มีสถานการณ์หลายสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในขณะทำงาน ซึ่งจำเป็นต้องอาศัยทักษะการให้คำปรึกษา ดังนั้น การให้คำปรึกษา จึงเป็นกิจกรรมที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานของการสื่อความหมายที่สำคัญที่สุดของหัวหน้างาน บางทีผลการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา อาจจะลดลง และหัวหน้างานก็ต้องการแก้ปัญหาดังกล่าว หรือบางทีหัวหน้าต้องการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน แต่หัวหน้างานก็ต้องค้นหาสาเหตุเสียก่อนว่า ทำไมผู้ใต้บังคับบัญชาจึงต่อต้าน สิ่งต่าง ๆ ดังกล่าว และสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกัน จำเป็นต้องอาศัยทักษะการให้คำปรึกษาที่มีประสิทธิผล ทักษะดังกล่าวเป็นทักษะที่มุ่งไปยัง

1. การเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชาในเชิงสร้างสรรค์

2. การค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาของผู้ใต้บังคับบัญชา

3. การลดความคับข้องใจโดยอนุญาตให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้แสดงออกในเจตคติและความรู้สึกเกี่ยวกับงานของเขา

4. กระตุ้นการแก้ปัญหาเพื่อการค้นหาวิธีแก้ปัญหา ของผู้ใต้บังคับบัญชา

ข้อเสนอแนะสำหรับการให้คำปรึกษาที่มีประสิทธิผล

การให้คำปรึกษาที่มีประสิทธิผลจำเป็นต้องอาศัยเทคนิคต่างๆ รวมถึงการฟังอย่างตั้งใจ นอกจากมีแนวทางการให้คำปรึกษาเฉพาะ รวมถึงเรื่องต่อใปนี้

หลีกเลี่ยงการทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาต้องปกป้องตัวเอง

(Defensive)

การปกป้องตัวเองเป็นการช่วยปกป้องภาพพจน์ของเรา เมื่อหัวหน้างานกล่าวตำหนิผู้ใต้บังคับบัญชา(โดยการวิพากษ์วิจารณ์ หรือการถกเถียงเป็นต้น) เป็นธรรมชาติสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชาที่จะปกป้องตัวเอง เขาอาจจะปฏิเสธว่า เขาไม่ได้ทำความผิด หรืออาจแสดงความโกรธ หรือเก็บตัวเงียบ นักจิตวิทยา Mortimer ได้ให้ข้อเสนอแนะดังต่อไปนี้คือ

1. ยอมรับว่าพฤติกรรมการปกป้องตนเองเป็นเรื่องปกติ

2. อย่าตำหนิการปกป้องตัวเองของบุคคลอื่น และอย่าพยายามอธิบายให้เขาโดยการใช้คำอธิบายดังเช่น “คุณรู้เหตุผลที่คุณแก้ตัว เพราะคุณกลัวจะถูกตำหนิในสิ่งใดสิ่งหนึ่ง”

3. เลื่อนการกระทำ บางครั้งสิ่งที่ดีที่สุดคือการไม่ทำอะไรเลย คนเรามักมีปฏิกิริยาต่อสิ่งที่เขาได้รับการปฏิบัติในทันทีทันใด โดยสัญชาตญาณ ให้เวลาอย่างเพียงพอแล้วการกระทำอะไรลงไป ย่อมมีเหตุผลที่ดีกว่า

4. จงเป็นนักฟังที่ดี ไม่เพียงแต่เข้าใจในคำพูดเท่านั้น แต่ต้องเข้าใจของความรู้สึกและเจตคติด้วย

พยายามอย่าวิพากษ์วิจารณ์ การวิพากษ์วิจารณ์ จะทำให้เกิดพฤติกรรมปกป้องตัวเองขึ้น ถ้าหากมีความจำเป็นต้องวิพากษ์วิจารณ์ก็ควรจะกระทำในรูปที่ช่วยไม่ให้บุคคลที่ถูกวิพากษ์วิจารณ์ เสียศักดิ์ศรีหรือความรู้สึกมีคุณค่าของตัวเอง

ให้คำปรึกษาทุกวัน พยายามหลีกเลี่ยงการวิพากษ์วิจารณ์ และให้คำปรึกษาทุกวัน แทนที่จะให้คำปรึกษาสัปดาห์ละครั้ง หรือเดือนละครั้ง

