การมอบหมายภารกิจ การบรรจุและการติดตามผลการปฐมนิเทศ

ขั้นตอนสุดท้ายของแผนการจัดปฐมนิเทศก็คือ การมอบหมายภารกิจเกี่ยวกับหน้าที่งานให้กับพนักงานใหม่ ณ จุดนี้ผู้บังคับบัญชาของพนักงานใหม่ย่อมต้องเป็นผู้รับช่วงและดำเนินการตามแผนการปฐมนิเทศต่อไปอีกระยะหนึ่ง แต่ปัญหาจากที่ได้จากการค้นพบอย่างหนึ่งคือ ผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างานมักจะมีงานยุ่งอยู่ตลอดเวลา แม้จะมีความตั้งใจดีที่จะพยายามช่วยปฐมนิเทศในวันแรก ๆ ของการทำงานก็ตาม แต่ก็มักจะต้องมีบัญหาเรื่องมีงานมากจนทำให้ต้องละเลยและมิได้ให้ข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน ที่พนักงานใหม่มักจะต้องการทราบ เพราะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานที่จะทำ สิ่งเหล่านี้มักจะปรากฏเป็นปัญหาอยู่เสมอ วิธีการที่จะให้แน่ใจว่าการปฐมนิเทศได้มีการติดตามกระทำโดยสมบูรณ์ ก็คือ การออกแบบหรือการจัดระบบให้มีข้อมูลย้อนกลับ (feedback system) เพื่อที่จะให้เป็นเครื่องมือที่สามารถติดตามแผนการปฐมนิเทศดังกล่าว (ตัวอย่างแบบปรากฏในรปหน้า 10.2) ซึ่งลักษณะจะเป็นดังนี้คือ พนักงานใหม่จะได้รับการแนะนำว่าให้กรอกแบบฟอร์มนี้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แล้วนำไปหาหัวหน้างานของตน ซึ่งจะช่วยดูให้ และหลังจากนั้นก็จะช่วยให้ข้อมูลเพิ่มเติมในสิ่งที่อาจจะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับพนักงานใหม่นั้น การใช้แบบฟอร์มการตามผลปฐมนิเทศหรือที่เรียกว่า Job Information Form ดังกล่าวนี้ ในที่สุดก็จะให้มีผู้บังคับบัญชาและพนักงานลงนาม อีกวิธีหนึ่งก็คือ การจัดให้มีการนัดพบระหว่างกลุ่มที่ทำการปฐมนิเทศภายในเดือนแรก เพื่อที่จะได้มีการติดตามผลดูว่า พนักงานใหม่ได้ปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมใหม่ได้ดีเพียงใด และเพื่อที่จะได้ประเมินผลการจัดปฐมนิเทศดังกล่าวนี้ด้วย ในที่นี้แบบฟอร์มดังกล่าวจะต้องเข้าใจว่ามิได้มีวัตถุประสงค์เพื่อการทดสอบความรู้ หากแต่จะเป็นเครื่องมือสำคัญในการหวังผลที่จะให้เป็นเครื่องช่วยให้มีการยกระดับคุณภาพในกระบวนการให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น การบรรจุพนักงานนั้น โดยปกติมักจะเป็นเรื่องซึ่งได้กระทำอย่างตรงไปตรงมา กล่าวคือบุคคลที่รับเข้าใหม่นั้น จะถูกมอบหมายไปยังตำแหน่งงานที่เป็นตำแหน่งที่ต้องการจะรับเข้าไปทำงาน ในกรณีที่การคัดเลือกเป็นขั้นตอนงานที่แยกออกจากการมอบหมายภารกิจและหน้าที่งานเช่นนี้ การมอบหมายภารกิจหน้าที่งานมักจะกระทำโดยการส่งตัวผู้นั้นไปยังผู้บังคับบัญชาสุงสุดในหน่วยนั้น ข้อมูลเกี่ยวกับงาน 1.  งานของแผนกที่ฉันสังกัดอยู่คือ——————————————-  งานที่ฉันได้รับมอบหมายคือ———— ส่วนของงานที่สำคัญที่สุดของงานที่ฉันทำอยู่คือ——————————– ———————————————– 11.  ถ้าใช้เครื่องมือใช้อะไร——————————————————-  การเก็บรักษาเครื่องมือต้องทำอย่างไร———————————-   […]

