เทคนิควิเคราะห์งานแบบเบื้องต้น (Basic Job Analysis Technique)
เทคนิควิธีการที่ใช้ในการวิเคราะห์งานที่เป็นวิธีการพื้นฐานนั้น โดยปกติมักจะมี 4 วิธีคือ
(1) วิธีการสัมภาษณ์ (interviews)
(2) การใช้วิธีการสังเกตการณ์โดยตรง (direct observation)
(3) บันทึกการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน (participant logs)
(4) การออกแบบสอบถาม (questionnaire)
การสัมภาษณ์ วิธีการออกทำการสัมภาษณ์เพื่อหาข้อเท็จจริงเกี่ยวกับงานนั้น อาจแบ่งชนิดของการสัมภาษณ์ออกเป็นหลายชนิดแตกต่างกันคือ การสัมภาษณ์เฉพาะตัว(กับพนักงานแต่ละคนหรือการสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม (ของหน่วยงานซึ่งมีหลาย ๆ คนที่ทำงานอย่างเดียวกัน) และการสัมภาษณ์ตัวผู้บังคับบัญชา ซึ่งอาจเป็นคนเดียวหรือหลายคน แต่มักจะต้องเป็นผู้ที่รู้มากที่สุดเกี่ยวกับงานที่กำลังทำการวิเคราะห์
สำหรับวิธีการสัมภาษณ์นี้ หากจะให้ถูกต้องและได้ผลนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำความเข้าใจกับผู้ถูกสัมภาษณ์ โดยให้มีความเข้าใจอย่างถูกต้องเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ ก่อนที่จะลงมือทำการสัมภาษณ์ ทั้งนี้เพราะมักจะมีความเข้าใจผิดบ่อยครั้งว่า การสัมภาษณ์ตามลักษณะดังกล่าวนี้คือ “การประเมินประสิทธิภาพการทำงาน” ซึ่งหากเข้าใจผิดเช่นนี้แล้ว ผลเสียที่ตามมาก็คือผู้ถูกสัมภาษณ์ก็จะพยายามหลีกเลี่ยงปกปิดและไม่เต็มใจที่จะให้ข้อมูลตามความเป็นจริง
ตัวอย่าง คำถามหลักที่มักจะต้องใช้ เพื่อการสอบถามและสัมภาษณ์ข้อเท็จจริงนั้น มักจะมีดังนี้คือ
– หน้าที่งานหลัก (major duties) ของตำแหน่งงานที่ท่านทำอยู่คืออะไร? มีงานหลักที่สำคัญ ๆอะไรบ้างที่ต้องทำ?
– ท่านต้องปฏิบัติในจุดต่างๆ ในที่ใดบ้าง?
– มีกิจกรรมหรืองานย่อยประการใด ที่ต้องไปร่วมทำบ้าง? และที่เกี่ยวข้องโดยตรงนั้นมีอะไรบ้าง?
– ความรับผิดชอบอื่น ๆ มีอะไรอีกบ้าง?
คำถามเหล่านี้จะช่วยให้ท่านสามารถสรุปผลสาระสำคัญของหน้าที่งานหลักในงานที่เกี่ยวข้องได้มากตามสมควร ซึ่งจะช่วยให้ท่านสามารถถกต่อไปในรายละเอียดได้ด้วย
การสังเกตการณ์โดยตรง วิธีนี้เหมาะสมอย่างมากเฉพาะสำหรับการวิเคราะห์งานที่มีลักษณะพิเศษ คือสามารถสังเกตเห็นถึงกายภาพของกิจกรรมต่าง ๆ หรือผลงานที่ปรากฎออกมาได้ เช่น งานของช่างเขียนแบบ คนทำความสะอาด หรืองานช่าง เป็นต้น
วิธีการก็คือ การดำเนินการสำรวจดูการปฏิบัติงานของพนักงานในขณะปฏิบัติงานจนครบถ้วนว่า ตั้งแต่เริ่มงานจนจบนั้น มีอะไรบ้างที่ต้องทำ (ทั้งนี้โดยอาจทำการบันทึกเวลาของการทำงานต่าง ๆไว้ด้วย)
ในการดำเนินการสำรวจหรือสังเกตการณ์นั้น ในเรื่องแรกที่สุด ผู้สำรวจจะต้องจดบันทึกรายละเอียดของกิจกรรมทุกอย่าง และหลังจากมีข้อมูลเพียงพอแล้ว จึงค่อยทำการสัมภาษณ์กับพนักงานอีกครั้ง โดยให้ผู้นั้นขยายความในบางจุดให้แจ้งชัดและข้าใจโดยถ่องแท้ ตลอดจนการให้โอกาสแก่เขาที่จะชี้แจงเพิ่มเติมถึงสิ่งที่ตกหล่นจากการสำรวจ เพื่อให้เกิดความสมบูรณ์และครบถ้วนด้วย หรือหากจะให้รวบรัดเป็นขั้นตอนเดียวกัน การจะทำการสังเกตการณ์ และสัมภาษณ์พร้อมกันก็อาจทำได้เช่นกัน
การใช้บันทึกการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน วิธีนี้พนักงานหรือผู้เกี่ยวข้องกับงานที่จะทำการวิเคราะห์ จะถูกกำหนดให้จัดทำบันทึกรายละเอียดรายการสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องทำตลอดทั้งวัน โดยแบบฟอร์มบันทึกนี้ลักษณะคือ จะพยายามให้พนักงานเก็บบันทึกข้อมูลของกิจกรรมต่าง ๆ ที่พนักงานผู้นั้นต้องเกี่ยวข้องและต้องทำ โดยเก็บบันทึกทุกอย่างเป็นลำดับตามลำดับเวลา ซึ่งรายละเอียดจากข้อมูลที่บันทึกนี้เอง จะช่วยให้ผู้วิเคราะห์งานสามารถเห็นภาพที่ค่อนข้างสมบูรณ์ของงานทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากได้มีการสัมภาษณ์เพิ่มเติมภายหลังด้วยแล้ว ความเข้าใจอย่างแจ่มแจ้งในทุกจุดจะยิ่งมีครบถ้วนและสมบูรณ์มากที่สุดทีเดียว
วิธีใช้แบบสอบถาม นับเป็นวิธีหนึ่งที่เป็นที่นิยมกันมาก วัตถุประสงค์ของแบบสอบถามโดยหลักใหญ่ก็คือ พยายามที่จะใช้เก็บข้อมูลสำคัญที่เกี่ยวกับงานนั้น ๆโดยเฉพาะ เพี่อที่จะให้รู้ถึงขอบเขต หน้าที่หลักและงานหลักต่าง ๆ(typical duties &tasks) เครื่องมือเครื่องใช้ที่เกี่ยวข้อง ตลอดถึงขนาดความรับผิดชอบต่าง ๆ ที่มีต่อเครื่องจักร ที่ใช้ในการทำงาน