ใช้การประเมินเหตุการณ์สำคัญ (Critical Incidents) ไม่มีใครต้องการได้รับการบอกเล่าอย่างกำกวมเกี่ยวกับการทำงาน ที่ไม่ได้ผล ขณะที่ให้คำปรึกษากับผู้ใต้บังคับบัญชา หัวหน้าควรยกตัวอย่างเฉพาะเกี่ยวกับพฤติกรรมที่มีประสิทธิผล/ไม่มีประสิทธิผล พยายามระบุพฤติกรรมที่ไม่พึงประสงค์เช่นรายการไม่เสร็จตามเวลา ลูกค้าบ่น หรือเครื่องไม้เครื่องมือเสียหายมากเกินไป เป็นต้น

เห็นด้วยกับมาตรฐานการปรับปรุงงาน เมื่อการเปลี่ยนแปลงเป็นระเบียบแล้วผลลัพธ์ที่ได้จะดีที่สุด เมื่อหัวหน้างานกับผู้ใต้บังคับบัญชาตั้งเป้าหมายร่วมกันเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ

ส่งเสริมให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้เผยความในใจ ในการทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้วิเคราะห์เจตคติของตัวเองและการเปลี่ยนแปลงสิ่งสำคัญก็คือต้องให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นผู้พูดเป็นส่วนใหญ่ แล้วสรุปเนื้อหาสาระความรู้สึกหรือเจตคติของเขาไปยังบุคคลที่เขาพาดพิงถึง

อย่าพยายามทำตัวเป็นผู้เชี่ยวชาญ อย่าพยายามทำตัวเองเป็นผู้เชี่ยวชาญโดยไปวิเคราะห์ช่วยเหลือผู้ใต้บังคับบัญชา  ที่มีปัญหาทางจิตใจ ควรปล่อยให้เป็นเรื่องของนักจิตวิทยา หัวหน้างาน ควรเป็นผู้ฟังให้เขาพูด แล้วตั้งเป้าหมายร่วมกัน ตลอดจนการทบทวนผลสัมฤทธิ์ที่ผ่านมา

ประโยชน์ที่สำคัญในการใช้การสัมภาษณ์เพื่อคัดเลือกผู้สมัครงาน

การสัมภาษณ์จะให้โอกาสหัวหน้างานศึกษาผู้สมัครงานได้ค่อนข้างละเอียด คำถามบางอย่างในแบบทดสอบไม่อาจจะถามให้ละเอียดได้ การสัมภาษณ์จะให้โอกาสหัวหน้างานพิจารณาความกระตือรือร้นและสติปัญญาของผู้สมัคร นอกจากนี้ยังสามารถประเมินการแสดงสีหน้าของผู้สมัคร บุคลิกลักษณะความประหม่า เป็นต้น การสัมภาษณ์ยังสามารถให้ข้อมูลของงาน และของบริษัทแก่ผู้สมัครงานได้อีกด้วย

ปัญหาสำคัญที่ควรหลีกเลี่ยงในการสัมภาษณ์

มีปัญหา 5 ประการที่ควรจะหลีกเลี่ยงในการสัมภาษณ์

1. การตัดสินใจล่วงหน้า มีผู้สัมภาษณ์หลายคนตัดสินใจในตัวผู้สมัครงานเมื่อได้ทำการสัมภาษณ์ไปเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น มีงานวิจัยชิ้นหนึ่งกล่าวว่า 85% ของกรณีต่าง ๆ ในการสัมภาษณ์ ผู้สมัครงาน ผู้สัมภาษณ์ได้ตัดสินใจแล้วว่าจะเอาใคร ทั้ง ๆ ที่ยังไม่ได้เริ่มการสัมภาษณ์ เพียงแต่ผู้สัมภาษณ์ดูจากข้อมูล ในใบสมัคร และรูปร่างท่าทางภายนอกของผู้สมัครเท่านั้น

2. ข้อมลที่ไม่ถูกต้องได้รับคะแนนมาก ผู้สัมภาษณ์มักจะได้รับอิทธิพลของข้อมูลที่ไม่ถูกต้องมากกว่าข้อมูลที่ต้องเกี่ยวกับตัวผู้สมัคร ในทำนองเดียวกันความประทับใจของผู้สัมภาษณ์มักจะเปลี่ยนจากสิ่งที่ถูกต้องไปยังสิ่งที่ไม่ถูกต้อง โดยความจริงแล้ว การสัมภาษณในตัวของมันเองส่วนใหญ่จะเป็นการค้นหาข้อมูลในทางลบมากกว่า

