บุคคลที่เป็นผู้รับผิดชอบในการตัดสินใจเกี่ยวกับการคัดเลือก จำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลอย่างพร้อม เพรียงที่จะใช้ประกอบในการตัดสินใจในเรื่องนี้ ข้อมูลที่เกี่ยวกับงานที่จะบรรจุ ตลอดจนจำนวนของตำแหน่งงานที่จะเปิดรับ รวมทั้งข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการพิจารณาจะต้องมีการจัดเตรียมไว้ พร้อมบ่อยครั้งข้อมูลต่าง ๆ มักจะไม่สมบูรณ์หรือไม่ถูกต้อง ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหาในภายหลัง วิธีที่ถูกต้องจึงจำเป็นต้องได้มีการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจให้ครบถ้วนมากที่สุด

ข้อมูลที่สำคัญมากที่สุดอย่างหนึ่งที่เป็นพื้นฐานของการคัดเลือกก็คือ คุณสมบัติของคนที่ต้องการตามความจำเป็นของงาน (Job Specification) โดยปกติผู้บริหารในจุดต่าง ๆ ที่เป็นผู้ใช้คนนั้น มักมีความคุ้นเคยกับคุณสมบัติที่จำเป็นของคนที่จะมาทำงาน ทั้งในแง่ของความชำนาญตลอดจนความ เหมาะสมทางร่างกาย คุณลักษณะอุปนิสัยหรือปัจจัยอื่น ๆ อยู่แล้ว ดังนั้น ในการคัดเลือกจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้ที่ดำเนินการสัมภาษณ์หรือเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งในฝ่ายการพนักงานก็ตามที่จะต้องเข้าไปฺเกี่ยวข้องกับการคัดเลือก และเป็นผู้ประสานในการคัดเลือกที่จะต้องทำการศึกษารายละเอียดของคุณสมบัติที่จำเป็นและต้องการนั้นให้เป็นที่เข้าใจอย่างแจ้งชัด เพื่อที่จะได้นำมาเป็นพื้นฐานของข้อมูลในการดำเนินการคัดเลือกในขั้นตอนแรก ๆ ได้อย่างสมบูรณ์

โอกาสที่จะมีการคัดเลือกพนักงานจะมีได้มากน้อยเพียงใด ย่อมขึ้นอยู่กับว่าจำนวนของผู้สมัคร ที่เข้ามานั้นส่วนใหญ่มีคุณสมบัติที่เหมาะสมเป็นส่วนมากหรือไม่ ถ้าหากจำนวนของผู้สมัครมีน้อย ก็จะเป็นปัญหาที่การเสาะหาพนักงานที่ต้องการจะทำได้ลำบาก ความสามารถในการคัดเลือกได้ถูกต้อง ก็จะมีโอกาสน้อยลง ในการพิจารณาถึงโอกาสที่จะมีทางเลือกได้มากหรือน้อยนั้น ในทางปฏิบัติมักจะพูดกันในความของ “อัตราส่วนของการคัดเลือก” (Selection Ratio) ซึ่งหมายถึงอัตราส่วนของจำนวนผู้สมัครที่จะทำการคัคเลือกออกมาต่อจำนวนรวมของผู้สมัครทั้งหมด ถ้า Ratio เป็น .10 หมายความว่า จะต้องมีการคัดเลือกพนักงาน 10 เปอร์เซ็นต์ จากจำนวนทั้งหมด ถ้า Ratio เป็น .90 ก็หมาย ความว่าจะต้องมีการคัดเลือก 90 เปอร์เซ็นต์ จากจำนวนผู้สมัครทั้งหมด ตามความหมายดังกล่าว หาก Ratio เป็นจำนวนตํ่าก็ย่อมแสดงว่า เฉพาะผู้สมัครจำนวนหนึ่งที่เป็นจำนวนน้อยจะได้รับการจ้าง แต่ถ้าหาก Ratio ปรากฏเป็นจำนวนสูง ก็ย่อมหมายความว่าโอกาสในการคัดเลือกนั้นมีน้อย