วิธีการจัดโครงการปฐมนิเทศพนักงาน

วิธีการจัดโครงการปฐมนิเทศ (Orientation Program) การจัดโครงการปฐมนิเทศนั้นมีแตกต่างกันออกไป ในบางกรณีลักษณะการจัดอาจจะกระทำอย่างไม่เป็นทางการ โดยจะกระทำด้วยการบอกกล่าวทางวาจาเท่านั้น แต่ในหลายกรณีที่ถูกต้องกว่านั้น คือการมีกำหนดเวลาของโครงการปฐมนิเทศที่แน่นอน รวมตลอดทั้งการมีการจัดการอธิบายด้วยลายลักษณ์อักษรหรือแผนภูมิต่าง ๆ แผนการปฐมนิเทศที่จัดขึ้นอย่างเป็นทางการนั้น ส่วนใหญ่มักจะมีการจัดนำชมให้เห็นถึงสภาพแวดล้อมของหน่วยงานตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ถ้าหากมิได้เป็นการนำชมจริง ๆ อย่างน้อยก็จะมีการฉายภาพประกอบให้เห็นถึงจุดต่าง ๆ ตลอดจนมีแผนภูมิและรูปของบุคคลที่ดำรงตำแหน่งสำคัญที่เกี่ยวข้อง แผนการปฐมนิเทศที่จัดขึ้นอย่างเป็นทางการนั้น ส่วนใหญ่มักจะครอบคลุมถึงหัวข้อต่อไปนี้คือ ก. ประวัติของบริษัทและนโยบายทั่วไปของบริษัท ข. รายละเอียดเรื่องราวที่เกี่ยวกับบริการและสินค้าที่หน่วยงานนั้นขายอยู่ ค. ลักษณะการจัดองค์การของหน่วยงาน ง. ระบบการรักษาความปลอดภัยตลอดจนกฎข้อบังคับและระเบียบต่าง ๆ จ. นโยบายที่เกี่ยวกับบุคคลและวิธีการปฏิบัติทางด้านการบริหารงานบุคคล ฉ. ระบบการจ่ายตอบแทน ผลประโยชน์อื่น ๆ และบริการที่ให้แก่พนักงาน ช. สิ่งที่ต้องทำเป็นประจำวันและระเบียบที่จะต้องปฏิบัติในแต่ละวัน ในการดำเนินการตามข้อต่าง ๆ เหล่านั้น วิธีดำเนินการอาจจะจัดให้แตกต่างออกไป ในบางหน่วยงานได้มีการจัดทำเป็นคู่มือประกอบ แต่วิธีนี้ก็ไม่ได้ผลมากนัก เท่าที่ได้มีการศึกษาเรื่องราวที่เกี่ยวกับการปฐมนิเทศพบว่า การปฐมนิเทศโดยจัดให้มีการแสดงข้อมูลต่าง ๆ ด้วยลายลักษณ์อักษรนั้น ได้ผลไม่ดีเท่ากับมีการบรรยายประกอบก่อนแล้วหลังจากนั้นจึงค่อยแจกจ่ายเอกสารตามในภายหลัง ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะมิให้พนักงานที่เข้ามาใหม่นั้นต้องจมอยู่กับข้อมูลต่าง ๆ ที่มีมากมายจนเกินไป วิธี การจัดโดยกระทำด้วยการบรรยายแล้วจึงค่อยแจกจ่ายเอกสารนั้นจึงเป็นวิธีที่นิยมใช้กันโดยทั่วไป สำหรับแนวทางในการดำเนินการปฐมนิเทศพนักงานนั้น […]