3. ไม่รู้งาน ผู้สัมภาษณ์ที่ไม่รู้งานที่ตัวเองกำลังทำอยู่ (สัมภาษณ์) และไม่รู้ว่าผู้สมัครประเภทไหนเหมาะสมกับงาน การสัมภาษณ์จึงมักจะได้ผู้สมัครที่ไม่ดี ถ้าหากผู้สัมภาษณที่รู้งานของตัวเองเป็นอย่างดีก็มักจะสัมภาษณ์ได้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะกับงานที่ประกาศรับบุคคล

4. ความกดดันในการว่าจ้าง ผู้สัมภาษณ์ที่อยู่ภายในความกดดันในการสัมภาษณ์ ผู้สมัครงานจำนวนมากมักจะสัมภาษณ์ได้ไม่ดี

5. การจัดลำดับที่ของผู้สมัคร การจัดลำดับผู้เข้าสัมภาษณ์ จะมีผลกระทบกระเทือนต่อการประเมินผลตัวเขา ผู้สัมภาษณ์ที่ได้สัมภาษณ์ผู้สมัครที่อยู่ในระดับปานกลางจะถือว่า ผู้สมัครระดับปานกลางเป็นผู้มีคุณสมบัติดีที่สุดถ้าหากว่าผู้สมัครคนที่เขาสัมภาษณ์ ผ่านมาเป็นผู้มีคุณสมบัติไม่เหมาะ เพราะว่าเขาไม่มีตัวเปรียบเทียบ ในระดับเดียวกันหรือที่ดีกว่านั่นเอง

หลักการสัมภาษณ์

ในการสัมภาษณ์ จะมีการใช้การสื่อความหมายปกติเข้าช่วย รวมถึงการทำความกระจ่างในความคิด การเก็บข้อมูลย้อนกลับ และการฟังอย่างตั้งใจ นอกจากนี้แล้วการสัมภาษณ์ยังต้องอาศัยหลักการต่อไปนี้

1. การใช้แบบฟอร์มที่กำหนดเป็นเค้าโครง (Structured form) อย่างดี

2. อย่ารีบด่วนตัดสินใจ

3. ให้คะแนนกับข้อมูลที่ถูกต้องจากผู้สมัครสอบ

4. เพ่งเล็งไปยังคุณลักษณะบางประการที่ประเมินได้อย่างแน่นอน อาทิเช่น สติปัญญาของผู้สมัคร

5. ทำให้ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์เป็นฝ่ายพูดเพื่อจะได้ข้อมูลเกี่ยวกับตัวเขา

จะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาอยู่ในวินัยได้อย่างไร

วัตถุประสงค์ของวินัยก็คือ การส่งเสริมสนับสนุนให้พนักงานประพฤติตัวให้เหมาะสมในขณะทำงาน การมีพฤติกรรมที่เหมาะสมในที่นี้ก็คือ การปฏิบัติตามกฎและระเบียบในองค์การ กฎและระเบียบก็เปรียบเสมือนกฎหมายของสังคม การที่ต้องมีกฎและระเบียบในองค์การเพราะมีพนักงานฝ่าฝืนทำอะไรที่ไม่เหมาะสมให้เกิดขึ้นกับองค์การ การมีกฎและระเบียบ เพื่อให้คนทำตัวให้ถูกต้องจึงเป็นทักษะเกี่ยวกับมนุษย์สัมพันธ์ที่จำเป็น

ก่อนที่จะมีการประกาศใช้กฎและระเบียบ องค์การจะดำเนินการในเรื่องต่อไปนี้ก่อน

1. ประกาศให้พนักงานได้ทราบถึงกฎและระเบียบที่ทางองค์การจะบังคับใช้

2. กำหนดระบบการลงโทษที่ก้าวหน้า

3. กระบวนการอุทธรณ์ของฝ่ายพนักงาน

หลักการของการนำวินัยออกใช้

1. อย่าทำให้พนักงานต้องเสียศักดิ์ศรีในตัวของเขา เนื่องมาจากการที่เขาจะต้องถูกลงโทษในเรื่องวินัย

