(4)  การออกแบบสอบถาม (questionnaire)

การสัมภาษณ์ วิธีการออกทำการสัมภาษณ์เพื่อหาข้อเท็จจริงเกี่ยวกับงานนั้น  อาจแบ่งชนิดของการสัมภาษณ์ออกเป็นหลายชนิดแตกต่างกันคือ การสัมภาษณ์เฉพาะตัว(กับพนักงานแต่ละคนหรือการสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม (ของหน่วยงานซึ่งมีหลาย ๆ คนที่ทำงานอย่างเดียวกัน)  และการสัมภาษณ์ตัวผู้บังคับบัญชา  ซึ่งอาจเป็นคนเดียวหรือหลายคน  แต่มักจะต้องเป็นผู้ที่รู้มากที่สุดเกี่ยวกับงานที่กำลังทำการวิเคราะห์

สำหรับวิธีการสัมภาษณ์นี้  หากจะให้ถูกต้องและได้ผลนั้น  จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำความเข้าใจกับผู้ถูกสัมภาษณ์  โดยให้มีความเข้าใจอย่างถูกต้องเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์  ก่อนที่จะลงมือทำการสัมภาษณ์  ทั้งนี้เพราะมักจะมีความเข้าใจผิดบ่อยครั้งว่า  การสัมภาษณ์ตามลักษณะดังกล่าวนี้คือ “การประเมินประสิทธิภาพการทำงาน”  ซึ่งหากเข้าใจผิดเช่นนี้แล้ว  ผลเสียที่ตามมาก็คือผู้ถูกสัมภาษณ์ก็จะพยายามหลีกเลี่ยงปกปิดและไม่เต็มใจที่จะให้ข้อมูลตามความเป็นจริง

ตัวอย่าง คำถามหลักที่มักจะต้องใช้  เพื่อการสอบถามและสัมภาษณ์ข้อเท็จจริงนั้น  มักจะมีดังนี้คือ

–            หน้าที่งานหลัก (major duties)  ของตำแหน่งงานที่ท่านทำอยู่คืออะไร? มีงานหลักที่สำคัญ ๆอะไรบ้างที่ต้องทำ?

–           ท่านต้องปฏิบัติในจุดต่างๆ ในที่ใดบ้าง?

–           มีกิจกรรมหรืองานย่อยประการใด ที่ต้องไปร่วมทำบ้าง? และที่เกี่ยวข้องโดยตรงนั้นมีอะไรบ้าง?

–           ความรับผิดชอบอื่น ๆ มีอะไรอีกบ้าง?

การสังเกตการณ์โดยตรง วิธีนี้เหมาะสมอย่างมากเฉพาะสำหรับการวิเคราะห์งานที่มีลักษณะพิเศษ คือสามารถสังเกตเห็นถึงกายภาพของกิจกรรมต่าง ๆ หรือผลงานที่ปรากฎออกมาได้ เช่น งานของช่างเขียนแบบ คนทำความสะอาด หรืองานช่าง เป็นต้น

วิธีการก็คือ  การดำเนินการสำรวจดูการปฏิบัติงานของพนักงานในขณะปฏิบัติงานจนครบถ้วนว่า  ตั้งแต่เริ่มงานจนจบนั้น มีอะไรบ้างที่ต้องทำ (ทั้งนี้โดยอาจทำการบันทึกเวลาของการทำงานต่าง ๆไว้ด้วย)

การใช้บันทึกการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน วิธีนี้พนักงานหรือผู้เกี่ยวข้องกับงานที่จะทำการวิเคราะห์  จะถูกกำหนดให้จัดทำบันทึกรายละเอียดรายการสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องทำตลอดทั้งวัน โดยแบบฟอร์มบันทึกนี้ลักษณะคือ  จะพยายามให้พนักงานเก็บบันทึกข้อมูลของกิจกรรมต่าง ๆ  ที่พนักงานผู้นั้นต้องเกี่ยวข้องและต้องทำ  โดยเก็บบันทึกทุกอย่างเป็นลำดับตามลำดับเวลา ซึ่งรายละเอียดจากข้อมูลที่บันทึกนี้เอง  จะช่วยให้ผู้วิเคราะห์งานสามารถเห็นภาพที่ค่อนข้างสมบูรณ์ของงานทั้งหมด  โดยเฉพาะอย่างยิ่ง  หากได้มีการสัมภาษณ์เพิ่มเติมภายหลังด้วยแล้ว  ความเข้าใจอย่างแจ่มแจ้งในทุกจุดจะยิ่งมีครบถ้วนและสมบูรณ์มากที่สุดทีเดียว