ข้อมูลเกี่ยวกับตัวผู้สมัคร โดยปกตินายจ้างหรือองค์การมักจะต้องการมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครให้มากที่สุด เพื่อจะได้ทราบว่าผู้สมัครมีความสามารถประการใดบ้าง ซึ่งในแง่หนึ่งอาจจะดูได้จากข้อมูลพื้นฐานของผู้นั้น ซึ่งหมายถึงความรู้ตลอดจนความชำนาญ ทัศนคติของศักยภาพที่จำเป็น และที่สามารถรับความรู้หรือความชำนาญใหม่ ๆได้ ในอีกแง่หนึ่งคือปัจจัยภายใน ซึ่งหมายถึงแรงจูงใจ ความสนใจ ตลอดจนลักษณะอุปนิสัยท่าทาง ข้อมูลทั้ง 2 ประการ ทั้งที่เป็นลักษณะภายในและที่ เป็นข้อมูลพื้นฐานดังกล่าว นับว่าเป็นสิ่งจำเป็นที่จะชี้ให้เห็นว่า บุคคลนั้นมีความสามารถทั่วไปอย่างไร และมีพื้นฐานที่ดีอะไรบ้าง ดังนั้นงานที่ต้องทำจึงเป็นเรื่องของการต้องพยายามหาหนทางให้ได้ ข้อมูลเกี่ยวกับตัวผู้สมัครให้มากที่สุด โดยเฉพาะให้เป็นข้อมูลที่เชื่อถือได้และมีความถูกต้อง

ความหมายของข้อมูลที่เชื่อถือได้ ความเชื่อถือได้ดังกล่าวหมายถึงสิ่งซึ่งผู้ทำการสัม ภาษณ์ ที่ได้มาจากการสัมภาษณ์หรือการทดสอบ หรือด้วยเครื่องมมือของการคัดเลือกนั้น ๆ ที่เมื่อได้ ดำเนินการมาหลาย ๆ ทางแล้ว สามารถตรวจสอบได้ว่าข้อมูลนั้นได้พิสูจน์ให้เห็นตรงกันได้ เช่น การสัมภาษณ์ในหลาย ๆ ครั้ง ต่างเวลากัน ถ้าหากผลที่ได้มาเหมือนกันก็ย่อมแสดงว่าข้อมูลนั้นเชื่อถือได้ ทำนองเดียวกันกับการใช้วิธีทดสอบทางจิตวิทยาซึ่งแม้จะนำมาทดสอบในเวลาต่างกัน ถ้าหากผลที่ออกมาตรงกัน ก็ย่อมที่จะเป็นข้อมูลที่เชื่อถือได้

ข้อมูลที่มีความถูกต้อง หมายความว่า นอกเหนือจากข้อมูลที่เชื่อถือได้แล้ว ความถูกต้องก็จะต้องมีการติดตามพิสูจน์ต่อไปว่า ข้อมูลที่เราได้จัดทำมานั้นในระยะยาวได้ช่วยให้เห็นถึงข้อเท็จจริง ตามที่คาดการณ์ไว้หรือไม่ เช่นการติดตามดูว่าพนักงานนั้นมีความสำเร็จหรือล้มเหลวในงานที่เราคัดเลือกเข้ามาเป็นต้น การที่จะทดสอบข้อมูลว่าถูกต้องเพียงใดนั้น จำเป็นที่จะได้รับข้อมูลจากผู้ทำการ สัมภาษณ์ ผู้ทดสอบ หรือที่ได้กระทำการคัดเลือกโดยวิธีอื่น เพื่อที่จะนำมาพิจารณาสัมพันธ์กับการปฏิบัติงานที่แท้จริงของพนักงานคนนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งมักจะมีการอิงหรือโยงกันกับเกณฑ์ตัวใดตัวหนึ่ง เช่น จำนวนผลผลิตที่ได้บันทึกไว้หรือจากการประเมินของผู้บังคับบัญชาหรือการวัดความสำเร็จอื่น ๆ ที่เหมาะสมกับงานแต่ละชนิด ตัวอย่างเช่นในงานด้านการขาย จะเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทำการติดตามวัดดูยอดขายที่ทำได้ ทำนองเดียวกับงานด้านการผลิต การติดตามทั้งปริมาณและคุณภาพของ ผลผลิตก็จะเป็นเกณฑ์ที่เหมาะสมในการวัดงาน