มีประสพการณ์จากงานที่ทำอยู่ก็คือ การให้โอกาสปรับปรุงตัวเองโดยจัดแบบพัฒนาตนเองให้ในขณะที่ยังคงทำงานอยู่ในหน้าที่นั้น ซึ่งผู้บริหารอาจจะใช้เวลาศึกษาหาความรู้ วิชาต่าง ๆ เพิ่มเติมโดยทางไปรษณีย์ หรือศึกษาด้วยตัวเองที่บ้าน เพื่อที่จะเสริมหรือปรับปรุงความรู้ความสามารถเกี่ยวกับงานให้มากขึ้น หรืออาจจะไปร่วมในกลุ่มของสมาคมวิชาชีพที่มีการจัดประชุม หรือสัมมนาในตอนเย็นหรือตอนเที่ยงวัน และอาจจะเข้าไปมีส่วนร่วมเป็นสมาชิกของการประชุมของกลุ่มวิชาชีพต่าง ๆ เป็นประจำ วิธีนี้ดังที่ได้กล่าวมาบ้างว่าเป็นวิธีซึ่งมิใช่เป็นการฝึกหัดในหน้าที่โดยตรงทีเดียว และเป็นวิธีที่อาจพูดได้ว่าเป็นวิธีที่มีลักษณะค่อนไปในทางการพัฒนานอกหน้าที่งานมากกว่า

4. วิธีให้โยกย้ายและสับเปลี่ยนงาน (Transfers and Rotation)

วิธีที่สี่ของการพัฒนาในหน้าที่งานนั้น ผู้บริหารฝึกหัดจะได้รับการโยกย้ายเปลี่ยนไปทำงานในหน้าที่ต่าง ๆ เพื่อที่จะได้มีประสพการณ์ในทางการบริหารกว้างขวางขึ้น หน่วยงานที่มีการพัฒนาแผนงานอาชีพไว้ค่อนข้างดีนั้น มักจะมีการกำหนดเช่นนี้คือ ให้มีการผ่านประสพการณ์ที่ประกอบขึ้นมาจากหลาย ๆ ด้าน และให้มีการโยกย้ายตามแหล่งงานต่าง ๆ ตามลักษณะของภูมิศาสตร์ที่ต่างกัน

ข้อสนับสนุนเกี่ยวกับข้อดีของการให้สับเปลี่ยนหมุนเวียนงานหรือการโยกย้ายงานนั้น ก็คือ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้บริหารมีพื้นฐานที่กว้างขึ้นและเป็นตัวเร่งที่สำคัญที่จะให้โอกาสการเลื่อนชั้นแก่บุคคลที่มีความสามารถจริง ๆ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ทำให้องค์การได้รับความคิดใหม่ ๆ เพิ่มเติมเข้ามา และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของหน่วยงานได้มากขึ้นด้วย อย่างไรก็ตามจากการวิจัยค้นคว้าก็มีคำถามเกี่ยวกับเรื่องนี้เหมือนกันว่า ด้วยเหตุที่ทุก ๆ คนมักจะมีปัญหาความแตกต่างตามลักษณะเฉพาะตัว ซึ่งมักไม่เหมือนกัน ดังนั้น แม้จะมีการใช้วิธีที่สมบูรณ์เหมือนกันก็ตาม ก็จะไม่ช่วยให้แน่ใจว่าจะได้ผลออกมา ในทางดีเสมอ และก็อาจจะโต้แย้งได้อีกว่า แนวทางที่จะพัฒนาให้กลายเป็นผู้บริหารที่เข้าใจเรื่องทั่ว ๆ ไปอย่างกว้าง ๆ (generalists) ก็อาจจะไม่ใช่วิธีที่เหมาะสมที่สุดที่จะนำมาใช้พัฒนานักบริหารเพื่อ สำหรับการทำงานในตำแหน่งที่ซึ่งต้องมีความชำนาญเฉพาะด้านเป็นอย่างดี

วิธีการโยกย้ายไปตามแหล่งงานทางภูมิศาสตร์ นับว่าเป็นวิธีที่ดีและมีประโยชน์อย่างยิ่งถ้าหากว่าลักษณะของงานมีสภาพการณ์ที่แตกต่างกันออกไปตามลักษณะของพื้นที่ที่ต่างกัน ทั้งนี้ก็เพราะว่า การโยกย้ายตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์จะเปิดโอกาสให้บุคคลผู้นั้นมีความคิดใหม่ ๆ และได้พยายามครุ่น คิดที่จะทำงานให้ได้ผล ให้เหมาะสมกับแต่ละสภาพแวดล้อม

วิธีนี้ก็ทำนองเดียวกับวิธีอื่น ที่ผู้บริหารที่เป็นผู้บังคับบัญชาจะเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การใช้วิธีนี้ได้ผลมากน้อยแตกต่างกัน และถ้าหากพิจารณาจากข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการโยกย้าย ก็มีไม่น้อยเช่นเดียวกัน กล่าวคือ มักจะมีปัญหาที่พนักงานมักจะปฏิเสธที่จะถูกย้ายไปที่ใหม่ จึงเป็นปัญหาหนักมากสำหรับในหน่วยงานบางแห่ง

กล่าวโดยสรุป วิธีต่าง ๆ ของการพัฒนาการจัดการเท่าที่ได้กล่าวมาแล้วนั้น เนื่องจากเป็นวิธีการพัฒนาจากการให้มีประสพการณ์ในหน้าที่งาน (On-the-job experiences) ซึ่งเชี่อว่าจะมีข้อดีอย่างยิ่งต่อแผนการพัฒนาการจัดการ แต่อย่างไรก็ตาม เนื่องจากว่าลักษณะของแต่ละคนมักจะแตกต่างกันออกไปในเชิงของการที่จะพัฒนาได้ง่ายหรือยากต่างกัน และเนื่องจากรางวัลผลตอบแทนของแต่ละองค์การมักจะไม่เหมือนกันด้วย ดังนั้นแผนการจัดอบรมหรือพัฒนาโดยใช้ วิธีนอกหน้าที่งาน (Off-the-job development) จึงเป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องนำมาใช้ประกอบหรือเสริมเพื่อที่จะเป็น เครื่องช่วยสนับสนุนให้เกิดความสำเร็จได้ตามที่ประสงค์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในกรณีที่หน่วยงานนั้นๆ ขาดผู้มีประสพการณ์ที่จะทำหน้าที่นี้ตามวิธีของการให้มีประสพการณ์ในหน้าที่งาน และเหตุผลอีก ประการหนึ่งของการพยายามเลี่ยงไม่ใช่วิธีการให้มีประสพการณ์จากหน้าที่งานก็คือ การตระหนักถึงข้อเสียที่สำคัญ ที่วิธีนี้มักจะส่งเสริมหรือทำให้มีทัศนะแคบและยังคงจมอยู่กับความคิดเดิมโดยไม่ สามารถมีความคิดเห็นใหม่ ๆ เข้ามาในองค์การ สิ่งแปลกใหม่หรือความคิดสร้างสรรจึงมักจะไม่เกิดขึ้น