วัตถุประสงค์ของการจัดปฐมนิเทศ

วัตถุประสงค์ของการจัดปฐมนิเทศนั้นอาจสรุปได้ ดังนี้คือ 1.  เพื่อช่วยลดปัญหาที่เกี่ยวกับต้นทุนอันเนื่องจากพนักงานที่เข้าใหม่ กล่าวคือ ถ้าหากพนักงานใหม่มิได้มีความเข้าใจเกี่ยวกับงาน ตลอดจนหน่วยงานและสมาชิกเพื่อนร่วมงานแล้ว ก็ย่อมเป็นปัญหาทำให้เสียเวลาแก่พนักงานใหม่ที่จะต้องค่อย ๆ เรียนรู้ความเป็นไปของสิ่งต่าง ๆ ซึ่ง นั่นก็ย่อมหมายถึงการที่จะต้องเสียต้นทุนโดยไม่จำเป็น สำหรับระยะแรกของพนักงานใหม่ในช่วงของการเริ่มต้นฝึกหัดงาน การจัดปฐมนิเทศที่มีประสิทธิภาพจะสามารถช่วยลดต้นทุนได้ในแง่นี้และช่วยให้พนักงานใหม่สามารถทำงานเข้าสู่มาตรฐานเทียบเท่ากับคนอื่น ๆ ได้รวดเร็วขึ้น 2.  ช่วยลดปัญหาความกังวล และขจัดการแซวของพนักงานเก่า ๆ ถ้าหากพนัก งานใหม่มีความกังวลแล้ว ส่วนใหญ่ผลของการกังวลและกลัวในสิ่งต่าง ๆ มักจะทำให้การปฏิบัติงานล้มเหลวไม่ได้ผลเท่าที่ควร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากพนักงานเก่ามิได้มีความช่วยเหลืออย่างจริงใจ หรือมีมิตรไมตรีที่ดี แต่กลับคอยแหย่หรือก่อกวนหยอกล้อพนักงานใหม่แล้ว ก็ยิ่งจะมีผลทำให้เกิดความกลัวมากยิ่งขึ้น ซึ่งผลเสียก็ย่อมเกิดสำหรับผู้ที่ต้องไปเผชิญกับสภาพแวดล้อมใหม่และเพื่อนร่วมงานใหม่ ดังนั้นผู้บังคับบัญชาจึงควรถือเป็นหน้าที่ที่นอกจากจะต้องช่วยลดความกังวลเพื่อให้เข้าใจ ในสิ่งต่าง ๆ ทั้งข้อมูลที่เกี่ยวกับงานและเพื่อนร่วมงานแล้ว ยังจะต้องคอยดูแลส่งมอบพนักงานใหม่ให้มีการรับเพื่อนใหม่เข้าไปในกลุ่มในลักษณะที่ช่วยเหลือช่วยดูแลระหว่างกัน การปฐมนิเทศพนักงานใหม่จึงเท่ากับเป็นการช่วยเหลือในการขจัดปัญหาเหล่านี้ ตลอดจนสามารถช่วยลดความกังวลที่มีอยู่ได้ 3.  ช่วยลดอัตราพนักงานลาออก ถ้าหากพนักงานมีความเข้าใจตัวเองว่าตัวเองทำงานไม่ค่อยมีประสิทธิภาพมากนัก หรือเป็นที่ไม่พึงปรารถนาแก่เพื่อนร่วมงานหรือหน่วยงานหรือกลายเป็นส่วนเกิน ซึ่งหากมีความรู้สึกขึ้นในทำนองเช่นที่ว่านี้เมื่อใดแล้ว วิธีการแก้ไขของเขาก็คือมักจะคิดลาออก จากการวิเคราะห์ ได้พบสถิติที่แจ้งชัดว่าอัตราลาออกมักจะสูงในช่วงระยะแรกของการเข้าทำงาน และถ้าหากได้จัดการแก้ไขโดยมีการปฐมนิเทศที่มีประสิทธิภาพแล้ว การลาออกในส่วนนี้ก็จะสามารถลดลงได้ ซึ่งย่อมเท่ากับเป็นการช่วยประหยัดต้นทุนไปในตัวด้วย ทั้งนี้เพราะการที่จะรับพนักงานคน ๆ หนึ่งได้นั้นธุรกิจมักจะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการสรรหาและคัดเลือกมาแล้วเป็นจำนวนไม่น้อยทีเดียว อีก ทั้งยังต้องเสียเวลาเพื่อการนั้นด้วย 4.  […]

