การวิเคราะห์งาน(Job Analysis)

การวิเคราะห์งาน หมายถึง  กระบวนการกำหนดลักษณะขอบเขตของงานต่าง ๆ (The nature of a specific job) ทั้งนี้โดยมีการสำรวจและศึกษา เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ผู้ทำงานจำต้องมีอยู่อย่างครบถ้วน คือ ทั้งในแง่ความชำนาญที่ต้องการ (skills), ความรู้ที่ต้องใช้ (knowledges) ความสามารถที่ต้องมี (abilities) และความรับผิดชอบที่ต้องมีอยู่ (responsibilities) ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจนสำเร็จผลลงได้  และข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้ที่วิเคราะห์ขึ้นมาสำหรับแต่ละงาน  ในที่สุดก็จะชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างระหว่างงานต่าง ๆ ด้วย

สำหรับขอบเขตความหมายของคำว่า วิเคราะห์งาน  ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้นั้น ได้มีการใช้กับการศึกษางานเพื่อวัตถุประสงค์แง่ต่าง ๆ กัน เพื่องานทางด้านบริหารงานบุคคล กล่าวคือ เพื่อสำหรับการคัดเลือกพนักงาน การประเมินค่างาน การกำหนดค่าจ้าง การอบรม การป้องกันอุบัติเหตุและอื่น ๆ

นอกจากนี้ในบางครั้ง ยังหมายรวมไปถึง การศึกษารายละเอียดของงานในเชิงปริมาณต่าง ๆ ในแง่ของการศึกษาเกี่ยวกับเวลาและการเคลื่อนไหวในการทำงาน (Time&motion Study) เพื่อการปรับปรุงวิธีทำงานและการจัดงานต่าง ๆของนักวิศวกรรมอุตสาหการด้วย

กล่าวโดยสรุป การวิเคราะห์งานเป็นวิธีการอย่างหนึ่งที่กระทำขึ้นเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวกับงาน ทั้งในแง่ของ

ก.  รายละเอียดเนื้อหาของงาน (Job entails) และ

ข.  ชนิดของบุคคล(พิจารณาในเชิงของความชำนาญ ประสบการณ์, ที่จำเป็นเพื่อการทำงานนั้น ๆ)

ข้อมูลต่างๆ ที่ได้จากการวิเคราะห์งานนั้น จะมีการบันทึกในแบบฟอร์ม 2 ชนิด  ที่จะกลายเป็นหลักฐานสำคัญเพื่อการใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงานทางด้านวิชาการบริหารงานบุคคลด้านต่างๆ แบบฟอร์มเอกสารบันทึกอันแรกคือ คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และอีกอันหนึ่งคือ คุณลักษณะของพนักงานที่ต้องการ (Job Specification)

การวิเคราะห์งานเมื่อทำเสร็จครบถ้วนแล้ว  จะเอื้ออำนวยให้ได้ความจริงเกี่ยวกับข้อมูลต่างๆ ที่เป็นสิ่งจำเป็นและเป็นเนื้อหาสาระสำคัญของงานนั้น ๆ  ซึ่งจะช่วยให้ได้ข้อมูลพื้นฐานที่ใช้  จัดทำคำบรรยายลักษณะงาน (Job description) และคุณสมบัติของบุคคลที่จำเป็นสำหรับงาน (Job specifications)

ในการจัดทำวิเคราะห์งานนั้น  สิ่งที่บันทึกออกมาเป็นคำบรรยายลักษณะงานและคุณสมบัติของพนักงานที่ต้องการนั้น ส่วนประกอบและเนื้อหาของข้อมูลที่บันทึกหรือเขียนขึ้นมานั้น  อาจจะแตกต่างกันไปในองค์การแต่ละแห่ง  และโดยเฉพาะที่เป็นปัญหามากที่สุดก็คือ  การไม่สามารถเขียนแยกมาให้ชัดเป็นข้อมูล 2 แบบที่ต่างกัน  และมักจะสับสนจนแยกกันไม่ออก ซึ่งนับว่าจะเป็นอุปสรรคสำคัญและยากที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในวัตถุประสงค์ที่ต่างกัน  จึงเป็นเรื่องที่พึงต้องเข้าใจให้ถูกต้องชัดเจนว่าในเรื่อง “คำบรรยายลักษณะงาน” วัตถุประสงค์คือการมุ่งที่จะให้ได้เรื่องราวที่เกี่ยวกับงาน คือ ตำแหน่งงาน ส่วนประกอบเนื้อหาของงานโดยย่อและภารกิจหน้าที่งานต่าง ๆ ที่ต้องทำ แต่ในอีกแง่มุมหนึ่งคือ  ข้อมูลต่าง ๆที่เกี่ยวกับคุณสมบัติและคุณลักษณะของตัวพนักงานที่จำเป็นต้องมีสำหรับมาทำงานนั้น ๆ แล้ว จะหมายถึง “คุณลักษณะของพนักงานที่ต้องการ”