การใช้อาณาเขตและสภาพแวดล้อมเพื่ออำนวยความสะดวกด้านสื่อสาร

มีวิธีการอีกมากมายที่สามารถใช้ความรู้สึกเกี่ยวกับอาณาเขตและสภาพแวดล้อม เพื่อช่วยให้การสื่อสารแบบสัมพันธภาพสะดวกขึ้น ตัวอย่างเช่น การจัดการประชุมในสถานที่ ๆ จูงใจให้สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกสบายและมีความสำคัญ ย่อมเป็นวิธีที่ดีที่สุดเสมอ ถ้าสมาชิกทั้งหลายมีความสุขกับสภาพแวดล้อม เขาย่อมจะมีความตั้งใจสูงขึ้น ที่จะดำเนินกิจกรรมและทำงานได้ดีสมค่าของสภาพที่จัดตั้งสถานที่ประชุมควรจะจัดในสถานที่ ๆ เป็นกลาง เพื่อจะได้ไม่มีปัญหาของอาณาเขตไปคุกคามบุคคลที่กำลังประชุมอยู่ในอีกที่หนึ่ง สุดท้ายที่นั่งประชุมซึ่งเคลื่อนที่ได้ จะมีส่วนจูงใจให้สมาชิกสร้างอาณาเขตส่วนตัว ที่ไม่เกาะติดอยู่กับที่เดิม และจัดสถานที่ให้เหมาะสม

ถ้าผู้บังคับบัญชาต้องการสร้างความสนิทชิดเชื้อเชิง ๆ สัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาเพิ่มมากขึ้น ถ้าจัดการพบปะกันตัวต่อตัวในสำนักงานของผู้ใต้บังคับบัญชา หรือในสถานที่กลาง ๆ จะเป็นการช่วยเหลือได้มาก นอกจากนี้ผู้บังคับบัญชาควรจะใช้ภาษาร่างกายที่เหมาะสมในระหว่างการสนทนาอีกด้วย การยืนคํ้าหรือชะโงกเหนือบางคนที่นั่งอยู่อาจจะเป็นการแสดงอำนาจและการคุกคามซึ่งจะสร้างความไม่สบายใจให้บุคคลที่นั่งอยู่ได้อีกประการหนึ่ง การยืนพิงไปข้างหลังและทำตนในลักษณะเป็นกันเองเกินไป สามารถสื่อให้ทราบถึงความรู้สึกของการทำตนเหนือผู้อื่น และย่อมก่อให้เกิดปฏิกิริยาโต้ตอบทางลบ ในฝ่ายของผู้ใต้บังคับบัญชา

วิธีที่ท่านจัดเครื่องเรือนในสำนักงานของท่าน สื่อให้ทราบถึงระคับ ความเป็นทางการที่ท่านปรารถนาที่จะรักษาไว้ในการปฏิสัมพันธ์กับแขกผู้มาเยี่ยม ถ้าเก้าอี้ตั้งอยู่หลังโต๊ะท่าน ก็เป็นเครื่องกั้นระหว่างท่าน และแขกของท่าน ก็ทำให้เกิดการปฏิสัมพันธ์ที่เป็นทางการและสัมพันธ์ ระยะสั้น ๆ ไปด้วย เก้าอี้ที่ตั้งใกล้กับแขกโดยไม่มีโต๊ะเป็นเครื่องกีดขวาง ย่อมสร้างบรรยากาศที่สบาย ๆ และเป็นกันเองได้มากกว่าเดิม ย่อมจะส่งเสริมให้มีการปฏิสัมพันธ์ที่เปิดเผยมาก และเป็นการสนทนาที่ยาวนานขึ้น