ความรับผิดชอบในการจัดทำปฐมนิเทศพนักงาน

โดยปกติแล้วการปฐมนิเทศจะมิใช่ความรับผิดชอบของฝ่ายการพนักงานเพียงฝ่ายเดียว และก็มิใช่ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชาในฝ่ายปฏิบัติฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเท่านั้น หากแต่ว่าทั้งสองกลุ่มจะต้องมีการร่วมมือและช่วยเหลือกัน ในเรื่องนี้ โดยทั่วไปแล้ว หน่วยงานที่ทำหน้าที่ด้านบริหารงานบุคคล จะเป็นผู้รับผิดชอบในการประสานกิจกรรมทางด้านปฐมนิเทศในองค์การ รวมตลอดทั้งการเตรียมรวบรวมเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสภาพของการทำงาน การจ่ายเงินเดือนค่าจ้าง ตลอดจนผลประโยชน์ต่าง ๆ นอกเหนือจากนี้ในส่วนอื่น ๆ ที่เป็นส่วนเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานเป็นส่วนมากนั้น ผู้บังคับบัญชาในสายงานมักจะเป็นผู้กระทำ ในส่วน หลังนี้ บทบาทของผู้บังคับบัญชาในหน่วยงานปฏิบัติมักจะมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อแผนการจัดปฐมนิเทศ ทั้งนี้เพราะว่าพนักงานใหม่ทุกคนมักจะมีความสนใจเป็นพิเศษว่านายใหม่ของเขานั้นมีทัศนคติ และอุปนิสัยใจคอเป็นอย่างไร ดังนั้นการได้มีโอกาสสนใจใกล้ชิดตั้งแต่ระยะแรก จึงย่อมจะเป็นผลดีที่จะช่วยให้ความสัมพันธ์ของผู้ที่จะอยู่ร่วมกันนั้นเข้ากันได้อย่างสมบูรณ์ตั้งแต่เริ่มแรก แผนการทำปฐมนิเทศจึงเป็นเรื่องสำคัญ ที่ผู้บริหารงานในสายปฏิบัติจะต้องสละเวลาตามสมควร เพื่อที่จะได้บอกเล่าหรือให้ข้อมูลข้อเท็จจริงกับพนักงานใหม่ในวันแรกของการเข้าทำงานโดยพยายามทำในลักษณะที่เป็นมิตรไมตรีต่อกัน ซึ่งจะช่วยให้การสื่อความและการเรียนรู้ในการทำปฐมนิเทศนั้นสมบูรณ์ยิ่งขึ้น และอีกเรื่องหนึ่งก็คือการที่ต้องแนะนำพนักงานเก่าให้รู้จักกับพนักงานใหม่เพื่อที่จะให้กลุ่มได้มีโอกาส รู้จักสมาชิกที่เข้าใหม่ได้ และรับสมาชิกใหม่เข้าในกลุ่มได้อย่างอบอุ่น

