วัตถุประสงค์ของใบสมัคร หลังจากที่ได้มีการใช้วิธีสรรหาโดยวิธีต่าง ๆ แล้ว จากนั้น กระบวนการเพื่อการคัดเลือกให้ได้บุคคลที่ต้องการจะว่าจ้าง องค์การส่วนใหญ่จะเริมต้นโดยการใช้ใบสมัครเป็นเครื่องมือลำดับแรกของกระบวนการคัดเลือก (ซึ่งในบางกรณีทางบริษัทอาจจะมีการสัมภาษณ์ด้วยวาจาเป็นเบื้องต้นเล็กน้อยก่อน) ใบสมัครหรือแบบฟอร์มใบสมัครนับเป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างยิงที่จะช่วยรวบรวมข้อมลต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง ทั้งข้อมูลที่เกี่ยวกับประวัติของผู้สมัคร ซึ่งมักจะประกอบด้วยข้อมูลทางด้านการศึกษาประสบการณ์ของงานที่เคยทำมาก่อน ตลอดจนงานอดิเรกคือคุณสมบัติพิเศษที่ต้องการทราบ แบบฟอร์มใบสมัครมักจะให้ข้อมูล 4 ประเภทที่สำคัญคือ

(ก) ข้อมูลในใบสมัครช่วยให้สามารถใช้ดุลยพินิจที่จะสำรวจหรือจับความสิ่งที่สำคัญต่าง ๆ เช่น การที่จะทราบว่าผู้สมัครมีการศึกษาอย่างไร และมีประสพการณ์อย่างไร สำหรับที่จะมาทำงานในตำแหน่งที่ต้องการรับ

(ข) ช่วยให้ท่านสามารถทราบข้อมูลเกี่ยวกับตัวผู้สมัครที่ได้ก้าวหน้ามาเป็นลำดับในหน้าทีการงานที่เคยมีมาก่อน ซึ่งนับว่าจำเป็นอย่างยิ่งโดยเฉพาะในกรณีการรับสมัครผู้ทำงาน ในตำแหน่งผู้บริหาร

(ค) ช่วยให้สามารถมีแนวทางที่จะสังเกตเห็นความมั่นคงต่อเนื่องของการทำงานของผู้สมัครที่มีมาแล้วในอดีตจากประวัติการทำงานที่มีมา แต่ในกรณีนี้ก็อย่าด่วนตัดสินใจที่จะเข้าใจผิด ๆ ว่าผู้สมัครบางคนต้องการจะเปลี่ยนเพราะเหตุเพียงต้องการเงินเดือนสูงเท่านั้น ในทางกลับกันการเปลี่ยนแปลงกลับแสดงถึงความสามารถที่เป็นจุดเด่นของแต่ละคนที่มีอยู่ ดังนั้นการตรวจสอบเหตุผลของการเปลี่ยนงาน จึงต้องกระทำควบคู่กัน หากการลาออกในครั้งก่อน ๆ มิได้เป็นเพราะการถูกให้ออกหรือไล่ออก ก็มักจะเชื่อได้ว่าพนักงานผู้นั้นไม่มีข้อผิดบกพร่อง แต่อาจจะเป็นเพียงการตัดสินใจออกจากงานที่ไม่ตรงนิสัยและต้องการจะเปลี่ยนในสิ่งที่ตัวเองมีความสามารถหรือทำได้ดีเป็นพิเศษ

(ง) จากข้อมูลใบสมัครยังช่วยให้พิจารณาต่อไปว่า ผู้สมัครเหล่านั้นจะมีโอกาสสำเร็จหรือก้าวหน้าในหน้าที่งานต่อไปได้ดีเพียงใดหรือไม่

ในทางปฏิบัติองค์การส่วนใหญ่มักจะมีการใช้ใบสมัครหลาย ๆ แบบแตกต่างกันไป สำหรับพนักงานแต่ละระดับ โดยเฉพาะอาจจะมีข้อความที่จะให้กรอณป็นการเฉพาะสำหรับการคัดเลือกพนักงาน กลุ่มที่มีความชำนาญทางด้านเทคนิคหรือตำแหน่งของพนักงานระดับบริหาร ซึ่งอาจจะแตกต่างและยุ่งยากกว่ากรณีของใบสมัครเพื่อการรับพนักงานปกติธรรมดาที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ ในการทำงานบางอย่าง

การใช้ประโยชน์ของใบสมัคร เพื่อการคาดการณ์