สถานที่ส่วนตัว

อีกแง่มุมหนึ่งของสถานที่ซึ่งเราใช้สื่อความหมายกับบุคคลอื่น ๆ คือ บริเวณอากาศรอบ ๆ ตัวเราเป็นส่วนตัว เรามักสรุปเอาว่า บริเวณอากาศนี้เป็นอาณาเขตส่วนตัวของเรา เสมือนว่าเป็นฟองอากาศที่เป็นส่วนตัว เรารู้สึกในความเป็นเจ้าของที่ถูกต้องในบริเวณนี้ และห้ามมิให้ผู้อื่นเข้ามาใกล้ นอกจากเขาจะได้รับเชิญ มิติของฟองอากาศส่วนตัวที่แท้จริงเหล่านี้ มีลักษณะแตกต่างกันในแต่ละวัฒนธรรม และแต่ละลักษณะของบุคลิกภาพ แต่ข้อสรุปบางอย่างสามารถใช้เป็นประโยชน์ที่จะช่วยเราให้รับและส่งสารได้ชัดเจนขึ้นโดยอาศัยสื่อกลางเหล่านี้ มีกี่ครั้งที่ท่านนั่งใกล้กับบุคคลแปลกหน้าบนเครื่องบิน หรือในโรงภาพยนตร์ และต่างก็ควานหาที่วางแขนระหว่างตัวท่านทั้งสอง และเพราะว่าการแตะเนื้อต้องตัวกัน ถือเป็นการลํ้าเขตแดนส่วนตัวของบุคคลในวัฒนธรรมของเรา ฉะนั้น บุคคลที่มีลักษณะก้าวร้าวมาก ๆ ซึ่งเป็นผู้ไม่เกรงกลัวต่อการแตะต้องเนื้อตัวของผู้อื่นได้ ก็มักจะเป็นผู้ช่วงชิงอาณาเขตนั้นเป็นของตนได้

สถานที่ระหว่างบุคคล

งานค้นคว้าวิจัยด้านการใช้เขตใกล้ไกลได้เปิดเผยให้ทราบว่า นักธุรกิจ อเมริกันที่อยู่ในวัยผู้ใหญ่ มักจะมีระยะห่างไกลของการปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน อยู่ ๔ เขตแดน ซึ่งจะได้อธิบายต่อไป และได้สาธิตไว้ในภาพ ๑๑-๑

๑. เขตแดนกันเอง (Intimate Zone) เริ่มตั้งแต่ชิดร่างกายจนถึงห่างไป ๒ ฟุต

๒. เขตแดนส่วนตัว (Personal Zone) มีระยะช่วงห่างตั้งแต่ ๒-๔ ฟุต

๓. เขตแดนสังคม (Social Zone) มีระยะไกลตั้งแต่ ๔ ฟุต-๑๒ ฟุต

๔. เขตแดนส่วนกลาง (Public Zone) ยืดจาก ๑๒ ฟุต จนไกลที่สุดเท่าที่ สามารถเห็นและได้ยินได้

คนเราไม่จำเป็นต้องจริงจังกับความสำคัญของการรักษาระดับช่วงความห่างไกล จนกว่าเมื่อเกิดมีการลํ้าแดนกันขึ้น ซึ่งสามารถเป็นเหตุให้เกิดความเครียดเพิ่มมากขึ้น ๆ จนถึงขั้นความไม่ไว้วางใจกันได้อย่างง่ายดาย

ท่านจะมีความรู้สึกอย่างไร เกี่ยวกับบุคคลที่เคลื่อนเข้ามาในเขตแดนต่าง ๆ เหล่านี้นั้น ย่อมขึ้นอยู่กับว่าบุคคลเหล่านั้นเป็นใคร ท่านอาจจะรู้สึกไม่สบายใจและเคียดแค้น ถ้ามีสมาชิกที่ร่วมธุรกิจกันผู้หนึ่งเข้ามาในเขตแดนใกล้ชิดหรือเขตแดนส่วนตัวของท่านในขณะที่สนทนากัน อย่างไรก็ตาม ถ้าบุคคลผู้นั้นเป็นคู่สมรสของท่าน ท่านอาจจะมีความรู้สึกดีทีเดียว ถึงแม้เขาหรือเธอผู้นั้นจะใกลชิดถึงขั้นจับเนื้อต้องตัวท่านก็ได้ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารและผู้ใต้บังคับบัญชามักจะเริ่มต้นในเขตแดนสังคม ที่ห่างกันประมาณ ๔-๑๒ ฟุต แม้ว่าทั้งสองฝ่ายมักจะเคลื่อนเข้าสู่เขตแดนส่วนตัวเป็นบางครั้ง หลังจากที่ได้สร้างพันธะไว้วางใจต่อกันแล้ว

มนุษย์เรานั้น สามารถจำแนกได้เป็น ๒ ประเภทกว้าง ๆ ในด้านความใกล้ชิด-เข้าถึงตัวและไม่เข้าถึงตัว ตามความคิดเห็นของเอดเวิร์ด ฮอลล์ (Edward Hall) คือ ชาวอเมริกันและชาวยุโรปทางเหนือ จัดอยู่ในกลุ่มประเภท ไม่เข้าถึงตัว ซึ่งจะมีการแตะเนื้อต้องตัวกันได้น้อยมาก ขณะที่กำลังสื่อสาร สัมพันธ์กัน ในทางตรงข้ามชาวอาหรับแม้กลุ่มชาวละดินทั้งหลาย โดยปกติจะใช้การจับต้องกันมากในขณะที่สนทนากัน นอกจากนี้ แม้ว่าชาวอเมริกัน โดยทั่วไปถูกมองว่า อยู่ในกลุ่มไม่เข้าถึงตัว แต่ก็ปรากฏว่ามีชาวอเมริกัน จำนวนมาก ก็เป็นบุคคลประเภท “เข้าถึงตัว” อย่างเด่นชัด