ความสำคัญของการจดปฐมนิเทศพนักงาน

การปฐมนิเทศพนักงาน (Orientation) ความหมาย การปฐมนิเทศหมายถึง “กิจกรรมทางด้านการบริหารงานบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการพยายามแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักหน่วยงาน และให้รู้จักงานในหน้าที่ที่ต้องทำ ตลอดจนผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงาน,, ภายหลังจากที่ได้มีการเสาะหาและคัดเลือกพนักงานได้แล้ว กิจกรรมหรืองานที่ต้องทำในทางการบริหารงานบุคคลขั้นถัดมาก็คือ การที่จะต้องทำการปฐมนิเทศพนักงานใหม่คือเป็นเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับการให้ข้อมูลเพื่อช่วยให้พนักงานได้มีความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้องในระยะเริ่มแรกที่เข้ามาทำงาน แผนงานด้านการจัดทำปฐมนิเทศนี้ ในทางที่ถูก พนักงานใหม่ควรจะได้รับการบอกกล่าวเกี่ยวกับงานที่จะต้องทำ เพื่อที่จะให้เป็นผลสำเร็จต่อองค์การ ตลอดจนจะต้องเข้าใจถึงเรื่องต่าง ๆ ในความ หมายที่กว้างของบริษัทด้วยว่าสินค้าและบริการที่องค์การขายอยู่นั้น เป็นประโยชน์ต่อสังคมอย่างไร และบริษัทได้มีเป้าหมายนโยบายในการดำเนินการค้าอย่างไรในช่วงระยะเวลาที่ทำการปฐมนิเทศนี้ถือว่าเป็นเรื่องสำคัญ ทั้งนี้เพราะว่าถึงแม้ว่าพนักงานจะได้มีความรู้อย่างกว้างขวาง เกี่ยวกับองค์การ และ ข้าใจถึงความสำคัญของงานที่ทำแล้วก็ตาม ก็นับว่ายังคงเป็นเรื่องที่จำเป็นอยู่ที่จะต้องให้มีกระบวนการนี้ขึ้น เพื่อที่จะได้ดำเนินการให้ข้อมูลโดยครบถ้วน ถึงจะช่วยให้พนักงานใหม่ได้เข้าใจแจ่มแจ้งชัดเจนยิ่งขั้น วิธีการปฐมนิเทศนี้ อาจมีการกระทำแตกต่างกัน การที่จะทำให้ได้ผลเพียงใดนั้นย่อมอยู่ที่ความเข้าใจเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และปัญหาที่ต้องมีการทำปฐมนิเทศ ซึ่งหากได้เข้าใจดังกล่าวแล้ว ก็จะช่วยให้มีโอกาสกระทำได้ถูกต้อง โดยมีการให้ข้อมูลที่เกี่ยวกับบริษัทและข้อมูลที่เป็นข้อมูลที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับพนักงานใหม่ ข้อมูลชนิดต่าง ๆ ที่พนักงานใหม่ควรจะได้รับนั้น ย่อมแตกต่างกันไปตามหน้าที่งานของแต่ละคน แต่ก็มีส่วนหนึ่งที่เป็นส่วนสำคัญที่เป็นเรื่องซึ่งพนักงานจะต้องทราบ หรือได้รับทราบในทันทีเหมือนกัน เช่นเกี่ยวกับชั่วโมงการทำงาน การจ่ายผลตอบแทน ตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ และเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติหน้าที่ในหน่วยงาน ซึ่งมักจะต้องให้ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับกฎระเบียบ ต่าง ๆ และการรักษาความปลอดภัย ทั้งนี้เพื่อที่จะช่วยป้องกันมิให้เกิดการผิดพลาด หรือเกิดอุบัติเหตุ หรือเลินเล่อในเรื่องสำคัญบางอย่าง หลังจากที่ให้ข้อมูลสำคัญไว้ครบถ้วนแล้ว ต่อจากนั้นจึงค่อยหาโอกาสที่จะให้ข้อมูลที่มีความสำคัญลำดับรองลงมา เหตุที่ถือว่าการปฐมนิเทศเป็นสิ่งจำเป็นนั้น สาเหตุก็เพราะว่าโดยปกติแล้วองค์การทุกแห่งย่อมเป็นสภาพที่ทำงานแห่งใหม่ของพนักงาน […]