เพื่อที่จะมีวิธีทราบถึงความต้องการทางด้านการฝึกอบรมอย่างเป็นระเบียบแบบแผน McGehee and Thayer ได้ให้ข้อแนะนำ ถึงแนวทางวิธีวิเคราะห์ความต้องการในการฝึกอบรมใน 3 แง่มุม ซึ่งจะให้สามารถวิเคราะห์ถึงความจำเป็นที่จะต้องฝึกอบรมขององค์การ การวิเคราะห์ทั้ง 3 แง่มุมดังกล่าวคือ

1.  ให้ทำการพิจารณากำหนดว่า ณ จุดใดภายในองค์การที่สมควรต้องจัดโครงการฝึกอบรมเสริมเข้าไปหรือบรรจุเข้าไปเป็นแผนงาน

2.  ให้พิจารณาว่าแผนการฝึกอบรมควรจะมีเนื้อหาอะไรบรรจุอยู่บ้าง ซึ่งนั่นก็คือโดยวิธีการศึกษา โดยยึดถือการวิเคราะห์จากงานต่าง ๆ ตลอดจนหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง และ

3.  พิจารณากำหนดชนิดของความชำนาญ ความรู้ หรือทัศนคติที่จำเป็นที่จะต้องมีสำหรับพนักงานแต่ละคนที่จะต้องพัฒนาให้มีขึ้น หากสิ่งเหล่านั้นเป็นสิ่งจำเป็นที่จะช่วยให้บุคคลดังกล่าว สามารถปฏิบัติงานหรือหน้าที่งานนั้น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ (1)

(1) William McGehee and Paul W. Thayer, Training in Business and Industry (New York: John Wiley & Sons, Inc., 1961) pp.10-11

ตัวเกณฑ์ที่จะชี้และช่วยในการกำหนดว่าจุดใดเป็นจุดที่มีความต้องการที่จะต้องทำการฝึกอบรมนั้น อาจจะประกอบด้วยต้นทุนทางอ้อมและต้นทุนทางตรง คุณภาพของสินค้าและบริการ ตลอดจนขวัญของพนักงาน หรือถ้าไม่เช่นนั้น ตัวเกณฑ์ก็อาจจะพิจารณาได้จากการสังเกตดูที่วิธีการทำงาน ของพนักงาน เช่น การจัดทำโดยการวิเคราะห์งานเพื่อให้ทราบว่าได้มีจุดบกพร่องในการทำงานหรือไม่ นอกจากนี้การนับจำนวนหน่วยที่ผลิตได้ ตลอดจนการติดตามดูต้นทุนของแต่ละหน่วยหรือการ ติดตามจากสถิติการขาดงานหรือความเหนื่อยอ่อน ตลอดจนอุบัติเหตุต่าง ๆ ก็เป็นเกณฑ์ที่สามารถชี้ให้เห็นถึงความสำเร็จที่ต้องมีการฝึกอบรมด้วยเช่นกัน แต่สำหรับกรณีซึ่งเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับทางด้านเทคนิคมาก ๆ หรือเป็นงานที่ต้องการใชช้วิชาการมาก ๆ ซึ่งการตามไม่ทันเหตุการณ์หรือความล้าสมัยของพนักงานที่ไม่สามารถติดตามศึกษาเรื่องใหม่ ๆ ได้นั้น มักจะเป็นปัญหาทำให้บุคคลผู้นั้น และองค์การมีความเติบโตล่าช้า วิธีการวิเคราะห์ก็คือ การสังเกตดูจากปัจจัยที่เกี่ยวกับบุคคล เช่น การนึกย้อนกลับไปพิจารณาว่าบุคคลผู้ทำงานนั้นได้รับปริญญาหรือจบการศึกษามาแล้วนานเท่าไร ข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้อาจจะเป็นสิ่งบอกเหตุหรือเป็นเครื่องชี้ที่สำคัญที่จะให้เราเห็นได้ว่าบุคคลใดบ้างที่มีปัญหาในเรื่องความล้าหลังที่ตามไม่ทันเรื่องราวใหม่ ๆ อย่างไรก็ตามหลังจากที่ได้มีการสังเกตแล้ว การจัดฝึกอบรมนั้นก็เป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องมีการสำรวจวิเคราะห์ปัญหา เพื่อให้กำหนดแน่ชัดว่า ณ จุดใด หรือกับคนใดที่เป็นปัญหาอย่างแท้จริงที่จำเป็นจะต้องฝึกอบรมเป็นลำดับแรกก่อนอื่น