2. ภาระการพิสูจน์การฝ่าฝืนกฎหรือระเบียบอยู่ที่หัวหน้างาน

3. หาข้อมูลที่ถูกต้องก่อนจะดำเนินการใด ๆ ลงไป เกี่ยวกับเรื่องวินัย

4. อย่ากระทำอะไรลงไปในขณะที่หัวหน้างานอยู่ในอาการโกรธเคือง

5. หัวหน้าควรจะมีการกล่าวตักเตือนก่อนแล้วก่อนที่จะมีการลงโทษทางวินัย

6. อย่าลงโทษจนรุนแรงเกินใป

7. จงแน่ใจว่าเรื่องวินัยนั้นได้ใช้บังคับกับพนักงานทุกคน โดยไม่มีการเลือกหน้า

8. อย่าถอยถ้าหัวหน้าเป็นฝ่ายถูก

9. อย่าเอาเรื่องวินัยมาเป็นเครื่องมือส่วนตัวของหัวหน้า

วิธีเอาชนะใจมิตร

Carnegie ได้เขียนหนังสือเล่มหนึ่งที่มีชื่อเสียงมาก ได้แก่ How to Win Friends and Influence People หลักของ Carnegie มีว่า

1. อย่าวิพากษ์วิจารณ์คนอื่น

2. มีความสนใจในตัวผู้อื่นอย่างจริงจัง

3. ยิ้มให้กับทุกคน

4. จำชื่อของคนอื่น และพยายามเรียกชื่อของบุคคลเหล่านั้น

5. เป็นนักกีฬาที่ดี สนับสนุนให้คนอื่นพูดเกี่ยวกับเรื่องของเขา

6. คุยในเรื่องที่คนอื่นสนใจ

7. ทำให้บุคคลอื่นรู้สึกว่า เขามีความสำคัญและการกระทำดังกล่าวเป็นการกระทำที่จริงใจ

วิธีเอาชนะใจผู้บังคับบัญชา

1. ตั้งเป้าหมายว่า จะช่วยงานของผู้บังคับบัญชาให้บรรลุผล

2. แสดงความจงรักภักดีต่อผู้บังคับบัญชา

3. ฟังผู้บังคับบัญชาพูด

4. ขอคำแนะนำเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวของตัวเองจากผู้บังคับบัญชา

5. สอนทักษะให้กับผู้บังคับบัญชา เช่น การควบคุม และปรับปรุงคุณภาพ

6. แสดงให้ผู้บังคับบัญชาเห็นว่า เขายืนอยู่ฝ่ายผู้บังคับบัญชาอย่างมั่นคง

สรุป

1. ในด้านปฏิบัติ ผู้บังคับบัญชาที่จะต้องทำการสื่อความหมาย ตั้งแต่ในการสัมภาษณ์ การกำหนดวินัย การเอาชนะใจเพื่อนในขณะทำงาน

2. การให้คำปรึกษา จะเล็งไปที่การสร้างความเปลี่ยนแปลง ให้เกิขึ้นกับพฤติกรรม หาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา ลดความคับข้องใจ และกระตุ้นให้แก้ปัญหา ดังนั้นข้อเสนอแนะต่อการให้คำปรึกษาที่มีประสิทธิผลซึ่งรวมถึงการหลีกเลี่ยงการทำให้ผู้บังคับบัญชาต้องป้องกันตนเอง พยายามอย่าวิพากษ์วิจารณ์ ให้คำปรึกษาทุกวัน ใช้การประเมินเหตุการณ์สำคัญ เห็นด้วยกับมาตรฐานในการปรับปรุง ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาพูดความในใจออกมา และอย่าพยายามทำตัวเป็นผู้เชี่ยวชาญ

3. การสัมภาษณ์เป็นกิจกรรมที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานของการสื่อความหมายที่สำคัญอีกกิจกรรมหนึ่งที่หัวหน้างานทุกคนจะต้องเกี่ยวข้องด้วย หลักของการสัมภาษณ์รวมถึงการใช้แนวทางที่เป็นเค้าโครงรู้ข้อกำหนดของงาน เพ่งเล็งไปยังคุณลักษณะสามารถประเมินได้อย่างแน่นอน ให้ผู้ถูกสัมภาษณ์แสดงความรู้สึกออกมาด้วยการพูด หัวหน้างานไม่รีบด่วนตัดสินใจ และโปรดระลึกว่า ผู้สมัครงานก็ประเมินผลผู้สัมภาษณ์เช่นเดียวกัน

4. วัตถุประสงค์ของวินัยก็คือ การส่งเสริมสนับสนุนให้พนักงานประพฤติตัวให้เหมาะสมในขณะทำงาน สิ่งจำเป็นสำหรับวินัยก็คือ กฎและระเบียบ ระบบการลงโทษที่ก้าวหน้า และกระบวนการอุทธรณ์

5. จุดมุ่งหมายของการสื่อความหมายส่วนบุคคลที่มีประสิทธิผลก็คือการเอาชนะใจมิตรและการใช้อิทธิพลเหนือคนอื่น