เมื่อลักษณะพฤติกรรม ๒ ประเภทนี้พบกัน การปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน และกัน มักจะจบลงด้วยการแตกแยกกัน คนที่อยู่ในประเภทเข้าถึงตัว ก็มักเคลื่อนเข้าไปใกล้อีกฝ่ายหนึ่งโดยไม่ทันรู้ตัว หรือจับต้องคนประเภท ไม่เข้าถึงตัว การกระทำเช่นนี้ย่อมนำไปสู่สภาพความไม่พอใจ ความเครียด ขาดความเชื่อถือ และเกิดความเข้าใจผิดระหว่างทั้งสองฝ่าย ตัวอย่างที่มักใช้ทั่ว ๆ ไป ได้แก่ กรณีการปฏิสัมพันธ์ในงานเลี้ยงค็อกเทลระหว่างนักธุรกิจที่เป็นชาวอเมริกันภาคเหนือและอเมริกันภาคใต้ สำหรับชาวอเมริกันภาคใต้ เขตแดนที่เหมาะสมที่ใช้ปฏิสัมพันธ์กัน คือเขตแดนส่วนตัวจนถึงแดนใกล้ชิด และมักมีการจับต้องตัวบ่อย ๆ ในการแสดงความคิดเห็นสำหรับชาวอเมริกันภาคเหนือจะต้องลดระยะห่างระหว่างกันลงอีกครึ่งหนึ่ง ในการจับต้องกัน เพื่อให้เกิดความสบายใจในเขตแดนสังคม ชาวอเมริกันภาคใต้จะเคลื่อนตัวเข้าใกล้ชิดมากขึ้น และอเมริกันภาคเหนือจะถอยหสังออก มีลักษณะคล้ายการเต้นกลับไปมาในแต่ละเขตแดน จนกระทั่งทั้งสองฝ่ายต่างก็เลิกสัมพันธ์กัน ด้วยสาเหตุของพฤติกรรม “เย็นชา” หรือ “เร่งรัด”

บุคคลประเภทเข้าถึงตัว และไม่เข้าถึงตัวนี้ มักมีความคิดขัดแย้ง

กันและกัน ด้วยเหตุผลของพฤติกรรมในเขตแดนใกล้ชิดตัวของกันและกัน เพียงประการเดียว บุคคลประเภทไม่เข้าถึงตัวจะถูกบุคคลประเภทเข้าถึงตัว มองว่า เป็นคนขี้อาย เยือกเย็น และไม่สุภาพ ในทางตรงข้ามบุคคล ประเภทไม่เข้าถึงตัว ย่อมจะมองบุคคลที่เข้าถึงตัวว่าเป็นคนเร่งรัด ก้าวร้าว และไม่สุภาพ บ่อยครั้งคนเรามักเกิดความสับสนจากการปฏิสัมพันธ์กับบุคคลอื่นที่แสดงพฤติกรรมแบบใกล้ไกลแตกต่างกัน เมื่อเกิดมีการลํ้าแดน ที่กำหนดความใกล้ไกล มนุษย์เราย่อมเกิดความรู้สึกว่ามีอะไรไม่ถูกต้อง แต่อาจจะไม่สามารถบ่งชี้สาเหตุอย่างตรงไปตรงมาได้ ส่วนมากจะให้ความสนใจที่บุคคลอื่นและสนใจว่า ทำไมบุคคลอื่นจึงไม่ประพฤติปฏิบัติ ด้วยมารยาทที่ “เหมาะสม” หรืออาจจะมุ่งความสนใจที่ตัวของท่านเอง ซึ่งเป็นเหตุให้ท่านต้องกลายเป็นคนที่มีจิตสำนึกในตนเอง ไม่ว่าจะในกรณีใดก็ตาม ความสนใจจะเปลี่ยนไปที่พฤติกรรมของการจัดการกันและกันของทั้ง ๒ ฝ่าย และละความสนใจจากสิ่งที่สนทนาอยู่ขณะนั้น ซึ่งส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพของการลื่อสาร