เมื่อไต้มีการวิเคราะห์และตัดสินใจเป็นที่ยุติแล้วว่าปัญหาหนักเบาของการฝึกอบรมและเรื่องก่อนหลังที่จะต้องทำการจัดการฝึกอบรมให้กับกลุ่มต่าง ๆ แล้ว สิ่งที่จะต้องพิจารณาในการจัดทำแผนการฝึกอบรมก็คือการที่จะต้องพิจารณาเกี่ยวกับต้นทุนของการฝึกอบรมด้วย การพิจารณาในแง่ต้นทุนนี้ เนื่องจากเป็นเรื่องที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายและเป็นการลงทุนในตัวพนักงานด้วย ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการคำนึงถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับจากการฝึกอบรมให้มีทางที่จะได้ประโยชน์คุ้มค่าเสมอ ทั้งนี้เพราะในบางจุดนั้นผลที่ได้จากการฝึกอบรมอาจจะไม่คุ้มกับค่าใช้จ่าย และบางกรณีการปรับปรุงแก้ไขในบางสิ่งบางอย่าง อาจจะทำได้สะดวกกว่าและถูกต้องกว่า เช่น โดยการไปแก้ไขที่วิธีการคัดเลือก ซึ่งจะให้ผลเร็วกว่าด้วย การวิเคราะห์ในแง่มุมต่าง ๆ เหล่านี้ ในขณะดำเนินการนั้น จำเป็นต้องมีการพิจารณาจัดลำดับก่อนหลังของความจำเป็นของแผนการฝึกอบรมของแต่ละกลุ่มให้เป็นแผนงานที่เป็นระเบียบออกมาด้วย ทั้งนี้ก็โดยการใช่วิธีวิเคราะห์ถึงต้นทุนและปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับผลสำเร็จของการฝึกอบรม ซึ่งการวิเคราะห์ที่รอบคอบย่อมเป็นพื้นฐานสำคัญในการช่วยจัดให้การจัดแผนการฝึกอบรมสามารถกระทำได้ดี และสามารถที่จะตอบสนองตามความจำเป็นที่แท้จริงในจุดต่าง ๆ ขององค์การได้ครบตามกรณี ทั้งนี้เพราะในแต่ละจุดของผู้ทำงานนั้น ความจำเป็นและความต้องการในการฝึกอบรมนั้น อาจจะไม่ได้มีปัญหาความจำเป็นเหมือนกันทุกจุด

ในขณะที่การฝึกอบรมเป็นวิธีที่เป็นประโยชน์ในทางที่ดีที่จะช่วยปรับปรุง หรือยกระดับความสามารถของคนงานให้ดีขึ้นนั้น อย่างไรก็ตามก็ย่อมต้องเข้าใจเช่นกันว่าการฝึกอบรมนั้นมิใช่เป็นเครื่องมือวิเศษอย่างเดียวที่จะใช้หรือหวังผลที่จะใช้แก้ปัญหาทั้งหมดได้ครบถ้วนทุกด้าน ยกตัวอย่างเช่น ถ้าหาก ผลผลิตต่าง ๆ ตกต่ำลง เพราะพนักงานมีความเหนื่อยและท้อถอยอันเนื่องมาจากสภาพการทำงานไม่ดีพอ การให้การฝึกอบรมในที่นี้จะไม่สามารถช่วยเพิ่มผลผลิตได้เลย เพราะสาเหตุที่แท้จริงนั้นกลับอยู่