บุคคลที่เป็นผู้รับผิดชอบในการตัดสินใจเกี่ยวกับการคัดเลือก จำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลอย่างพร้อม เพรียงที่จะใช้ประกอบในการตัดสินใจในเรื่องนี้ ข้อมูลที่เกี่ยวกับงานที่จะบรรจุ ตลอดจนจำนวนของตำแหน่งงานที่จะเปิดรับ รวมทั้งข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการพิจารณาจะต้องมีการจัดเตรียมไว้ พร้อมบ่อยครั้งข้อมูลต่าง ๆ มักจะไม่สมบูรณ์หรือไม่ถูกต้อง ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหาในภายหลัง วิธีที่ถูกต้องจึงจำเป็นต้องได้มีการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจให้ครบถ้วนมากที่สุด ข้อมูลที่สำคัญมากที่สุดอย่างหนึ่งที่เป็นพื้นฐานของการคัดเลือกก็คือ คุณสมบัติของคนที่ต้องการตามความจำเป็นของงาน (Job Specification) โดยปกติผู้บริหารในจุดต่าง ๆ ที่เป็นผู้ใช้คนนั้น มักมีความคุ้นเคยกับคุณสมบัติที่จำเป็นของคนที่จะมาทำงาน ทั้งในแง่ของความชำนาญตลอดจนความ เหมาะสมทางร่างกาย คุณลักษณะอุปนิสัยหรือปัจจัยอื่น ๆ อยู่แล้ว ดังนั้น ในการคัดเลือกจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้ที่ดำเนินการสัมภาษณ์หรือเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งในฝ่ายการพนักงานก็ตามที่จะต้องเข้าไปฺเกี่ยวข้องกับการคัดเลือก และเป็นผู้ประสานในการคัดเลือกที่จะต้องทำการศึกษารายละเอียดของคุณสมบัติที่จำเป็นและต้องการนั้นให้เป็นที่เข้าใจอย่างแจ้งชัด เพื่อที่จะได้นำมาเป็นพื้นฐานของข้อมูลในการดำเนินการคัดเลือกในขั้นตอนแรก ๆ ได้อย่างสมบูรณ์ โอกาสที่จะมีการคัดเลือกพนักงานจะมีได้มากน้อยเพียงใด ย่อมขึ้นอยู่กับว่าจำนวนของผู้สมัคร ที่เข้ามานั้นส่วนใหญ่มีคุณสมบัติที่เหมาะสมเป็นส่วนมากหรือไม่ ถ้าหากจำนวนของผู้สมัครมีน้อย ก็จะเป็นปัญหาที่การเสาะหาพนักงานที่ต้องการจะทำได้ลำบาก ความสามารถในการคัดเลือกได้ถูกต้อง ก็จะมีโอกาสน้อยลง ในการพิจารณาถึงโอกาสที่จะมีทางเลือกได้มากหรือน้อยนั้น ในทางปฏิบัติมักจะพูดกันในความของ “อัตราส่วนของการคัดเลือก” (Selection Ratio) ซึ่งหมายถึงอัตราส่วนของจำนวนผู้สมัครที่จะทำการคัคเลือกออกมาต่อจำนวนรวมของผู้สมัครทั้งหมด ถ้า Ratio เป็น .10 หมายความว่า จะต้องมีการคัดเลือกพนักงาน 10 เปอร์เซ็นต์ จากจำนวนทั้งหมด ถ้า […]